Es la era digital de la automatización y las transacciones en línea. Pero algunas empresas todavía prefieren aferrarse a lo antiguo.
Aunque el 31% de las empresas ya optaron por automatizar completamente una tarea específica, aún no es del agrado de todos hasta hoy. Una de las razones es la falta de acceso a las herramientas adecuadas, o simplemente la falta de conocimiento al respecto.
Una situación difícil y familiar para las empresas (que a menudo se pasa por alto) es el proceso manual de completar formularios. Las empresas están tan acostumbradas a distribuir formularios en papel a los empleados para fines comerciales. Completar formularios para contratación, incorporación, encuestas departamentales, y así sucesivamente. Además del proceso que consume tiempo de enviar de ida y vuelta, las empresas también están desperdiciando enormes costos comerciales.
Completar formularios en papel: Lo malo
Un buen (y malo) ejemplo de mi experiencia anterior ocurrió a principios de 2020.
Mi empresa anterior me envió un formulario bancario para completar para mi salario. Estábamos en confinamiento; por eso tuvieron que enviarme el formulario manualmente a través de un mensajero. Después de completar los formularios bancarios, hice lo mismo. Reservé un mensajero, envié el formulario a la oficina y esperé su aprobación.
Resulta que mi firma en el formulario bancario no era idéntica a la firma en mi tarjeta de identificación de la oficina. Luego, el departamento de Recursos Humanos me informó que debía firmarlo nuevamente y hacerla similar a mis identificaciones. La parte complicada fue en tres aspectos: Como necesito firmar el mismo formulario, la empresa necesita enviármelo manualmente. Después de eso, tengo que enviarlo de vuelta a ellos. Segundo, el formulario bancario necesita ser aprobado por el gerente de Recursos Humanos, quien en ese momento, estaba en una ciudad lejana. Como ella vivía a millas y millas de distancia de mi ciudad, la empresa necesitaba reservar un mensajero nacional para entregarle el formulario. Tercero, sería imposible para mí recibir mi salario a tiempo sin su firma.
Todo el proceso de enviar, recibir y completar los formularios tomó casi tres meses, lo cual fue frustrante tanto para mí como para el departamento de Recursos Humanos (todo lo que pudimos decir fue un gran suspiro mientras murmurábamos, “¡Eso fue realmente una lección aprendida!”).
Función de flujo de trabajo de PlatoForms: Lo bueno
Hubo muchas veces en las que pensé, si tan solo supiéramos que la función de flujo de trabajo de PlatoForms existe, deberíamos haber ahorrado toneladas de tiempo, dinero y esfuerzo por un solo formulario. Con la función de flujo de trabajo, enviar formularios como formularios bancarios, formularios de evaluación de equipo puede ser mucho más accesible al crear un flujo de trabajo en línea.
A medida que el entorno de trabajo remoto sigue en aumento, es imposible enviar formularios en papel a cada persona en tu empresa para que los completen. No importa cuánto utilices un montón de herramientas en línea para colaborar con tu equipo, simplemente no es suficiente. Necesitarías una herramienta que pueda simplificar tu proceso de trabajo. Una herramienta que pueda ayudarte a crear un flujo de trabajo en línea. Una herramienta que pueda facilitar las cosas. Un software PDF en línea que te permita no solo convertir tus PDFs complejos en formularios en línea, sino que también pueda crear un diseñador de formularios de flujo de trabajo que acelere el proceso anticuado del que todos estamos cansados.
Razones por las que necesitas un flujo de trabajo sólido
Con nuestro diseñador de formularios de flujo de trabajo, puedes hacer más que convertir PDFs en formularios en línea de los que tú y tu equipo pueden beneficiarse. Esta increíble función permite a tu organización:
Nunca imprimir papeles de nuevo
Imagina cuánto puede ahorrar tu organización al no imprimir formularios en papel. Según Gartner, las empresas pueden ahorrar más del 10 al 30 por ciento de los costos comerciales en gastos de impresión. Con un software PDF sólido, tu organización puede ahorrar en la compra de tintas, máquinas de impresión y papeles.
Descarga nuestro libro blanco: 5 Razones Por Las Que Las Empresas Deberían Cambiar a Formularios en Línea
Eliminar el largo proceso de enviar formularios manualmente
¿La buena noticia? Ya no tienes que enviar formularios en papel manualmente. Además de convertir tus PDFs en formularios en línea, puedes simplemente crear PDFs rellenables y enviarlos en línea a diferentes partes para que los completen. No hay necesidad de entregas costosas y que consumen tiempo.
Enviar a todos en segundos
Resulta que tu formulario tiene múltiples pasos que deben ser completados por diferentes personas en la empresa. Muy fácil. Nuestra función de Flujo de Trabajo te permite enviar formularios que todos pueden completar.
El flujo de trabajo en resumen:
Completar formularios en la empresa no tiene que llevar un largo proceso. Ahora puede suceder todo a la vez, solo en un único formulario. Dado que los formularios PDF se completan en línea, tus colegas pueden acceder fácilmente a todos tus formularios en una sola unidad en la nube.
Ahorrar tiempo
Automatizar tu proceso de llenado de formularios en la empresa significa ahorrar más tiempo y hacer espacio para más productividad.
Asegurar los datos del formulario
Los formularios en papel son cruciales. Usar unidades en la nube ahora finalmente puede asegurar tus formularios en línea. El silo en línea protege tus formularios de desastres, robos y pérdidas.
Crear un Flujo de Trabajo en línea con PlatoForms
Con nuestro diseñador de formularios de flujo de trabajo, puedes crear un montón de maravillas de las que tú y tu equipo pueden beneficiarse. Con esta increíble función, tu organización puede:
Creando un Flujo de Trabajo
Después de iniciar sesión en tu cuenta de PlatoForms, puedes hacer clic en el botón “Crear Flujo de Trabajo” en el lado izquierdo para crear un flujo de trabajo en línea. Agrega tus PDFs publicados a los pasos del flujo de trabajo (puedes agregar múltiples PDFs si lo deseas).
Ahora, tenemos un flujo de trabajo de 2 pasos. Puedes personalizar el correo electrónico de notificación del flujo de trabajo para las personas que aceptarán estos formularios. Se enviará automáticamente un correo electrónico a esas partes una vez que se complete este paso. Un ejemplo es: Puedes notificar a un miembro específico del equipo si un campo particular del formulario está completo y está esperando su aprobación.
Una vez terminado, haz clic en el icono “Compartir” y “Publicar”. Se generará una URL. Esta URL es compartible para tus compañeros de equipo. Además, puedes incrustar esta URL en tu sitio web también.
Cuando una persona que recibió el formulario lo completa y lo envía, recibirás una notificación por correo electrónico, indicando que el primer paso está completo. También incluirá un enlace para el segundo paso que se encuentra en la pestaña de flujo de trabajo (Envíos).
Una vez que el flujo de trabajo esté completo, puedes descargar los PDFs completados de todas las personas que lo llenaron, monitoreando cada formulario completado por diferentes partes. Además de crear flujos de trabajo, nuestro software también te permite hacer muchas más cosas increíbles, como convertir PDFs en formularios en línea, hacer PDFs rellenables en línea y convertir tus PDFs en formularios rellenables. ¡Ahora, tu equipo no estará atrapado con el mismo proceso largo de nuevo!
Para obtener más información sobre nuestra función de flujo de trabajo, consulta nuestra página de documentación.
