Eliminar o papel não significa apenas parar de imprimir papéis de uma vez, mas abandonar o uso de papéis em todos os aspectos, para sempre. Embora isso pareça fácil para alguns, é difícil para outras empresas se afastarem dos papéis, e listamos algumas das razões comuns para isso:
Índice:
1. É difícil romper com o tradicional
5. Por que sua empresa deve eliminar o papel
6. Como o PlatoForms pode ajudar sua empresa a eliminar o papel
É difícil romper com o tradicional
Como seres humanos, é normal odiar mudanças, especialmente em relação a algo a que estamos tão acostumados. Uma das razões pelas quais é difícil se afastar dos papéis, impressoras e máquinas de xerox é a familiaridade que isso nos traz. Todos nos acostumamos a ter papéis como parte de nossas vidas diárias.
Além da falta de familiaridade, alguns idosos não são tão receptivos ao uso de tecnologias digitais. De acordo com Science Daily, as pessoas mais velhas se preocupam com o impacto do uso da tecnologia na sociedade e o medo de errar. Além disso, a falta de conhecimento no uso de ferramentas online também é uma das razões. Por isso, algumas pessoas ainda preferem usar papel em vez de documentos eletrônicos.
Falta de compreensão
É importante que os funcionários compreendam profundamente os objetivos de eliminar o papel. Isso ajudará a entender seu propósito, por que é importante não apenas agora, mas também a longo prazo. Para isso, certifique-se de:
Educar seus funcionários: A conscientização não é suficiente. Todos devem saber a importância de eliminar o papel. Eduque sua organização sobre a razão pela qual você está implementando uma política sem papel, seus prós e contras, e como isso pode melhorar sua organização em relação ao passado. Certifique-se de destacar suas vantagens para seus funcionários e como isso pode ser impactante.
Dica profissional: Elimine o papel criando PDFs preenchíveis online com o PlatoForms. Nossas funcionalidades permitem converter PDFs em formulários online, tornando sua jornada sem papel muito mais alcançável do que antes.
Seja um exemplo: Dê o exemplo para sua equipe eliminando o papel você mesmo. Dessa forma, eles saberão sua importância e será mais fácil para eles seguirem.
Falta de recursos
Nem todos têm acesso a ferramentas online, por isso alguns ainda preferem usar blocos de notas e impressões durante reuniões. Embora existam muitas ferramentas de colaboração online para a equipe, pode ser difícil para alguns utilizá-las, especialmente se estiverem acostumados a usar papéis. Para evitar isso, considere:
Explore ferramentas digitais: Mantenha-se atualizado com as últimas ferramentas online que você e sua equipe podem usar para eliminar o papel. Avalie as necessidades de sua organização e tente atendê-las procurando uma ferramenta que possa fazer o trabalho.
Promova o uso de dispositivos digitais: Quer você esteja em uma reunião ou fazendo uma apresentação, incentive todos a usarem blocos de notas online para anotar.
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Segurança
Ameaças cibernéticas são uma das coisas mais difíceis de lidar ao ir para o digital. Embora documentos eletrônicos ofereçam conveniência, eles são propensos a ataques de phishing e vírus, fazendo com que as empresas recuem na digitalização de seus documentos. Além disso, a violação de dados está se tornando mais comum, especialmente na indústria de saúde, que é a indústria mais cara para uma violação de dados, custando $3,86 milhões.
Embora isso se torne a principal preocupação para a maioria das empresas, também é importante pensar nos perigos de manter as informações em documentos de papel. Na verdade, os papéis são vulneráveis a perdas, roubos e desastres, uma das razões pelas quais mais de 70% das empresas falhariam dentro de 3 semanas se sofressem a perda de registros baseados em papel, especialmente devido a desastres. Levar documentos online permitirá que as empresas armazenem suas informações em drives na nuvem, protegidos de deslocamentos humanos e desastres.
Para maior segurança de seus e-documentos, considere:
Escolha um armazenamento em nuvem forte e confiável: Seu armazenamento em nuvem deve oferecer segurança e conveniência para permitir que você armazene seus documentos online com facilidade.
Use formulários online protegidos por senha: Quer você esteja enviando formulários online que devem ser preenchidos por seus colegas, é importante criptografar esses formulários com proteção por senha para maior segurança.
Dica profissional: Aqui no PlatoForms, fornecemos formulários que podem ser criptografados com uma senha. Agora, você pode enviar formulários online com confiança, ativando nosso recurso “Formulários protegidos por senha” quando convidar alguém para completar seu formulário. Saiba mais aqui.
Aproveite os formulários compatíveis com HIPAA: Se você está na indústria de saúde, a confidencialidade do paciente deve ser sua principal prioridade. Certifique-se de aproveitar o uso de formulários compatíveis com HIPAA para uma coleta de dados mais segura.
Dica profissional: Aqui no PlatoForms, fornecemos formulários compatíveis com HIPAA para uma coleta segura de dados de pacientes. Saiba mais aqui.
Por que sua empresa deve eliminar o papel
Acesse arquivos facilmente
Com documentos eletrônicos, sistemas de fluxo de trabalho e a nuvem, as organizações podem criar e encaminhar documentos e dados para as pessoas certas, imediatamente, sem intervenção manual.
Automatize o fluxo de trabalho
A automação de processos é o gerenciamento inteligente e o encaminhamento de informações através de um processo de negócios ou fluxo de trabalho. O software de gerenciamento de processos permite criar regras de negócios para encaminhar, armazenar e distribuir documentos eletrônicos, relatórios, etc. Você também pode colaborar digitalmente com colegas ou clientes enviando-lhes arquivos para revisão, edição e salvamento.
Acelere os processos
Documentos eletrônicos podem ser assinados e encaminhados para as etapas seguintes de forma rápida, confiável e segura. Isso pode ajudar a acelerar o processo de fazer compras, aprovar empréstimos, enviar relatórios de despesas e muito mais.
Personalize seus documentos eletrônicos
Sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos e soluções de e-form permitem que você crie documentos e relatórios eletrônicos ou baseados em papel personalizados para atender às necessidades de seus clientes ou aos seus próprios processos de negócios exclusivos. Você também pode configurar seus arquivos para serem divididos em diferentes formatos, formatados, distribuídos ou arquivados automaticamente.
Como sua empresa pode eliminar o papel
Se você deseja que seu negócio seja livre de papel, primeiro você precisará decidir quais sistemas sem papel são melhores para pequenas empresas. Certifique-se de selecionar software ou aplicativos web que funcionem bem juntos.
- Aqui estão algumas boas ferramentas para gerenciar uma pequena empresa sem papel:
- Um aplicativo de e-mail bem projetado é uma parte importante de qualquer estratégia de comunicação empresarial.
- Escrever cartas comerciais e outras correspondências requer software de processamento de texto.
- Planilhas são ferramentas importantes para gerenciar finanças e dados empresariais.
- Um scanner de documentos ajudará você a converter arquivos de papel em digitais.
- Proprietários de pequenas empresas muitas vezes acham programas de anotações úteis para capturar e compartilhar suas ideias.
- Se sua empresa usa desenhos e esboços, você também precisará de um programa para isso!
- A maneira mais fácil de criar e compartilhar documentos digitais é convertê-los em PDFs. Escolha um software de PDF que possa converter seus PDFs em formulários online, transformar seus PDFs em formulários preenchíveis online e muito mais.
Se você deseja gerenciar uma pequena empresa sem papel com sucesso, você precisa das ferramentas de software certas. O PlatoForms permite que você trabalhe com arquivos PDF de forma eficiente.
Elimine o papel com o PlatoForms transformando seus PDFs em formulários preenchíveis online
Com o PlatoForms, você não precisa se preocupar se está usando software difícil ou PDFs complexos. Nossas funcionalidades permitem que você crie PDFs preenchíveis online, converta PDFs em formulários online, transforme seus PDFs em formulários web e muito mais. Além disso, nosso software é amigável para iniciantes, permitindo que você se acostume rapidamente. Veja como o PlatoForms pode ajudar você em sua jornada sem papel:
Funcionalidades fáceis
Nossas funcionalidades não exigem habilidades de TI de primeira linha ou técnicas de codificação, então você não precisa gastar muito tempo e orçamento treinando seus funcionários sobre como usá-las. Sabemos como as empresas devem focar nos negócios, portanto, estamos focados em fornecer funcionalidades sem complexidade.
Máxima segurança
Quer você precise de formulários PDF compatíveis com HIPAA ou drives na nuvem para armazenar seus documentos eletrônicos, nós temos o que você precisa. Oferecemos formulários PDF compatíveis com HIPAA que podem garantir segurança ao coletar informações de dados de seus pacientes, e integração com drives na nuvem para ajudar você a armazenar seus formulários digitalmente com facilidade. Do Google Drive ao Dropbox, você pode escolher o armazenamento online que preferir para conveniência.
Levando os e-documentos para o próximo nível
Permitindo que você crie PDFs preenchíveis online e converta seus PDFs em formulários online, você pode gerenciar seus e-documentos facilmente com o PlatoForms. Nossas funcionalidades, como certificado de assinatura eletrônica, formulários web e formulários mestre também organizam seus dados, um fator importante para ajudar sua jornada sem papel a ser muito mais fácil do que antes.
Baixo custo
Nossos planos de preços ajudarão você a economizar com as altas taxas de máquinas de impressão, tintas e papéis. Dependendo de suas necessidades, nossos planos oferecem armazenamento flexível, fluxos de trabalho, acesso a membros da equipe e inúmeros contatos de convite.
Inscreva-se, crie PDFs preenchíveis online, converta seus PDFs em formulários online e complete seus formulários de negócios PDFs online para fazer sua política sem papel acontecer!
