É a era digital da automação e das transações online. Mas algumas empresas ainda preferem se manter no passado.
Embora 31% das empresas já tenham optado por automatizar completamente uma tarefa específica, isso ainda não é a preferência de todos até hoje. Um dos motivos é a falta de acesso às ferramentas certas, ou simplesmente a falta de conhecimento sobre elas.
Uma situação difícil e familiar para as empresas (que muitas vezes é negligenciada) é o processo manual de preenchimento de formulários. As empresas estão tão acostumadas a distribuir formulários em papel para os funcionários para fins comerciais. Preenchendo formulários para contratação, integração, pesquisas de departamento, e assim por diante. Além do processo demorado de envio e recebimento, as empresas também desperdiçam enormes custos comerciais.
Preenchendo formulários em papel: O lado ruim
Um bom (e ruim) exemplo da minha experiência anterior aconteceu no início de 2020.
Minha empresa anterior me enviou um formulário bancário para preencher para o meu salário. Estávamos em lockdown, por isso tiveram que me enviar o formulário manualmente por meio de um mensageiro. Depois de terminar os formulários bancários, fiz o mesmo. Agendei um mensageiro, enviei o formulário para eles no escritório e esperei pela aprovação.
Acontece que minha assinatura no formulário bancário não era idêntica à assinatura no meu cartão de identificação do escritório. O RH então me informou para assiná-lo novamente e torná-lo semelhante aos meus documentos de identidade. A parte complicada foi três coisas: Como eu precisava assinar o mesmo formulário, a empresa precisava enviá-lo para mim manualmente. Depois disso, eu tinha que enviá-lo de volta para eles. Em segundo lugar, o formulário bancário precisava ser aprovado pelo gerente de RH, que na época, estava em uma cidade distante. Como ela morava a quilômetros de distância da minha cidade, a empresa precisava agendar um mensageiro nacional para entregar o formulário para ela. Em terceiro lugar, seria impossível para mim receber meu salário a tempo sem a assinatura dela.
Todo o processo de envio, recebimento e preenchimento dos formulários levou quase três meses. O que foi frustrante tanto para mim quanto para o RH (tudo o que pudemos fazer foi suspirar profundamente enquanto murmurávamos: “Isso foi realmente uma lição aprendida!”).
Recurso de fluxo de trabalho do PlatoForms: O lado bom
Houve muitas vezes em que pensei, se ao menos soubéssemos que o recurso de fluxo de trabalho do PlatoForms existia, teríamos economizado muito tempo, dinheiro e esforço por apenas um único formulário. Com o recurso de fluxo de trabalho, enviar formulários como formulários bancários, formulários de avaliação de equipe pode ser muito mais acessível criando um fluxo de trabalho online.
À medida que o cenário de trabalho remoto continua a crescer, é impossível enviar formulários em papel para cada pessoa em sua empresa para preenchê-los. Não importa o quanto você utilize uma série de ferramentas online para colaborar com sua equipe, isso não é simplesmente suficiente. Você precisa de uma ferramenta que possa simplificar seu processo de trabalho. Uma ferramenta que possa ajudá-lo a criar um fluxo de trabalho online. Uma ferramenta que possa facilitar as coisas. Um software de PDF online que permite não apenas converter seus PDFs complexos em formulários online, mas também criar um designer de formulários de fluxo de trabalho que acelera o processo antiquado do qual todos estamos cansados.
Razões pelas quais você precisa de um fluxo de trabalho forte
Com nosso designer de formulários de fluxo de trabalho, você pode fazer mais do que converter PDFs em formulários online dos quais você e sua equipe podem se beneficiar. Este recurso fantástico permite que sua organização:
Nunca mais imprima papéis
Imagine quanto sua organização pode economizar com a impressão de formulários em papel. De acordo com a Gartner, as empresas podem economizar mais de 10 a 30 por cento dos custos comerciais com despesas de impressão. Com um software de PDF forte, sua organização pode economizar na compra de tintas, máquinas de impressão e papéis.
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Elimine o longo processo de envio de formulários manualmente
A boa notícia? Você não precisa mais enviar formulários em papel manualmente. Além de converter seus PDFs em formulários online, você pode simplesmente criar PDFs preenchíveis e enviá-los online para diferentes partes para que eles preencham. Não há necessidade de entregas caras e demoradas.
Envie para todos em segundos
Aconteceu que seu formulário tem várias etapas que precisam ser preenchidas por diferentes pessoas na empresa. Moleza. Nosso recurso de Fluxo de Trabalho permite que você envie formulários que todos podem preencher.
O fluxo de trabalho em poucas palavras:
Preencher formulários na empresa não precisa levar um longo processo. Agora pode acontecer tudo de uma vez, apenas em um único formulário. Como os formulários em PDF são concluídos online, seus colegas podem acessar facilmente todos os seus formulários em um único drive na nuvem.
Economize tempo
Automatizar seu processo de preenchimento de formulários na empresa significa economizar mais tempo. E criar espaço para mais produtividade.
Proteja os dados dos formulários
Formulários em papel são cruciais. Usar drives na nuvem agora pode finalmente proteger seus formulários online. O silo online protege seus formulários de desastres, roubos e perdas.
Crie um Fluxo de Trabalho online com PlatoForms
Com nosso designer de formulários de fluxo de trabalho, você pode criar uma série de maravilhas das quais você e sua equipe podem se beneficiar. Com este recurso incrível, sua organização pode:
Criando um Fluxo de Trabalho
Após fazer login em sua conta PlatoForms, você pode clicar no botão “Criar Fluxo de Trabalho” no lado esquerdo para criar um fluxo de trabalho online. Adicione seus PDFs publicados às etapas do fluxo de trabalho (Você pode adicionar vários PDFs se quiser).
Agora, temos um fluxo de trabalho de 2 etapas. Você pode personalizar o e-mail de notificação do fluxo de trabalho para as pessoas que aceitarão esses formulários. Ele enviará automaticamente um e-mail para essas partes assim que esta etapa for concluída. Um exemplo é: Você pode notificar um membro específico da equipe se um campo específico do formulário for preenchido e estiver aguardando a aprovação dele.
Uma vez concluído, clique no ícone “Compartilhar” e “Publicar”. Um URL será gerado. Este URL é compartilhável com seus colegas de equipe. Além disso, você pode incorporar este URL em seu site também.
Quando uma pessoa que recebeu o formulário o completa e o envia, você receberá uma notificação por e-mail. Dizendo que a primeira etapa está completa. Ele também incluirá um link para a segunda etapa encontrada na guia de fluxo de trabalho (Submissões).
Uma vez que o fluxo de trabalho é concluído, você pode baixar os PDFs concluídos de todas as pessoas que o preencheram. Monitorando cada formulário concluído por diferentes partes. Além de criar fluxos de trabalho, nosso software também permite que você faça muitas outras coisas incríveis, como converter PDFs em formulários online, tornar PDFs preenchíveis online e transformar seus PDFs em formulários preenchíveis. Agora, sua equipe não ficará presa ao mesmo processo demorado novamente!
Para saber mais sobre nosso recurso de fluxo de trabalho, consulte nossa página de documentação.
