10 Beste Wege, um intelligenter statt härter zu arbeiten

Viele Menschen glauben, dass der Schlüssel zum Erfolg harte Arbeit ist. Aber was, wenn ich dir sage, dass dem nicht so ist?

Ja, harte Arbeit war viele Jahre lang der grüne Standard für Angestellte, aber sie ist auch etwas, das für die meisten von uns zu Burnout führt. Wir dachten immer, je mehr Arbeit wir leisten, desto produktiver werden wir, oder je länger wir an einer Aufgabe arbeiten, desto effizienter werden wir, aber…

Das ist ein großes NEIN! Das ist nicht immer der Fall.

Neben harter Arbeit musst du auch intelligent arbeiten. Du fragst dich vielleicht: “Was bedeutet es, intelligent zu arbeiten?”

Um es besser zu verstehen, kannst du dir vorstellen, dass intelligentes Arbeiten Effizienz bedeutet - eine Reihe von Aufgaben in kurzer Zeit mit Exzellenz zu erledigen. Intelligentes Arbeiten bezieht sich auch auf die Nutzung von Werkzeugen, die zeitaufwändige Aufgaben erleichtern und dir helfen, die Produktivität zu steigern.

Diese neue Arbeitsweise zu beginnen, ist nicht so kompliziert, wie es scheinen mag. Tatsächlich haben wir hier die Wege aufgelistet, wie du intelligenter arbeiten und Zeitverschwendung vermeiden kannst.

Mehr lesen: Wie kann man in kleinen Schritten produktiv sein?

10 beste Wege, um intelligenter statt härter zu arbeiten

1. Entrümple deinen Arbeitsplatz

Wir alle erleben Unordnung (besonders an unserem Arbeitsplatz!). Auch wenn es wie ein kleines Problem erscheinen mag, hat Unordnung einige negative Auswirkungen auf unseren Geist, die uns unproduktiv machen. Psychology Today listet einige negative Auswirkungen von Unordnung auf unseren Geist auf, darunter:

• Sie lenkt uns ab.
• Sie überflutet unseren Geist mit übermäßigen Reizen.
• Sie verursacht Stress, indem sie uns nicht erlaubt, mental und körperlich zu entspannen.
• Sie vermittelt unserem Gehirn die Botschaft, dass unsere Arbeit nie erledigt ist.
• Sie macht uns ängstlich und besorgt.
• Sie stiehlt unsere Kreativität und Produktivität, indem sie die offenen Räume einnimmt, die uns zum Denken erlauben.

Deshalb ist das Entrümpeln deines Arbeitsplatzes - sei es zu Hause oder im Büro - ein perfekter Weg, um deine Reise zum intelligenten Arbeiten zu beginnen. Neben der Verbesserung deiner Konzentration hilft es dir auch, schnell die Dinge zu finden, die du benötigst, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Nach dem Lesen dieses Artikels kannst du damit beginnen, deinen Arbeitsplatz zu entrümpeln, indem du unnötige Dateien und Papiere von deinem Schreibtisch entfernst und Ordner verwendest, um wichtige Dateien und Dokumente zu organisieren. Zusätzlich kannst du auch Organizer für Stifte, Papiere und Bücher verwenden - sie sind derzeit sehr gefragt, sodass du sie leicht in Geschäften finden kannst.

Manchmal ist es nicht unser Schreibtisch, der entrümpelt werden muss. Es sind unsere Gedanken, die aufgefrischt und organisiert werden müssen. In diesem Sinne empfehlen wir dir, mit Meditation und Tagebuchführung zu beginnen, wo du deine Gedanken, Erkenntnisse und mehr aufschreibst.

Profi-Tipp: Auch deine Online-Dateien müssen entrümpelt werden. Du benötigst also ein Tool wie PlatoForms, um PDF-Dateien in Formulare zu konvertieren, sie online zu speichern oder sie in ein PDF-Masterformular zu integrieren.

Mehr lesen: Tipps, wie man sich besser konzentrieren kann: Steigere deine Produktivität und verbessere die Konzentration

2. Hör auf zu Multitasken

“Die Viel-Multitasker schnitten immer schlechter ab, je weiter sie kamen, weil sie immer mehr Buchstaben sahen und Schwierigkeiten hatten, sie in ihrem Gehirn zu sortieren.” - Ophir zur Stanford-Studie über Multitasking

Wenn du immer noch denkst, dass Multitasking dir hilft, deine Aufgaben schnell zu erledigen, zeigt eine Stanford-Studie, dass dem nicht so ist. Sozialwissenschaftler kamen zu dem Schluss, dass unser Gehirn nicht mehr als einen Informationsstrang gleichzeitig verarbeiten kann. Nach einigen Tests an Viel-Multitaskern stellte sich heraus, dass sie Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren und sich Dinge zu merken.

Tatsächlich kann Multitasking unserer geistigen Gesundheit großen Schaden zufügen. Außerdem gibt es einen weiteren Artikel von Psychology Today, der zehn schädliche Auswirkungen des Multitaskings auflistet, und hier sind sie:

• Es hindert uns daran, produktiv und effizient zu sein.
• Es erhöht die Wahrscheinlichkeit von Depressionen.
• Es erhöht den Stress.
• Es kann Beziehungen schaden.
• Es kann zu Knochenbrüchen führen.
• Es schadet den Noten eines Schülers.
• Es kann zu Verkehr führen.
• Je mehr wir multitasken, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir von einer Aufgabe abgelenkt werden.
• Es kann zu Gedächtnisproblemen führen.
• Es schadet unserem Gehirn.

Diese Ergebnisse und Informationen zeigen, wie schädlich Multitasking für deine Produktivität und dein Wohlbefinden sein kann. Daher empfehlen wir dir, es jetzt zu stoppen.

Stattdessen solltest du dein Bestes tun, um für jede Aufgabe eine Zeit festzulegen und dich darauf zu konzentrieren, sie nacheinander zu erledigen.

3. Verfolge deine Aufgaben zeitlich

Dich selbst zu timen, während du deine Aufgaben erledigst, ist auch eine Möglichkeit, intelligenter zu arbeiten. Es hilft dir, dich zu konzentrieren, schneller zu denken und die für eine bestimmte Aufgabe gegebene Zeit optimal zu nutzen. Es gibt viele Zeiterfassungstools, die dir dabei helfen können. Einige, die wir empfehlen können, sind Pomodoro Timer, Clockify und Hubstaff.

4. Plane, aber nicht zu viel

“Indem du es versäumst, dich vorzubereiten, bereitest du dich darauf vor, zu scheitern,” sagt Benjamin Franklin.

Einer der Gründe, warum wir Schwierigkeiten mit der Produktivität haben, ist, dass wir nicht wissen, was, wo und wie wir anfangen sollen. Deshalb ist es wichtig, unseren Tag, Monat oder unser Jahr zu planen. Planung gibt uns eine Richtung, wie wir unsere Zeit für eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität verbringen werden, sodass wir Dinge ohne Zögern und zeitaufwändige Entscheidungsfindung erledigen können.

Neben diesen Gründen gibt es noch weitere Vorteile, die du durch Planung erhalten kannst:

• Sie hilft dir, Angst zu vermeiden.
• Sie erhöht deine Konzentration.
• Sie gibt dir Klarheit.
• Sie ermöglicht es dir, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben zu erreichen.

Planung mag kompliziert klingen, aber du kannst damit beginnen, einfach eine Liste von Aufgaben für einen Tag zu erstellen. Planer sind auch überall auf dem Markt erhältlich, sodass es nicht schwierig sein wird, einen zu finden.

Andererseits kann zu viel Planung deiner Produktivität auch schaden. Tatsächlich fand eine Studie an der Universität von Rochester heraus, dass Studenten, die tägliche spezifische Pläne hatten, immer weniger Zeit mit Lernen verbrachten. Sie füllten nach einem Monat auch ihre Planungsblätter nicht mehr aus. Während diejenigen, die einen monatlichen Plan hatten, mehr studierten als jede andere Gruppe innerhalb des Experiments.

Diese Studie zeigt, dass du bei der Planung deiner Aufgaben nicht zu spezifisch sein musst. Je einfacher, desto besser.

5. Mach eine Pause

Unterschätze niemals die Kraft von Pausen. Die Zeiten, in denen wir Pausen als Zeichen von Faulheit betrachteten, sind vorbei. Eine Studie der Universität von Illinois aus dem Jahr 2011 besagt, dass unsere Aufmerksamkeitsressourcen sinken, wenn wir eine Aufgabe über einen längeren Zeitraum ausführen. Das heißt, kurze Pausen zwischen den Aufgaben sind wichtig, um uns fokussiert und produktiver zu halten. Die Pomodoro-Technik ist eine der besten Methoden, die wir empfehlen können, um dir den Einstieg zu erleichtern.

Mehr lesen: Die Pomodoro-Technik für Produktivität: Funktioniert sie?

6. Nutze Produktivitätstools

Das Gute an der Technologie ist, dass sie uns kontinuierlich hilft, unsere Dilemmata zu lösen. Heute gibt es Produktivitätstools, die uns helfen können, jeden Tag intelligenter zu arbeiten. Hier ist eine Liste einiger Tools, die wir empfehlen:

• PlatoForms (Für PDF-Dateien und Datei-Workflows)
• Zapier (Für Automatisierung)
• Trello (Für Projektmanagement)
• Google Kalender (Für Termine und Aufgaben-Erinnerungen)
• Slack (Für Kommunikation)
• Free Logo Creator (Für Branding)

Profi-Tipp: Wenn du mit einem Team arbeitest, kann dir ein PDF-Workflow-Tool wie PlatoForms helfen, Informationen schnell zu teilen und zu ändern, ohne deine Dateien reproduzieren zu müssen. Es ermöglicht auch jedem Mitglied, ein PDF-Formular online in mehreren Schritten auszufüllen, was sowohl Zeit als auch Energie spart.

7. Nimm Fristen ernst

Wenn du intelligent arbeiten möchtest, musst du bedenken, dass Fristen gesetzt werden, um eingehalten zu werden. Nutze Fristen als Motivation, um deine Aufgaben schnell zu erledigen und gib dein Bestes, um sie einzuhalten. (Aber vergiss nicht, die Qualität deiner Arbeit beizubehalten!)

Wenn du zu den Menschen gehörst, die Schwierigkeiten haben, Fristen einzuhalten, hier sind einige Dinge, die du tun kannst, um dich in diesem Bereich zu verbessern:

• Setze Erinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum.
• Beginne mit dem, was dir vertraut und einfach ist.
• Priorisiere wichtige und dringende Aufgaben.
• Warte nicht bis zur Frist; wenn du weißt, dass du die gegebene Aufgabe früher erledigen kannst, dann erledige sie früher, damit du genug Zeit für Überarbeitungen hast.

8. Finde deine beste Zeit für Produktivität

Eine der besten Möglichkeiten, produktiv zu sein, besteht darin, die Zeit zu finden, in der du mit weniger Ablenkung arbeiten kannst und dein Geist auf die Arbeit eingestellt ist. Zum Beispiel, wenn du ein Nachtmensch bist, der nachts wacher und aktiver ist, dann ist die beste Zeit für dich, nachts zu arbeiten. Dasselbe gilt, wenn du ein Morgenmensch bist.

Für andere könnte der Fall sein, dass es nachts weniger Ablenkungen und Lärm gibt, sodass sie zu dieser Zeit produktiver arbeiten.

9. Delegiere und gruppiere Aufgaben

Viele Aufgaben auf einmal zu erledigen, kann chaotisch und ablenkend sein. Daher ist es auch wichtig, dass du sie in kleine Aufgaben unterteilst, die du schnell erledigen kannst. Angenommen, du hast eine Content-Schreibaufgabe; du kannst diese Aufgabe in kleine Aufgaben wie das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses, das Schreiben von Inhalten und das Korrekturlesen unterteilen.

Du musst die Aufgaben auch nicht alleine erledigen, besonders wenn du ein Team hast. Lerne, um Hilfe zu bitten und Aufgaben, wenn möglich, zu delegieren. Auf diese Weise kannst du dich auf wichtigere Studien konzentrieren, während deine Teamkollegen die meiste Zeit nutzen können.

10. Halte dich an eine Routine

Es mag klischeehaft klingen, aber es ist immer noch wichtig, wenn du deine Produktivität verbessern möchtest. Setze eine Routine, der du folgen kannst. Sich an eine Routine zu halten, macht dich effizienter, indem es dir ermöglicht, genau zu wissen, welche Aktivitäten du ohne weiteres Nachdenken durchführen musst. Das spart dir wertvolle Zeit.

Hier sind auch einige andere Vorteile, die du durch das Einhalten einer Routine erhalten kannst:

• Sie hilft dir, sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele zu erreichen.
• Sie fördert gesunde Gewohnheiten.
• Sie ermöglicht es dir, deine Zeit optimal zu nutzen.
• Sie hilft dir, Zeit für das zu haben, was dich energetisiert.

Du musst nicht groß anfangen, um intelligent zu arbeiten; kleine Schritte zählen und sie werden dir sicherlich bald Erfolg bringen. Beginne mit diesen zehn Schritten, bis du großartige Ergebnisse erzielst!

Vorteile des intelligenten Arbeitens

Intelligentes Arbeiten erfordert viel Übung und Fortschritt, aber es wird sich lohnen, da du die folgenden Vorteile erlangen wirst:

• Du wirst mehr Zeit für deine Lieben und andere persönliche Dinge haben.
• Intelligentes Arbeiten hilft dir, Kreativität und Produktivität zu steigern, was ein Gefühl der Erfüllung schafft.
• Es verringert die Möglichkeit von Angst und Stress, indem es dir hilft, die Kontrolle über deine Aufgaben zu haben.
• Intelligentes Arbeiten trägt zu deinem geistigen Wohlbefinden bei, indem es dir genug Zeit zum Meditieren, Sozialisieren und Verfolgen deiner Leidenschaft gibt.
• Intelligentes Arbeiten ermöglicht es dir, deine Zeit für wichtigere Besorgungen zu maximieren, da du kleine Aufgaben in kurzer Zeit erledigen kannst.
• Intelligentes Arbeiten ermöglicht es dir, effizienter in deiner Arbeit zu sein, da du Fristen einhältst, ohne die Qualität deiner Arbeit zu opfern.

Intelligenter arbeiten mit dem PlatoForms PDF Form Converter

PlatoForms ist ein Online-Tool, das dir hilft, PDF schnell in Formulare zu konvertieren, Zeit zu sparen und deine Produktivitätsziele zu erreichen. Es ermöglicht auch deinem Team und deinen Kunden, PDF-Formulare online auszufüllen, was einen effizienteren Arbeitsablauf ermöglicht. Mit der Hilfe der Slack-Integration kannst du auch automatisch Echtzeit-Benachrichtigungen und Updates erhalten. Arbeite intelligenter, nicht härter, beginnend heute. Melde dich hier an!