Cómo Acelerar las Aprobaciones con el Flujo de Trabajo de PDF de PlatoForms

Debido a que la mayoría de las empresas dependen de las aprobaciones para ejecutar procesos específicos, crear un flujo de trabajo es imprescindible para garantizar un sistema optimizado. Sin embargo, esto no ocurre con frecuencia, especialmente en organizaciones más pequeñas.

Hay muchas razones por las que el flujo de trabajo no facilita las cosas en los equipos:

• Las tareas están por todas partes.
• Los documentos no se encuentran.
• No hay automatización implementada.

Sin mencionar que el trabajo remoto se ha sumado a la lista, dificultando el paso de documentos.

Aunque el trabajo remoto parecía prometedor para algunos negocios, algunas empresas encontraron difícil manejar y gestionar proyectos digitales. Además de hacer las aprobaciones más lentas, los lugares de trabajo también sufren de desorganización y desperdicio de costos empresariales en pasos innecesarios. Afortunadamente, crear un mejor flujo de trabajo para simplificar las aprobaciones ahora es fácil de alcanzar, con los pasos correctos y un software de flujo de trabajo de PDF como flujo de trabajo de PlatoForms.

Este artículo te guiará en el inicio de la creación de tu flujo de trabajo, y cómo el flujo de trabajo de PlatoForms puede mejorar tus procesos de aprobación.

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¿Por qué es importante un flujo de trabajo fluido para las aprobaciones?

La importancia del flujo de trabajo a menudo se pasa por alto, causando caos y desorganización en el negocio. Específicamente, debe implementarse al hacer aprobaciones para asegurar la eficacia de cada progreso. Para detallar, otras razones por las que es esencial incluyen:

Elimina desvíos innecesarios para las firmas

Los documentos, especialmente los confidenciales, a menudo causan alboroto cuando no se pasan a colegas o clientes para su aprobación. Cuando los documentos en papel aún eran comunes, las empresas desperdiciaban dinero imprimiendo papel para que diferentes partes lo llenaran y firmaran. Debido a la pandemia, cuando el trabajo remoto ocurrió en 2019, no fue fácil para las empresas digitalizarse por completo, especialmente porque los documentos anteriores estaban impresos en papel. Por lo tanto, el envío manual de formularios de aprobación incluía entrega a través de logística, largas esperas y entrada manual.

Implementar un flujo de trabajo eficiente elimina esta situación. Con software de PDF para flujos de trabajo como PlatoForms, los equipos pueden simplemente enviar documentos en línea para firmas electrónicas. Además, esto también beneficia a los clientes ocupados (especialmente a los ejecutivos en movimiento).

Consejo profesional: Además de permitirte convertir PDFs en formularios en línea y recopilar firmas electrónicas, PlatoForms ofrece certificados de firma electrónica emitidos para asegurar la integridad de tu documento.

Fomenta negocios orientados a plazos

Cada negocio es rápido. Todo debe hacerse rápida y efectivamente para mantener el ritmo. Las empresas que maximizan las posibilidades de la tecnología aseguran la productividad de los empleados y promueven una cultura orientada a plazos. Dando importancia a las fechas límite, las empresas fieles a los entregables pueden lograr mucho más que los lugares de trabajo desorganizados.

Te proporciona información empresarial en tiempo real

Con un flujo de trabajo robusto, puedes obtener información instantánea que te ayudará a rastrear lo que está sucediendo en tu negocio. Incluso si los errores son inevitables, algunos contratiempos pueden verse con anticipación, y se pueden ofrecer opciones para soluciones. Además, mantener un registro de la información de tu empresa te permite monitorear los datos que necesitas, desde las responsabilidades de cada uno hasta las tareas actuales.

Consejo profesional: Convierte PDFs en formularios en línea con PlatoForms y mantén un seguimiento de tus envíos en tiempo real.

¿Cómo construir un flujo de trabajo claro para aprobaciones en la organización?

Construir un flujo de trabajo efectivo es solo el comienzo. Necesitas un plan detallado para crearlo. Ten en cuenta que cada flujo de trabajo es diferente para cada empresa, y los pasos a continuación pueden variar. Consejos generales sobre cómo crear un flujo de trabajo efectivo incluyen los siguientes:

Crear un flujo de personas asignadas

Para evitar malentendidos sobre quién es quién, crea un flujo de trabajo dedicado para las personas asignadas a una tarea específica. Enumera quién será la primera persona en recibir los documentos, el proceso después de eso, y la última persona que mantendrá los archivos.

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Establecer las herramientas adecuadas

Una vez que las personas responsables están asignadas, es esencial elegir las herramientas adecuadas que harán el trabajo. Considera usar software de PDF para un flujo de trabajo que facilite las aprobaciones, como PlatoForms. El flujo de trabajo de PlatoForms para tus documentos PDF ayuda a tu organización a optimizar tu proceso de aprobación con nuestra función de flujo de trabajo, una función diseñada para permitirte completar un PDF en múltiples pasos.

A continuación se muestra un ejemplo de un escenario que puede beneficiarse de nuestra función de flujo de trabajo:

• El cliente compra un coche y llena un formulario con información.
• El vendedor recibe el formulario completado y lo firma.
• Luego, el vendedor envía el formulario al gerente para la aprobación final.
• Una vez que se realiza la aprobación final, el trato se cierra.

Al usar software de flujo de trabajo de PDF, no tienes que imprimir múltiples formularios manualmente. Puedes simplemente crear uno solo que contenga diferentes pasos para cada persona que completará el formulario. Esto ahorra costos, tiempo y trabajo adicional a tu negocio.

Adoptar la automatización

Lo grandioso de crear flujos de trabajo hoy en día es que no tienes que empezar desde cero. Varias herramientas pueden automatizar tu proceso interno en minutos, dependiendo del tipo de flujo de trabajo que necesites. Esto te ayuda a visualizar cómo se verá tu flujo de trabajo y obtener una idea clara de qué llevaría al siguiente proceso de la tarea. Un ejemplo de esto es el flujo de trabajo de Asana (ver abajo):

Asana ofrece un flujo automatizado para optimizar tu trabajo llamado Workgraph. Esta herramienta de flujo de trabajo te permite mapear quién hace una cierta tarea y qué sucede después, enfocándose más en actividades estratégicas. De esta manera, tus empleados sabrán a quién acudir a continuación, especialmente durante el proceso. Además de tener software de flujo de trabajo de PDF, puedes considerar revisar otras herramientas de flujo de trabajo digital que pueden ayudarte a suavizar el flujo de tu empresa, como Kissflow, ProcessMaker, y más.

Leer más: Mejora la Eficiencia del Flujo de Trabajo de Tu Empresa con Estos Pasos

Discutir y capacitar a tus empleados sobre cómo usar tu flujo de trabajo

Ahora que has creado tu flujo de trabajo oficial, es hora de educar a tus empleados sobre cómo usarlo. Es importante discutir las responsabilidades de cada uno en detalle para que todos puedan comprender las tareas de los demás. Acostumbrarse a usar tu flujo de trabajo interno puede llevar tiempo al principio, pero ayudará a tus empleados a familiarizarse con él.

Probar la eficiencia de tu flujo de trabajo: ¿Está haciendo tus aprobaciones más rápidas?

Capacitar a tus empleados sobre cómo usar tu flujo de trabajo es solo el comienzo. Probar su eficiencia es la forma de demostrar si está mejorando tu proceso o no. Prueba si tu flujo de trabajo está funcionando o no después de meses de usarlo revisando sus efectos. Algunas preguntas a considerar incluyen:

• ¿Se han abordado ahora las complejidades previas de nuestro proceso interno?
• ¿Cuáles son los resultados de este flujo de trabajo en el proceso de trabajo de todos (tanto pros como contras)?
• ¿Qué funciona con la ayuda de este flujo de trabajo?
• ¿Qué no funciona para este flujo de trabajo y cómo puede mejorarse?
• ¿El proceso de aprobación en tu empresa ahora es mucho mejor o no?

Probar la efectividad de tu flujo de trabajo te permite ver si está sumando a la productividad de tu equipo. También puede ayudarte a determinar qué necesita mejorarse. Si tu flujo de trabajo actual no está funcionando para todos, podrías considerar sentarte y reinventarlo.

Puntos clave:

• Crear un flujo de trabajo designado para tu equipo ofrece un proceso optimizado y un tiempo más productivo para todos.

• Un flujo de trabajo automatiza tu proceso manual, incluyendo el envío de formularios, documentos y conexión de aplicaciones.

• Usar software de flujo de trabajo de PDF como PlatoForms en tu equipo te permite crear un solo PDF que contiene todos los detalles necesarios para acelerar tu aprobación. Puedes permitir que tus clientes o colegas completen sus formularios PDF en línea, los envíen para aprobación y presenten sus formularios PDF en línea en minutos para transacciones más rápidas.

• Crear un flujo de trabajo no es fácil, pero solo tienes que empezar y probar lo que funciona para todos. Implementarlo es solo el comienzo. Mantener los flujos de trabajo a largo plazo puede ayudarte a lograr un proceso de aprobación mejorado.

Sé eficiente con PlatoForms como tu software de flujo de trabajo de PDF

Las aprobaciones de la empresa ahora se han vuelto sencillas con nuestra función de flujo de trabajo. Crea tu documento, haz que tu cliente envíe su formulario PDF en línea, fírmalo y completa tu formulario PDF enviándolo al aprobador en línea en segundos. No tienes que perder tiempo con el paso manual de documentos y procesos más largos, optimizando el flujo de tu empresa. Regístrate aquí para comenzar tu flujo de trabajo eficiente hoy.