Graças ao avanço da tecnologia, agora podemos colaborar sem sermos impedidos por tempo e localização. Por causa da eletricidade, da internet e das ferramentas de colaboração certas, a colaboração em equipe agora está ao nosso alcance.
Embora a colaboração em equipe não aconteça num piscar de olhos, são necessárias muitas qualidades e fatores para que uma equipe seja bem-sucedida. Uma das estratégias comuns para maximizar a produtividade da equipe é usar ferramentas digitais de colaboração úteis para brainstorming, armazenamento de dados e gerenciamento de arquivos, incluindo formulários de fluxo de trabalho e formulários de aprovação online.
Neste artigo, vamos contar por que o uso de formulários de fluxo de trabalho em PDF contribui altamente para o sucesso da colaboração de nossa equipe, e como isso pode fazer maravilhas para sua equipe também.
Índice:
- Os contras de uma organização sem fluxo de trabalho
- Por que o fluxo de trabalho é a resposta
- 5 razões pelas quais sua equipe precisa de formulários preenchíveis em PDF e fluxo de trabalho
- Complete formulários PDF online e fluxos de trabalho com PlatoForms
- Recursos do PlatoForms
- Como utilizar o recurso de fluxo de trabalho?
- Principais conclusões
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Os contras de uma organização sem fluxo de trabalho
Às 21:00, você de repente recebeu uma ligação do seu chefe pedindo todos os formulários que foram preenchidos pelos seus clientes hoje. Você correu de volta para o escritório e colocou todos os formulários em uma pasta (ou assim pensou) e imediatamente foi entregar os arquivos ao seu chefe. Achando que havia cumprido a tarefa urgente, você de repente recebeu uma mensagem dele dizendo que faltava um formulário na pasta. Apenas. Um. Formulário.
Se ao menos sua empresa utilizasse uma plataforma que permitisse converter formulários PDF em formulários web preenchíveis e de fluxo de trabalho, seria fácil armazenar todos os arquivos no seu servidor baseado na web. Como todos os membros da equipe podem acessar facilmente os arquivos, você não precisaria correr de um lado para o outro apenas para pegar um único formulário.
Quando as empresas dependem do arquivamento tradicional de documentos, situações incontroláveis ocorrem, abrindo espaço para imprecisões. Por causa da pandemia de COVID-19, a maioria das empresas mudou do arquivamento tradicional interno para um sistema de gerenciamento de documentos baseado na web para armazenar e rastrear eficientemente seus formulários eletrônicos. Além disso, a transição de um ambiente de escritório para um local de trabalho remoto destacou muito a importância da colaboração online em equipe, uma das chaves para alcançar o sucesso nos negócios.
Por que o fluxo de trabalho é a resposta
Quando você precisa preencher um documento, um criador de formulários PDF online é uma ferramenta recomendada para criar PDFs preenchíveis. Seja você encarregado de coletar informações de seus colegas ou clientes durante uma transação comercial, a maneira mais rápida de fazer isso é enviando a eles um arquivo de formulário PDF pronto que eles simplesmente precisam preencher.
Embora um PDF esteja configurado como um documento preenchível, não é recomendado enviá-lo diretamente para seus clientes ou colegas. Embora o Adobe Acrobat seja comumente usado, nem todos conseguem realmente entender como preencher e salvar os documentos corretamente. Com um fluxo de trabalho poderoso, pode ser fácil para sua equipe converter PDFs de negócios em formulários online e compartilhá-los com todos.
5 razões pelas quais sua equipe precisa de formulários preenchíveis em PDF e fluxo de trabalho
Fácil de construir
Ferramentas complexas só levam a perda de tempo e custos para os negócios, não à improdutividade. Criar formulários PDF online e construir fluxos de trabalho com o software certo não requer treinamento extenso. Além disso, criar um fluxo de trabalho para a equipe pode especificar tarefas específicas de certos usuários que estão executando-as.
Coletar informações precisas
Sem um fluxo de trabalho adequado, é difícil para as equipes acompanhar os documentos. Por exemplo, nosso recurso de fluxo de trabalho permite que as equipes preencham um único formulário sem reimprimir ou reenviá-los. O fluxo de trabalho gera um formulário online, e o mesmo formulário pode ser passado para cada membro da equipe. Dessa forma, todos os membros são notificados sobre quem terminou e quem será o próximo, mantendo um processo suave para todos. Com um fluxo de trabalho simplificado, as equipes podem monitorar erros e corrigi-los rapidamente, coletando dados precisos.
É mais barato
Permitir que sua equipe complete formulários PDF online não apenas economiza seu tempo, mas também economiza custos com taxas de entrega e serviços de logística. Imprimir formulários em papel é caro também, felizmente, isso não acontecerá com transações online!
É organizado
Um único fluxo de trabalho fornece informações instantaneamente, permitindo que você faça um acompanhamento fácil se um único membro ainda não preencheu o formulário. Mais importante, um fluxo de trabalho organizado fornece insights regulares dentro do seu processo, mantendo tudo em ordem.
Mais taxas de resposta
Completar formulários PDF online e usar um fluxo de trabalho adequado promove uma maior taxa de conclusão de formulários. Os membros da equipe não precisam usar ferramentas especializadas para completar uma tarefa, muito menos serem treinados para enviar formulários, tudo é feito de forma tranquila.
Complete formulários PDF online e fluxos de trabalho com PlatoForms
PlatoForms é um construtor de formulários PDF online feito sem complicações. Tudo o que você precisa fazer é enviar seu PDF e, enquanto mantém o design original do seu documento, criar um formulário PDF online usando nossa ferramenta simples de arrastar e soltar. Você pode então enviar o link do formulário PDF online para seu cliente, cliente ou colega e eles podem preenchê-lo fácil e eficientemente. Seus clientes podem fazer isso sem complicações e sem ter que fazer qualquer outra coisa que exija mais tempo e esforço, além de preenchê-lo e salvá-lo. Depois, você receberá o formulário completo com os detalhes e informações que eles inseriram como um PDF.
Quando criamos o PlatoForms, nosso objetivo é melhorar cada processo de negócios através de formulários online. Como uma ferramenta online de preenchimento de PDF preenchível, nossos recursos são projetados para eliminar a maneira antiquada de arquivamento desorganizado: maximizando a precisão e produtividade da equipe.
Além de permitir que você crie e complete formulários PDF online, você também pode criar fluxos de trabalho para sua equipe. O fluxo de trabalho é um recurso que permite criar um formulário organizado e único que diferentes pessoas podem preencher em sua equipe.
Recurso gratuito: Saiba mais sobre fluxo de trabalho aqui
Recursos do PlatoForms
- Converter PDF em um formulário web
- Criar um formulário PDF online
- Criar um formulário mestre para vários PDFs
- Usar formulários de fluxo de trabalho para seu PDF
Com esses recursos, você pode agora enviar seus formulários para seus colegas para que eles os preencham eficientemente. Uma vez que você receba os formulários preenchidos, você terá a capacidade de gerenciar todos os PDFs e formulários pesquisando e classificando os dados usando o sistema online do PlatoForms.
Conectar-se com seus membros pode ser difícil sem as ferramentas certas. Assim, a página “equipes” do PlatoForms permite que seu negócio configure seus membros da equipe para uma colaboração remota bem-sucedida. Para que a equipe acesse rapidamente as informações a qualquer hora e em qualquer lugar, aqui está um guia rápido sobre como utilizar esse recurso:
Com esses recursos, você pode agora enviar seus formulários para seus colegas para que eles os preencham eficientemente. Uma vez que você receba os formulários preenchidos, você terá a capacidade de gerenciar todos os PDFs e formulários pesquisando e classificando os dados usando o sistema online do PlatoForms.
Conectar-se com seus membros pode ser difícil sem as ferramentas certas. Assim, a página “equipes” do PlatoForms permite que seu negócio configure seus membros da equipe para uma colaboração remota bem-sucedida.
Para que a equipe acesse rapidamente as informações a qualquer hora e em qualquer lugar, aqui está um guia rápido sobre como utilizar esse recurso:
Convidar membros da equipe
Clique em Convidar Membros da Equipe no canto superior direito. Isso solicitará que você insira o endereço de e-mail dos membros da sua equipe.
Alternar entre equipes
Clique no seu nome no menu principal e selecione a equipe no menu pop-up.
Configurando permissões
PlatoForms permite que você assine formulários PDF, compartilhe PDFs e gerencie as permissões dos membros da sua equipe para cada PDF. Você terá a opção de selecionar quem entre seus membros da equipe será o Editor de Formulários, Submissor de Formulários ou Visualizador de Submissões de Formulários.
Siga o procedimento abaixo para definir as permissões:
- Passo 1: Passe o mouse sobre o PDF que você deseja editar
- Passo 2: Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito
- Passo 3: Selecione Permissão no menu suspenso
Documentos PDF geralmente têm um design mais complexo do que formulários online. Com o PlatoForms, você pode ter o melhor dos dois mundos, pois seus clientes e colegas podem preencher um formulário online de fácil preenchimento e, uma vez completo, o PlatoForms gerará um documento PDF usando seu layout original e enviará diretamente para sua caixa de entrada. Agora, coletar informações ficou mais fácil do que antes (mesmo para aqueles que não são tão familiarizados com tecnologia como eu!).
Principais conclusões
Usando formulários de fluxo de trabalho e PDF online, sua equipe pode:
- Completar formulários em minutos
- Acompanhar mudanças
- Monitorar o status dos formulários
- Coletar informações precisas
- Economizar tempo e dinheiro
- Organizar o fluxo de trabalho
- Manter tudo em ordem
- Compartilhar formulários PDF online facilmente por e-mail
A colaboração em equipe é, indiscutivelmente, um dos aspectos mais essenciais dos negócios no novo normal. Desde a pandemia de COVID-19 em 2021, as empresas foram forçadas a ficar em casa e maximizar a internet para se conectar e implementar a colaboração em equipe remotamente. Com o PlatoForms, não importa onde você esteja no mundo, a colaboração em equipe não está mais limitada a estar na mesma sala.
Nesta era dourada da internet, você não precisa copiar e colar manualmente informações de um documento para outro. Através de um criador de formulários PDF como o PlatoForms, seu cliente e colegas podem preencher diretamente os formulários PDF que você preparou de forma conveniente e sem complicações.
Além dos formulários de fluxo de trabalho, também oferecemos recursos incríveis que sua equipe pode usar, incluindo formulários mestres, formulários web e mais. Para explorar esses diferentes recursos, inscreva-se aqui gratuitamente para começar.
