E-Mails können überwältigend sein.
Manchmal sind wir zu sehr damit beschäftigt, Newsletter und Arbeitsupdates zu durchstöbern. Tatsächlich verbringen Mitarbeiter etwa 28% ihrer Arbeitszeit damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Wenn man das auf den täglichen Arbeitsalltag umrechnet, bedeutet das, über drei Stunden mit dem Verwalten von E-Mails (und dem Lesen) zu verbringen.
Da E-Mails bei der Arbeit unvermeidlich sind, ist es wichtig, unsere E-Mails zu verwalten, um produktiv zu bleiben und nicht stundenlang in „Mit freundlichen Grüßen“ und „Hochachtungsvoll“ verloren zu gehen. Mit effizientem E-Mail-Management steigern Sie nicht nur die Produktivität, sondern sparen auch Zeit, um mehr zu erledigen.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihre E-Mails richtig verwalten können, lesen Sie weiter und machen Sie sich bereit, Ihren Posteingang à la Marie Kondo zu organisieren.
Inhaltsverzeichnis:
- Halten Sie einen organisierten Posteingang
- Lassen Sie Ihre E-Mails nicht stapeln
- Stellen Sie keine offenen Fragen
- Nutzen Sie E-Mail-Management-Tools
- Vermeiden Sie lange E-Mail-Threads
- Reduzieren Sie zu viele E-Mail-Abonnements
- Planen Sie Ihre E-Mail-Routine
- Nutzen Sie Vorlagen
- Automatisieren Sie Ihre Antworten
- Löschen Sie dauerhaft
Mehr lesen: Welche Möglichkeiten gibt es, Ablenkungen zu überwinden?
Wie verwaltet man seine E-Mails?
Halten Sie einen organisierten Posteingang
Unterschätzen Sie nicht die Macht von Filtern und Unterordnern. Sie wurden aus gutem Grund erfunden. Sie können die integrierten Funktionen in Ihrem E-Mail-Programm nutzen, um einen viel besser organisierten Posteingang zu haben, wie z.B. Wichtigkeit, Gruppen oder Erwähnungen. Wenn Sie Ihre E-Mails nach ihrer Wichtigkeit sortieren oder in einen bestimmten Ordner verschieben, können Sie sich auf das konzentrieren, was zuerst beantwortet werden muss, oder Unnötiges von Notwendigem trennen.
Lassen Sie Ihre E-Mails nicht stapeln
Eine Menge ungelesener E-Mails zu lesen, ist immer eine lästige Pflicht. Verhindern Sie, dass sich E-Mails von vornherein stapeln, indem Sie sie sofort bearbeiten. Wenn eine E-Mail unnötig ist, archivieren Sie sie sofort. Wenn eine Mail jetzt beantwortet werden muss, nehmen Sie sich die Zeit, auf „Antworten“ zu klicken. E-Mails für später zu lassen, verursacht nicht nur Verzögerungen, sondern führt auch dazu, dass sich Ihre E-Mails stapeln, was zu Unordnung führen kann.
Stellen Sie keine offenen Fragen
Das Problem ist, dass niemand Rauschen in E-Mails mag. Seien Sie direkt und klar. Offene Fragen in E-Mails können zu schweren Missverständnissen und längeren Threads führen. Im Gegensatz dazu halten direkte E-Mails das Gespräch immer kurz und effizient.
Nutzen Sie E-Mail-Management-Tools
Die gute Nachricht ist, dass Sie beim Verwalten Ihrer E-Mails nicht allein sein müssen. Es ist völlig in Ordnung, sich auf Technologie zu verlassen. Mit Hilfe von E-Mail-Management-Tools können Sie Ihre E-Mails sofort verwalten und produktiver sein.
Es gibt viele Tools für das E-Mail-Management online. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welchen Aspekt der E-Mail Sie speziell verwalten möchten. Die Wahl vieler Tools kann mehr schaden als nützen, daher sollten Sie sich die Zeit nehmen, herauszufinden, was gemäß Ihrem Ziel funktioniert. Wenn Sie ein Tool auswählen, stellen Sie sich diese Fragen:
Möchte ich meine Mailingliste verwalten?
Sind Sie ein E-Mail-Marketer oder Blogger, der Newsletter und Inhalte per E-Mail versenden möchte? Wenn ja, ist das Verwalten Ihrer Mailingliste oberste Priorität. Dies hilft Ihnen, Ihre Liste zu überarbeiten, Spam-E-Mails zu beseitigen und qualitativ hochwertige Abonnenten zu behalten.
Möchte ich mehrere E-Mail-Konten verwalten?
Wir haben Arbeits- und persönliche E-Mail-Konten aus einem Grund, um E-Mails voneinander zu trennen. Obwohl dies meistens funktioniert, kann es verwirrend sein, die Konten zu wechseln. Um dies zu lösen, finden Sie ein E-Mail-Management-Tool, das Ihre E-Mail-Konten zu einem Postfach verlinken kann, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.
Möchte ich meine Abonnementliste bereinigen?
Das Abonnieren verschiedener Newsletter kann zu vielen und irrelevanten E-Mails führen. Wenn Sie Ihre Abonnementliste bereinigen möchten, aber keine Zeit haben, jedes einzelne Konto zu überprüfen, um sich abzumelden, finden Sie ein Tool, das die Aufgabe in einem Rutsch erledigen kann.
Möchten Sie Ihre Nachverfolgungserinnerungen hervorheben?
Tausende von E-Mails im Posteingang können es schwierig machen, Nachverfolgungen zu überwachen. Daher sollten Sie in Betracht ziehen, nach einem Tool zu suchen, das Ihnen hilft, Zeit und Erinnerungen für die wichtigsten E-Mails einzustellen, die Sie nachverfolgen müssen.
Profi-Tipp: Neben der Erstellung von online ausfüllbaren PDFs ermöglicht Ihnen die Formular-Einladungsfunktion von PlatoForms, Web-PDF-Formulare per E-Mail an Ihre Benutzer zu senden. Sie können das Passwort für die Sicherheit festlegen, die Verfügbarkeit Ihrer Formulare einstellen und einmalige Einreichungen für Genauigkeit zulassen. Erfahren Sie hier mehr.
Vermeiden Sie lange E-Mail-Threads
E-Mail-Threads können hilfreich sein, aber sie verlängern oft nur das Gespräch, was zu Verwirrung und schlimmer noch, zu Missverständnissen führen kann. Vermeiden Sie es, auf denselben Thread zu antworten, wenn Sie über ein anderes Thema sprechen. Machen Sie Ihre Betreffzeilen prägnant und spezifisch, um längere Floskeln zu vermeiden.
Reduzieren Sie zu viele E-Mail-Abonnements
Denken Sie, dass es nicht relevant ist, diesen monatlichen Newsletter zu erhalten, den Sie vor Jahren abonniert haben? Ein Neuanfang ist auch bei E-Mails anwendbar. Es ist Zeit, auf die Schaltfläche „Abmelden“ zu klicken, um einen frischen E-Mail-Start zu ermöglichen. Wissen Sie, welche Konten es wert sind, behalten zu werden und welche nicht, um Ihren Posteingang nicht zu überladen.
Profi-Tipp: PlatoForms konvertiert Ihre PDFs in ein Online-Formular und ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Vorlagen zu erstellen, um Zeit zu sparen. Mit unserer E-Mail-Vorlage müssen Sie nicht immer wieder tippen. Speichern Sie sie einfach, verwenden Sie sie erneut und benennen Sie sie um. Erfahren Sie hier mehr.
Planen Sie Ihre E-Mail-Routine
Eine der effektivsten Methoden, um Ihre E-Mails zu verwalten, besteht darin, einen festen Zeitplan und eine Routine für deren Durchsicht festzulegen. Bevorzugen Sie es, E-Mails direkt nach dem Einloggen bei der Arbeit oder mitten im Schichtbetrieb zu überprüfen? Egal, ob Sie eine halbe Stunde oder mehr mit dem Verwalten Ihrer E-Mails verbringen möchten, halten Sie sich an einen konsistenten Zeitplan und achten Sie darauf, sich selbst zu timen. Auf diese Weise können Sie nachverfolgen, ob Sie zu viel Zeit damit verbringen, Ihren Posteingang zu durchstöbern.
Nutzen Sie Vorlagen
Vorlagen wirken stille Wunder. Ihre Fähigkeit, Zeit zu sparen, wird unterschätzt.
Indem Sie nur einmal tippen und es für die zukünftige Verwendung kopieren und einfügen, müssen Sie sich keine Sorgen machen, jedes Mal Nachrichten zu kuratieren. Sie können verschiedene Entwürfe von Vorlagen erstellen, die Sie typischerweise verwenden, und sie regelmäßig senden (Vergessen Sie nicht, sie anzupassen). Zum Beispiel ermöglicht Ihnen unsere E-Mail-Vorlagenfunktion hier bei PlatoForms, eine Vorlage zu erstellen, die Sie speichern, umbenennen und für zukünftige Verwendungen wiederverwenden können. Auf diese Weise müssen Sie nicht zurückgehen und dasselbe erneut tippen, was Ihre Produktivität steigert und Zeit spart.
Automatisieren Sie Ihre Antworten
Vor der App-Integration und der Workflow-Automatisierung haben E-Mails die Kraft der automatisierten Antworten genutzt, um die Produktivität zu steigern. Im Urlaub? Automatisieren Sie Ihre Antwort. Im Urlaub und in einem Tag oder so zurück? Nehmen Sie Ihre Abwesenheitsantwortvorlage, stellen Sie einen Timer ein und senden Sie sie automatisch.
Löschen Sie dauerhaft
Lassen Sie Ihre unnötigen E-Mails und Archive nicht ewig in Ihrem Posteingang sitzen. Drücken Sie auf „Löschen“ und leeren Sie den Papierkorb, um aufzuräumen. Das Löschen Ihrer E-Mails räumt nicht nur den Speicher Ihres Posteingangs auf, sondern vermittelt auch ein Gefühl des „Neustarts“ (und ein ästhetisches Gefühl).
Verwalten Sie Ihre E-Mails und steigern Sie die Produktivität mit PlatoForms
Fragen Sie sich, wie Sie Ihre E-Mails mit PlatoForms verwalten können? Neben der Möglichkeit, online ausfüllbare PDFs zu erstellen, können Sie auch unsere E-Mail-Vorlagenfunktion nutzen, die Ihnen Zeit und Mühe spart. Erfahren Sie mehr über unsere E-Mail-Vorlagenfunktion hier.
