Sie möchten Ihr Antrags- oder Einwilligungsformular online stellen, brauchen für Ihre Unterlagen aber weiterhin das ausgefüllte PDF? Mit PlatoForms füllen die Beteiligten das Formular im Browser aus, und Sie erhalten die Antworten im ursprünglichen Dokumentenlayout zurück. Genau dieses Ergebnis ist ein guter Ausgangspunkt für den Vergleich mit Google Forms: was Ihr Team nach dem Absenden erhalten muss.
Google Forms passt zu Umfragen, Quiz und Anmeldungen, bei denen Sie die Antworten in Forms oder Google Sheets auswerten möchten. Für Unterlagen, die zusätzlich Unterschriften, Genehmigungen oder eine Dokumentenzustellung erfordern, vergleicht dieser Leitfaden, wie beide Plattformen die Schritte von der Erfassung einer Antwort bis zur Ablage des fertigen Dokuments abwickeln.
Die kurze Antwort
Wählen Sie Google Forms, wenn:
- Sie eine schnelle Umfrage, ein Quiz, eine RSVP oder ein einfaches Datenerfassungsformular benötigen.
- Ein Antwortdatensatz in Google Forms oder ein verknüpftes Google Sheet das Ergebnis ist, das Sie benötigen.
- Ihr Team bereits hauptsächlich in Google Workspace arbeitet.
Wählen Sie PlatoForms, wenn:
- Die Befragten ein bestehendes PDF ausfüllen müssen, ohne dessen Layout neu zu erstellen.
- Jede Einreichung als abgeschlossenes PDF zurückkehren muss.
- Ein Antwortsatz mehrere verwandte PDFs ausfüllen muss.
- Derselbe Workflow Unterschriften oder Zahlungen sammeln, Arbeit zwischen Personen weiterleiten und die resultierenden Dokumente liefern muss.
Wohin eine Google Forms-Antwort geht
Google dokumentiert zwei native Orte zur Überprüfung von Formularantworten: den Antworten-Tab des Formulars und ein verknüpftes Google Sheet. Sie können Antworten auch als CSV herunterladen. (Google Forms Hilfe)
Dieses antwortenzentrierte Modell funktioniert gut, wenn Datenzeilen das gewünschte Ergebnis sind. Google Forms unterstützt auch Quizze, Antwortvalidierung, Datei-Uploads, Abschnitte und Verzweigungen zwischen Abschnitten. Es ist leistungsfähiger, als eine Beschreibung „nur einfache Formulare“ vermuten lässt.
Das Google-Ökosystem kann den Prozess weiter ausdehnen. Teams können Add-ons, Apps Script, die Google Forms API, AppSheet oder andere verbundene Produkte verwenden, um die Arbeit zu automatisieren. Der Unterschied besteht darin, dass diese Erweiterungen ausgewählt und um das Formular herum konfiguriert werden müssen; sie sind kein nativer Workflow, der sich auf ein bestehendes PDF und dessen abgeschlossenes Ergebnis konzentriert.
Wo PlatoForms anders beginnt
PlatoForms kann mit dem Dokument beginnen, das Ihre Organisation bereits verwendet. Laden Sie das PDF hoch, veröffentlichen Sie es als layoutbewahrendes oder responsives Online-Formular und generieren Sie das abgeschlossene PDF aus jeder Einreichung.
Dies ist nützlich für Patientenaufnahmeformulare, Einverständniserklärungen, Anträge, Inspektionsberichte, Regierungsdokumente und andere Prozesse, bei denen das fertige Dokument—nicht nur die Antwortdaten—das Dokument ist, das abgelegt oder geteilt werden muss.
Mit einem Masterformular kann ein Satz von Antworten mehrere verbundene PDFs ausfüllen. Die Befragten geben gemeinsame Informationen einmal ein, während der Workflow das erforderliche Dokumentenpaket erstellt.
Unterschriften, Zahlungen und Genehmigungen
Die dokumentierten Fragetypen von Google Forms umfassen Text, Auswahl, Skalen, Raster, Daten, Zeiten und Datei-Uploads. Ein nativer Unterschrifts- oder Zahlungsfeld ist in dieser Liste nicht enthalten. (Google Forms Fragetypen)
Das bedeutet nicht, dass diese Ergebnisse mit Google Forms unmöglich sind. Ein Team kann einen anderen Dienst, ein Add-on, ein Skript oder einen Folgeprozess hinzufügen. Der betriebliche Unterschied ist die Anzahl der Komponenten, die konfiguriert und verwaltet werden müssen.
PlatoForms hält diese Schritte an die gleiche Formulareinreichung gebunden:
- Sammeln Sie eine elektronische Unterschrift und optionales Unterschriftenzertifikat.
- Akzeptieren Sie Zahlungen über unterstützte Zahlungsintegrationen.
- Leiten Sie ein Formular durch mehrstufige Workflow-Schritte.
- Liefern oder speichern Sie das abgeschlossene PDF nach der Einreichung.
Für Schritt-für-Schritt-Vergleiche siehe wie man einen Genehmigungs-Workflow zu Google Forms hinzufügt und wie man eine Signatur zu einem Google Form hinzufügt.
Wenn Ihr Prozess nur Antworten in einer Tabelle benötigt, ist dieser zusätzliche Dokumenten-Workflow möglicherweise nicht erforderlich. Wenn der Prozess mit einem unterschriebenen, genehmigten oder eingereichten Dokument endet, wird dies zum zentralen Unterschied.
Anpassung und Zusammenarbeit
Google Forms unterstützt Themenfarben, Hintergrundfarben, Kopfzeilenbilder und eine Auswahl an Textstilen. (Google Forms Anpassungshilfe) PlatoForms fügt Formular-Themen, benutzerdefiniertes Branding, benutzerdefinierte Domains in berechtigten Plänen und Layoutoptionen hinzu, die für kundenorientierte oder dokumentengetriebene Workflows gedacht sind.
Beide Produkte unterstützen die Zusammenarbeit. In Google Forms können Mitarbeiter das Formular bearbeiten, und Antwortdaten können auch in einem verknüpften Sheet gespeichert werden. Google weist darauf hin, dass das Entfernen eines Mitarbeiters erfordert, den Zugriff sowohl vom Formular als auch vom Tabellenblatt separat zu entfernen. (Google Forms Freigabehilfe) PlatoForms verwaltet Formulare, Einreichungen, Teamrollen und Workflow-Schritte innerhalb seines Teamarbeitsbereichs.
Vergleich der Workflows nebeneinander
| Anforderung | Google Forms | PlatoForms |
|---|---|---|
| Schnelle Umfragen und Quizze | Starke native Eignung | Unterstützt |
| Antwortausgabe | Formulare, verknüpfte Sheets oder CSV | Einreichungsdatensätze und abgeschlossene PDFs |
| Start von einem bestehenden PDF | Erfordert ein anderes Tool oder eine benutzerdefinierte Einrichtung | Nativer PDF-zu-Online-Formular-Workflow |
| Mehrere PDFs aus einem Antwortsatz ausfüllen | Erfordert einen benutzerdefinierten Multi-Tool-Prozess | Masterformular |
| Unterschrift und Zahlung innerhalb des Formular-Workflows | Erfordert eine Erweiterung oder einen verbundenen Dienst | Im Formular-Workflow unterstützt |
| Sequentielle Teilnehmer- oder Genehmigungsschritte | Erfordert zusätzliche Konfiguration oder Produkte | Eingebaute Workflows |
Welche sollten Sie verwenden?
Verwenden Sie Google Forms, wenn Geschwindigkeit, Vertrautheit und tabellenkalkulationsbereite Antworten am wichtigsten sind. Es ist besonders praktisch für Umfragen, Quizze, Veranstaltungsanmeldungen und leichte interne Sammlungen.
Verwenden Sie PlatoForms, wenn Ihr Team in Begriffen von Papierkram, PDF-Paketen, abgeschlossenen Dokumenten, Unterschriften und Genehmigungen denkt. Sein Vorteil ist nicht, dass Google Forms ein schlechter Formularersteller ist; es ist, dass PlatoForms Online-Aufnahme und den resultierenden PDF-Workflow in einem Produkt kombiniert.
Importieren Sie ein bestehendes Google Form in PlatoForms oder beginnen Sie mit dem PDF, das Sie bereits verwenden.
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