申込書や同意書をオンライン化したいけれど、記録用には完成したPDFが必要——そんな場合はどうでしょうか。PlatoFormsなら、ブラウザ上で記入してもらい、その回答を元の書類レイアウトのまま受け取れます。この「提出後にチームが何を受け取る必要があるか」という点こそ、Google Formsと比較するうえで有用な出発点になります。
アンケート、クイズ、参加登録などで、回答をFormsやGoogle Sheetsで確認したい場合はGoogle Formsが適しています。一方、署名や承認、書類の送付まで必要な事務書類については、回答の収集から完成した記録の保管までの各ステップを両プラットフォームがどう扱うかを本ガイドで比較します。
簡単な答え
Google Formsを選ぶ場合:
- クイックサーベイ、クイズ、RSVP、またはシンプルなデータ収集フォームが必要な場合。
- Google FormsまたはリンクされたGoogle Sheetでの回答記録が必要な場合。
- チームが主にGoogle Workspaceで作業している場合。
PlatoFormsを選ぶ場合:
- 回答者が既存のPDFを再構築せずに完成させる必要がある場合。
- すべての提出が完成したPDFとして返される必要がある場合。
- 一つの回答セットが複数の関連PDFを埋める必要がある場合。
- 同じワークフローで署名や支払いを収集し、人々の間で作業をルーティングし、結果のドキュメントを配信する必要がある場合。
Google Formsの回答が行く場所
Googleはフォームの回答を確認するための2つのネイティブな場所を文書化しています。フォームの回答タブとリンクされたGoogle Sheetです。回答をCSVとしてダウンロードすることもできます。(Google Formsヘルプ)
この回答中心のモデルは、データの行が望ましい結果である場合にうまく機能します。Google Formsはまた、クイズ、回答の検証、ファイルのアップロード、セクション、およびセクション間の分岐をサポートしています。「基本的なフォームのみ」という説明が示唆するよりも多機能です。
Googleのエコシステムはプロセスをさらに拡張できます。チームはアドオン、Apps Script、Google Forms API、AppSheet、または他の接続された製品を使用して作業を自動化できます。違いは、これらの拡張がフォームの周りに選択され、設定されなければならないことであり、既存のPDFとその完成した出力に中心を置いたネイティブなワークフローではないことです。
PlatoFormsが異なるスタートを切る場所
PlatoFormsは、組織が既に使用しているドキュメントから始めることができます。PDFをアップロードし、レイアウトを保持するかレスポンシブなオンラインフォームとして公開し、各提出から完成したPDFを生成します。
これは、患者の受付フォーム、同意書、申請書、検査報告書、政府の書類、および完成したドキュメントが記録としてファイルされるか共有されなければならない他のプロセスに役立ちます。
マスターフォームを使用すると、一つの回答セットが複数の接続されたPDFを埋めることができます。回答者は共有情報を一度入力し、ワークフローは必要なドキュメントパケットを生成します。
署名、支払い、承認
Google Formsの文書化された質問タイプには、テキスト、選択、スケール、グリッド、日付、時間、ファイルのアップロードが含まれています。ネイティブの署名または支払いフィールドはそのリストに含まれていません。(Google Formsの質問タイプ)
これは、Google Formsでこれらの結果が不可能であることを意味するわけではありません。チームは別のサービス、アドオン、スクリプト、またはフォローアッププロセスを追加できます。運用上の違いは、設定および管理しなければならないコンポーネントの数です。
PlatoFormsはこれらのステップを同じフォーム提出に結びつけています。
- 電子署名とオプションの署名証明書を収集します。
- サポートされている支払い統合を通じて支払いを受け入れます。
- フォームを複数の人によるワークフローステップにルーティングします。
- 提出後に完成したPDFを配信または保存します。
ステップバイステップの比較については、Google フォームに承認ワークフローを追加する方法とGoogle フォームに署名を追加する方法を参照してください。
プロセスがスプレッドシート内の回答のみを必要とする場合、この追加のドキュメントワークフローは不要かもしれません。プロセスが署名、承認、またはファイルされたドキュメントで終了する場合、それが中心的な違いとなります。
カスタマイズとコラボレーション
Google Formsはテーマカラー、背景色、ヘッダー画像、およびテキストスタイルの選択をサポートしています。(Google Formsカスタマイズヘルプ) PlatoFormsはフォームテーマ、カスタムブランディング、対象プランでのカスタムドメイン、および顧客向けまたはドキュメント駆動のワークフロー向けのレイアウトオプションを追加します。
両製品ともコラボレーションをサポートしています。Google Formsでは、共同作業者がフォームを編集でき、回答データもリンクされたシートに保存される場合があります。Googleは、共同作業者を削除するには、フォームとスプレッドシートからのアクセスを個別に削除する必要があると述べています。(Google Forms共有ヘルプ) PlatoFormsは、チームワークスペース内でフォーム、提出物、チームロール、およびワークフローステップを管理します。
並列ワークフロー比較
| 要件 | Google Forms | PlatoForms |
|---|---|---|
| クイックサーベイとクイズ | ネイティブに強い適合 | サポートされています |
| 回答の出力 | フォーム、リンクされたシート、またはCSV | 提出記録と完成したPDF |
| 既存のPDFから開始 | 別のツールまたはカスタムセットアップが必要 | ネイティブのPDFからオンラインフォームへのワークフロー |
| 一つの回答セットから複数のPDFを埋める | カスタムマルチツールプロセスが必要 | マスターフォーム |
| フォームワークフロー内での署名と支払い | 拡張機能または接続されたサービスが必要 | フォームワークフロー内でサポートされています |
| 参加者の順次ステップまたは承認ステップ | 追加の設定または製品が必要 | ビルトインワークフロー |
どちらを使用するべきか？
スピード、親しみやすさ、スプレッドシート対応の回答が最も重要な場合はGoogle Formsを使用してください。特にアンケート、クイズ、イベントのサインアップ、軽量な社内収集に実用的です。
チームが書類、PDFパケット、完成したドキュメント、署名、承認を考慮する場合はPlatoFormsを使用してください。その利点は、Google Formsが貧弱なフォームビルダーであることではなく、PlatoFormsがオンライン受付と結果のPDFワークフローを一つの製品に組み合わせていることです。
既存のGoogle FormをPlatoFormsにインポートするか、既に使用しているPDFから始めることができます。
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