想把申請表或同意書搬到線上，但仍然需要完成後的 PDF 存檔？PlatoForms 讓填寫者在瀏覽器中完成表單，並依原文件版面返回他們填寫的內容。這也正是與 Google Forms 比較時一個實用的起點：提交之後，您的團隊需要收到什麼。
如果您需要的是問卷、測驗或報名表，並希望在 Forms 或 Google Sheets 中查看回應，Google Forms 就很合適。而對於還需要簽名、審批或文件傳遞的文書作業，本指南將比較兩個平台如何處理從收集回應到歸檔完成文件的各個環節。
簡短的答案
選擇 Google Forms 當：
- 您需要快速的調查、測驗、RSVP 或簡單的數據收集表單。
- 您需要的輸出是 Google Forms 中的回應記錄或鏈接的 Google Sheet。
- 您的團隊主要在 Google Workspace 中工作。
選擇 PlatoForms 當：
- 回應者必須完成現有的 PDF 而不需要重建其佈局。
- 每次提交必須返回為完成的 PDF。
- 一組答案必須填充多個相關的 PDF。
- 同一工作流程必須收集簽名或付款，在人員之間傳遞工作，並交付結果文件。
Google Forms 回應的去向
Google 文件記錄了兩個查看表單回應的原生位置：表單的 回應 標籤和 鏈接的 Google Sheet。您還可以將回應下載為 CSV。(Google Forms 幫助)
當所需結果是數據行時，這種以回應為中心的模型運行良好。Google Forms 還支持測驗、回應驗證、文件上傳、部分和部分之間的分支。它比“僅限基本表單”的描述更強大。
Google 的生態系統可以進一步擴展過程。團隊可以使用附加元件、Apps Script、Google Forms API、AppSheet 或其他連接的產品來自動化工作。區別在於這些擴展必須圍繞表單選擇和配置，而不是一個以現有 PDF 和其完成輸出為中心的原生工作流程。
PlatoForms 的不同起點
PlatoForms 可以從您的組織已經使用的文件開始。上傳 PDF，將其發布為保留佈局或響應式的在線表單，並從每次提交中生成完成的 PDF。
這對於患者入院表單、同意文件、申請、檢查報告、政府文件和其他過程非常有用，因為完成的文件——而不僅僅是回應數據——是必須歸檔或共享的記錄。
使用 主表單，一組答案可以填充多個連接的 PDF。回應者只需輸入一次共享信息，而工作流程則生成所需的文件包。
簽名、付款和審批
Google Forms 記錄的問題類型包括文本、選擇、比例、網格、日期、時間和文件上傳。原生簽名或付款欄位不在此列表中。(Google Forms 問題類型)
這並不意味著使用 Google Forms 無法實現這些結果。團隊可以添加另一個服務、附加元件、腳本或後續過程。運營上的區別在於必須配置和管理的組件數量。
PlatoForms 將這些步驟附加到相同的表單提交：
- 收集 電子簽名和可選的簽名證書。
- 通過支持的付款集成接受付款。
- 通過 多人的工作流程步驟 傳遞表單。
- 在提交後交付或保存完成的 PDF。
如果您的過程只需要試算表中的答案，這個額外的文件工作流程可能是不必要的。如果過程以簽署、審批或歸檔的文件結束，這就成為了核心區別。
自定義和協作
Google Forms 支持主題顏色、背景顏色、標題圖片和一系列文本樣式。(Google Forms 自定義幫助) PlatoForms 添加了表單主題、自定義品牌、自定義域名（在符合條件的計劃中）和針對客戶或文件驅動工作流程的佈局選項。
兩種產品都支持協作。在 Google Forms 中，協作者可以編輯表單，回應數據也可以存儲在鏈接的 Sheet 中。Google 指出，移除協作者需要分別從表單和試算表中移除訪問權限。(Google Forms 共享幫助) PlatoForms 在其團隊工作空間中管理表單、提交、團隊角色和工作流程步驟。
並排工作流程比較
| 需求 | Google Forms | PlatoForms |
|---|---|---|
| 快速調查和測驗 | 強大的原生適配 | 支持 |
| 回應輸出 | 表單、鏈接的 Sheets 或 CSV | 提交記錄和完成的 PDF |
| 從現有的 PDF 開始 | 需要不同的工具或自定義設置 | 原生 PDF 到在線表單工作流程 |
| 從一組答案填充多個 PDF | 需要自定義的多工具過程 | 主表單 |
| 表單工作流程中的簽名和付款 | 需要擴展或連接的服務 | 支持在表單工作流程中 |
| 連續的參與者或審批步驟 | 需要額外的配置或產品 | 內建工作流程 |
您應該使用哪一個？
當速度、熟悉度和試算表準備的回應最重要時，使用 Google Forms。它特別適合於調查、測驗、活動註冊和輕量級的內部收集。
當您的團隊以 文書工作、PDF 包、完成的文件、簽名和審批 為思考時，使用 PlatoForms。其優勢不在於 Google Forms 是一個差的表單生成器，而在於 PlatoForms 將在線填寫和生成的 PDF 工作流程結合在一個產品中。
