Der Einsatz von Workflow-Erstellern oder PDF-Online-Software war in der Personalbranche früher nicht so bekannt. Früher nutzten HR-Unternehmen Papierformulare für Bewerbungen, lieferten die Dokumente manuell an ihre Teams und lagerten sie in großen Aktenlagern. Während dieser Prozess jahrelang andauerte, änderte sich alles, als die Pandemie 2020 eintraf. HR-Abteilungen waren gezwungen, Vorstellungsgespräche und Bewerber-Screenings online durchzuführen. Wie andere Abteilungen stand auch das Personalmanagement vor den Veränderungen, da die Remote-Arbeit weiter zunahm. Da das Arbeiten von zu Hause aus bis zur neuen “Normalität” bestehen bleibt, müssen HR-Abteilungen ihren Einstellungsprozess verbessern, einschließlich der Verwaltung von Online-Bewerbungsformularen.
Die Verwendung von Online-Formularen für Bewerbungen scheint einfach umzusetzen zu sein, aber wie kann ein Workflow-Ersteller helfen?
Stellen Sie sich vor: Ein Bewerber sendet seine Online-Bewerbung an Ihr Unternehmen. Dieses Antragsformular muss von drei verschiedenen Personen in der Abteilung überprüft werden: Ihnen, einem weiteren HR-Mitarbeiter und dem Manager. Stellen Sie sich vor, Sie machen drei Kopien der Online-Bewerbung, senden sie separat an Ihre zwei Kollegen, sammeln die Kopien von ihnen ein und übertragen die Daten aus zwei Dokumenten auf das ursprüngliche Antragsformular.
Das klingt nach einer mühsamen Aufgabe, nicht wahr?
Inhaltsverzeichnis:
1. Warum Sie manuelle Formulare loswerden sollten
2. Workflow-Formulare + Personalabteilungen
3. Ein Workflow-Formularersteller für alle
4. Braucht Ihre Personalabteilung nur einen Workflow-Formularersteller?
Weiterlesen: Wie man Webformulare effektiv für Ihr Unternehmen nutzt
Abgesehen vom komplizierten Verfahren, warum diese Methode ineffizient ist:
Es dauert lange, ein einzelnes Dokument zu bearbeiten
Täglich Hunderte von Bewerbern zu haben, kann die Arbeitsbelastung der Abteilung stark belasten, was zu ineffizienten Ergebnissen führt. Das Organisieren jedes einzelnen Papierdokuments kann unübersichtlich und chaotisch sein, was zu Fehlern und Informationsverlust führt.
Anfällig für Fehler
Ein Dichter sagte einmal, dass es menschlich sei, Fehler zu machen. Doch diese Fehler können Ungenauigkeiten hervorrufen, unter denen Ihre Organisation leiden kann. Kopien zu erstellen, sie separat an verschiedene Parteien weiterzugeben, die Informationen zu sammeln und in die Originalkopie zu übertragen, ist unvermeidlich für Rechtschreibfehler und falsche Informationen. Diese Fehler können in der Zukunft zu ernsthaften Problemen führen, da diese Dokumente genau sein müssen.
Unzulänglicher Prozess
Online-Bewerbungsformulare und Datenerfassung sind entscheidend für HR-Abteilungen. Daher müssen sie so weit wie möglich systematisiert werden.
Die ideale Software für Ihre Organisation sollte eine Funktion bieten, die es Ihnen ermöglicht, alles in einem digitalen Arbeitsbereich zu erledigen. Hier bei PlatoForms ist unser Workflow-Ersteller darauf ausgelegt, all Ihre Bedürfnisse in einer Software zu lösen.
Workflow ist eine fantastische Funktion, die jedem Schritt des Formularabschlussprozesses Schritte hinzufügt, sodass Sie jeden Schritt Ihrer Formulare ohne Aufwand abschließen können.
Weiterlesen: Wie Ihr Team auf den Workflow von PlatoForms vertrauen kann
Workflow-Formulare + Personalabteilungen = Eine perfekte Kombination
Glücklicherweise können Workflow-Formulare endlich den langwierigen internen Prozess der HR-Abteilungen eliminieren. Mit einem Workflow-Ersteller kann Ihre HR-Abteilung von folgenden Vorteilen profitieren:
Ein reibungsloser und schnellerer Bewerbungsprozess
Mit einem Workflow-Formular-Designer müssen Sie keine separaten Dokumente an verschiedene Parteien senden, die das Formular ausfüllen müssen. Stattdessen benötigen Sie nur das Originalformular. Senden Sie es an die Person, die den nächsten Schritt ausführen muss, senden Sie es erneut an einen anderen Kollegen und so weiter. Nehmen Sie die folgenden Schritte als Beispiel:
Schritt 1: Der Bewerber füllt Ihr Online-Formular mit seinen persönlichen Informationen, seiner Berufserfahrung usw. aus.
Schritt 2: Sie füllen das eingereichte Formular mit den Details über den Kandidaten aus.
Schritt 3: Der HR-Mitarbeiter überprüft das Formular und hinterlässt Notizen für den nächsten Schritt.
Schritt 4: Der HR-Manager erhält schließlich das Formular, um alle Informationen zu überprüfen, und genehmigt das Formular durch seine Unterschrift.
Verfolgen Sie Ihre Online-Formulare
Das Beste an unserem Workflow-Ersteller ist, dass Sie die von Ihnen gesendeten Online-Formulare nachverfolgen können! Im Gegensatz zu Papierformularen ist es schwierig zu wissen, wer die Dokumente zuerst erhält oder wer die nächsten Schritte ausfüllt. Mit einem zentralisierten Formular wie einem Workflow-Ersteller kann jede Person den Empfänger und den Absender der Formulare nachverfolgen.
In Echtzeit benachrichtigt werden
Der Workflow-Ersteller von PlatoForms bietet eine automatische Benachrichtigung für die nächste Person im gesamten Prozess! Vom Versenden der Formulare bis zur Benutzereinreichung sind Benachrichtigungen konsistent in Echtzeit, bis das Formular abgeschlossen ist.
Erstellen Sie so viele Workflows, wie Sie möchten
Ihr Workflow ist nicht auf einen Ablauf beschränkt. Sie können verschiedene Workflows für unterschiedliche Formulare erstellen. Dadurch können Sie die Dokumente gut organisieren, geeignete Schritte für jedes erstellen und Ihren Fortschritt nachverfolgen. Sie können auch einen Workflow für verschiedene Bewerber oder verschiedene Transaktionen erstellen. Auf diese Weise können Sie unterschiedliche Workflows für spezifische Zwecke erstellen.
Formulare in Minuten teilen
Mit unserem Workflow-Formular-Designer müssen Sie Ihre Dokumente nicht manuell ausliefern! Um Ihren Workflow zu teilen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Teilen” und kopieren Sie die eingebettete oder öffentliche URL Ihres Workflows. Zusätzlich können Sie eine öffentliche URL wählen, die Sie per E-Mail teilen können, oder einen eingebetteten Code, um ihn auf Ihrer Website zu veröffentlichen.
Kosten senken
Die Verwendung eines Workflow-Formularerstellers bedeutet auch, Geld zu sparen, indem Sie zahlreiche Formulare nicht mehr drucken müssen. Stellen Sie sich vor, wie viel Sie sparen können, wenn Sie Online-Formulare verwenden. Keine teuren Drucker, Tinten, Papiere oder sogar Schubladen für die Aufbewahrung mehr!
Bewerbungsinformationen in Sekunden erhalten
Da Workflows online gespeichert werden, müssen Sie nicht durch Kisten und Schränke gehen, um ein Antragsformular zu finden. Ihr Workflow-Ersteller ermöglicht es Ihnen, jede Daten zu organisieren, die überall und jederzeit zugänglich ist.
Ein Workflow-Formularersteller für alle
Das Gute an unserem Workflow-Formular-Designer ist, dass er nicht auf Personalabteilungen beschränkt ist. Sie können diese großartige Funktion für alle Dokumente nutzen, die von verschiedenen Parteien ausgefüllt werden müssen! Einige der Beispiele sind:
- Schulabmeldeformulare
- Anmeldeformulare
- Bestellformulare
- Immobilien-Dokumente
- Genehmigungsformulare
- Verkaufsformulare
- Schulaufgaben
Braucht Ihre Personalabteilung nur einen Workflow-Formularersteller?
Gute Nachrichten: Der Workflow ist nur die Spitze des Eisbergs. HR-Abteilungen können ihren internen Prozess auch verbessern, indem sie weitere Funktionen wie Master Forms hinzufügen. Neben dem Workflow-Formular-Designer können HR-Abteilungen auch Master Forms verwenden, um alle Daten Ihrer Bewerber zu zentralisieren. Master Forms erstellt ein sicheres Silo für die Dokumente Ihrer Organisation und hilft Ihnen, Ihre Formulare vor unvermeidlichen Katastrophen, Verlusten und mehr zu schützen.
Weiterlesen: Nicht sicher, wo Sie PDF-Master-Formulare verwenden sollen? Hier sind einige Ideen, die helfen könnten
Wichtige Erkenntnisse:
- Ein Workflow-Formular-Designer kommt dem Personalmanagement zugute, indem er Formulare bereitstellt, die von verschiedenen Personen in mehreren Schritten ausgefüllt werden können
- Ein Workflow-Ersteller kann den Bewerbungsprozess der Bewerber beschleunigen, indem er es ermöglicht, Formulare zu organisieren.
- Neben dem Workflow kann die Personalabteilung andere Funktionen für eine bessere Datenorganisation nutzen, wie z.B. Master Forms.
Erstellen Sie einen Workflow für Ihre HR-Abteilung mit PlatoForms
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