Wie Sie Freigaben mit dem PDF-Workflow von PlatoForms beschleunigen

Da die Mehrheit der Unternehmen auf Freigaben angewiesen ist, um bestimmte Prozesse auszuführen, ist die Erstellung eines Workflows ein Muss, um ein reibungsloses System zu gewährleisten. Dies geschieht jedoch nicht immer—besonders in kleineren Organisationen.

Es gibt viele Gründe, warum Workflows in Teams nicht reibungsloser ablaufen:

• Aufgaben sind überall verstreut.
• Dokumente werden nicht gefunden.
• Es gibt keine Automatisierung.

Ganz zu schweigen davon, dass Remote-Arbeit auf der Liste steht, was es schwierig macht, Dokumente weiterzugeben.

Obwohl Remote-Arbeit für einige Unternehmen vielversprechend aussah, fanden es einige Unternehmen schwierig, digitale Projekte zu handhaben und zu verwalten. Neben der Verlangsamung von Freigaben leiden Arbeitsplätze auch unter Unordnung und Verschwendung von Geschäftskosten durch unnötige Schritte. Zum Glück wird die Erstellung eines besseren Workflows für vereinfachte Freigaben jetzt leicht erreichbar—mit den richtigen Schritten und einer PDF-Workflow-Software wie PlatoForms Workflow.

Dieser Artikel wird Sie dabei unterstützen, Ihre Workflow-Erstellung zu starten und wie der PlatoForms-Workflow Ihre Freigabeprozesse verbessern kann.

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Warum ist ein reibungsloser Workflow für Freigaben wichtig?

Die Bedeutung von Workflows wird oft übersehen, was Chaos und Unordnung im Unternehmen verursacht. Insbesondere muss er bei Freigaben implementiert werden, um die Wirksamkeit jedes Fortschritts zu gewährleisten. Im Detail sind weitere Gründe, warum er wichtig ist:

Er beseitigt unnötige Umwege für Unterschriften

Dokumente, insbesondere vertrauliche, verursachen oft Aufruhr, wenn sie nicht zur Freigabe an Kollegen oder Kunden weitergegeben werden. Als Papierdokumente noch üblich waren, verschwendeten Unternehmen viel Geld für das Drucken von Papier, das von verschiedenen Parteien ausgefüllt und unterschrieben werden musste. Aufgrund der Pandemie, als 2019 Remote-Arbeit aufkam, war es für Unternehmen nicht einfach, vollständig digital zu werden, insbesondere da frühere Dokumente auf Papier gedruckt wurden. Daher beinhaltete das manuelle Versenden von Freigabeformularen die Lieferung durch Logistik, langes Warten und manuelle Eingabe.

Die Implementierung eines effizienten Workflows beseitigt diese Situation. Mit PDF-Software für Workflows wie PlatoForms können Teams einfach Dokumente online für E-Signaturen versenden. Darüber hinaus profitieren auch vielbeschäftigte Kunden (insbesondere Führungskräfte unterwegs) davon.

Profi-Tipp: Neben der Möglichkeit, PDFs in Online-Formulare zu konvertieren und E-Signaturen zu sammeln, bietet PlatoForms E-Signatur-Zertifikate, um die Integrität Ihres Dokuments zu gewährleisten.

Fördert ein zeitgesteuertes Geschäft

Jedes Geschäft ist schnelllebig—alles sollte schnell und effektiv erledigt werden, um den Ball am Rollen zu halten. Unternehmen, die die Möglichkeiten der Technologie maximieren, gewährleisten die Produktivität der Mitarbeiter und fördern eine zeitgesteuerte Kultur. Indem sie Fristen Bedeutung beimessen, können Unternehmen, die sich an Liefertermine halten, viel mehr erreichen als unorganisierte Arbeitsplätze.

Es bietet Ihnen Echtzeit-Einblicke in Ihr Geschäft

Mit einem robusten Workflow können Sie sofortige Einblicke gewinnen, die Ihnen helfen, zu verfolgen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. Auch wenn Fehler unvermeidlich sind, können einige Missgeschicke im Voraus gesehen werden, und Optionen können für Lösungen bereitgestellt werden. Darüber hinaus ermöglicht das Führen eines Protokolls über die Einblicke Ihres Unternehmens, die Daten zu überwachen, die Sie benötigen—von den Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen bis zu aktuellen Aufgaben.

Profi-Tipp: Konvertieren Sie PDFs in Online-Formulare mit PlatoForms und verfolgen Sie Ihre Einreichungen in Echtzeit.

Wie erstellt man einen klaren Workflow für Freigaben in der Organisation?

Der Aufbau eines effektiven Workflows ist nur der Anfang—Sie benötigen einen detaillierten Plan, um ihn zu erstellen. Beachten Sie, dass jeder Workflow für jedes Unternehmen anders ist und die folgenden Schritte variieren können. Allgemeine Tipps zur Erstellung eines effektiven Workflows umfassen:

Erstellen Sie einen Fluss von zugewiesenen Personen

Um Missverständnisse darüber zu vermeiden, wer wer ist, erstellen Sie einen dedizierten Workflow für Personen, die einer bestimmten Aufgabe zugewiesen sind. Listen Sie auf, wer die erste Person ist, die die Dokumente erhält, den Prozess danach und die letzte Person, die die Dateien verwaltet.

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Setzen Sie die richtigen Werkzeuge ein

Sobald die verantwortlichen Personen zugewiesen sind, ist es wichtig, die richtigen Werkzeuge auszuwählen, die die Aufgabe erledigen. Erwägen Sie die Verwendung von PDF-Software für einen Workflow, um Freigaben zu erleichtern—wie PlatoForms. PlatoForms Workflow für Ihre PDF-Dokumente hilft Ihrer Organisation, Ihren Freigabeprozess mit unserer Workflow-Funktion zu optimieren—eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, ein PDF in mehreren Schritten auszufüllen.

Unten ist ein Beispiel für ein Szenario, das von unserer Workflow-Funktion profitieren kann:

• Der Kunde kauft ein Auto und füllt ein Formular mit Informationen aus.
• Der Verkäufer erhält das ausgefüllte Formular und unterschreibt es.
• Der Verkäufer sendet das Formular dann zur endgültigen Genehmigung an den Manager.
• Sobald die endgültige Genehmigung erfolgt ist, ist der Deal abgeschlossen.

Durch die Verwendung von PDF-Workflow-Software müssen Sie nicht mehrere Formulare manuell ausdrucken—Sie können einfach ein einziges erstellen, das verschiedene Schritte für jede andere Person enthält, die das Formular ausfüllen wird. Dies spart Ihrem Unternehmen Kosten, Zeit und zusätzliche Arbeit.

Umarmen Sie die Automatisierung

Das Tolle an der Erstellung von Workflows heute ist, dass Sie nicht von Grund auf neu anfangen müssen. Mehrere Tools können Ihren internen Prozess in Minuten automatisieren, je nachdem, welche Art von Workflow Sie benötigen. Dies hilft Ihnen, zu visualisieren, wie Ihr Workflow aussehen wird, und eine klare Vorstellung davon zu bekommen, was zum nächsten Prozess der Aufgabe führen würde. Ein Beispiel dafür ist Asanas Workflow (siehe unten):

Asana bietet einen automatisierten Fluss, um Ihre Arbeit zu optimieren, genannt Workgraph. Dieses Workflow-Tool ermöglicht es Ihnen, zu skizzieren, wer eine bestimmte Aufgabe erledigt und was als nächstes passiert, wobei der Fokus mehr auf strategischen Aktivitäten liegt. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter, an wen sie sich als Nächstes wenden müssen, insbesondere während des Prozesses. Neben der Verwendung von PDF-Workflow-Software können Sie auch andere digitale Workflow-Tools in Betracht ziehen, die Ihnen helfen können, den Unternehmensfluss zu glätten, wie Kissflow, ProcessMaker und mehr.

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Diskutieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie Ihren Workflow nutzen

Jetzt, da Sie Ihren offiziellen Workflow erstellt haben, ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie ihn nutzen. Es ist wichtig, die Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen im Detail zu besprechen, damit jeder einen Überblick über die Aufgaben der anderen erhält. Sich an die Nutzung Ihres internen Workflows zu gewöhnen, kann anfangs Zeit in Anspruch nehmen, aber es wird Ihren Mitarbeitern helfen, sich daran zu gewöhnen.

Testen Sie die Effizienz Ihres Workflows: Macht er Ihre Freigabe schneller?

Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Ihrem Workflow zu schulen, ist nur der Anfang—die Effizienz zu testen, ist der Weg, um zu beweisen, ob es Ihren Prozess verbessert oder nicht. Testen Sie, ob Ihr Workflow funktioniert oder nicht, nachdem Sie ihn einige Monate lang verwendet haben, indem Sie seine Auswirkungen überprüfen. Einige zu berücksichtigende Fragen sind:

• Sind die vorherigen Komplexitäten unseres internen Prozesses jetzt behoben?
• Was sind die Ergebnisse dieses Workflows für den Arbeitsprozess aller (sowohl Vor- als auch Nachteile)?
• Was funktioniert mit Hilfe dieses Workflows?
• Was funktioniert nicht für diesen Workflow und wie kann er verbessert werden?
• Ist der Freigabeprozess in Ihrem Unternehmen jetzt viel besser oder nicht?

Das Testen der Effektivität Ihres Workflows ermöglicht es Ihnen zu sehen, ob er zur Produktivität Ihres Teams beiträgt—es kann Ihnen auch helfen, festzustellen, was verbessert werden muss. Wenn Ihr aktueller Workflow nicht für alle funktioniert, sollten Sie in Betracht ziehen, sich zusammenzusetzen und ihn neu zu gestalten.

Wichtige Erkenntnisse:

• Die Erstellung eines dedizierten Workflows für Ihr Team bietet einen reibungslosen Prozess und eine produktivere Zeit für alle.

• Ein Workflow automatisiert Ihren manuellen Prozess, einschließlich des Versendens von Formularen, Dokumenten und App-Verbindungen.

• Die Verwendung von PDF-Workflow-Software wie PlatoForms in Ihrem Team ermöglicht es Ihnen, ein einziges PDF zu erstellen, das alle notwendigen Details enthält, die Sie benötigen, um Ihre Freigabe zu beschleunigen. Sie können Ihren Kunden oder Kollegen erlauben, ihre PDF-Formulare online auszufüllen, sie zur Genehmigung zu senden und ihre Online-PDF-Formulare innerhalb von Minuten für schnellere Transaktionen einzureichen.

• Die Erstellung eines Workflows ist nicht einfach, aber Sie müssen nur anfangen und ausprobieren, was für alle funktioniert. Die Implementierung ist nur der Anfang—die langfristige Pflege von Workflows kann Ihnen helfen, einen verbesserten Freigabeprozess zu erreichen.

Seien Sie effizient mit PlatoForms als Ihre PDF-Workflow-Software

Unternehmensfreigaben sind jetzt mit unserer Workflow-Funktion ein Kinderspiel. Erstellen Sie Ihr Dokument, lassen Sie Ihren Kunden ihr Online-PDF-Formular einreichen, unterschreiben Sie es und vervollständigen Sie Ihr PDF-Formular, indem Sie es in Sekunden online an den Genehmiger senden. Sie müssen keine Zeit mit dem manuellen Weitergeben von Dokumenten und längeren Prozessen verschwenden—optimieren Sie Ihren Unternehmensfluss. Melden Sie sich hier an, um noch heute Ihren effizienten Workflow zu starten.