Dank des technologischen Fortschritts können wir jetzt ohne Zeit- und Ortsbeschränkungen zusammenarbeiten. Durch Elektrizität, das Internet und die richtigen Kollaborationstools ist Teamarbeit nun in greifbarer Nähe.
Obwohl Teamarbeit nicht im Handumdrehen erledigt ist, erfordert sie viele Qualitäten und Faktoren, damit ein Team erfolgreich ist. Eine der gängigen Strategien zur Maximierung der Produktivität des Teams ist die Verwendung digitaler Kollaborationstools, die nützlich für Brainstorming, Datenspeicherung und Dateiverwaltung sind. Dazu gehören Workflow-Formulare und Online-Genehmigungsformulare.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum die Verwendung von PDF-Workflow-Formularen maßgeblich zu unserem erfolgreichen Teamwork beiträgt. Und wie es auch Ihrem Team Wunder wirken kann.
Inhaltsverzeichnis:
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Die Nachteile einer Organisation ohne Workflow
Um 21:00 Uhr erhielten Sie plötzlich einen Anruf von Ihrem Chef, der alle Formulare anforderte, die heute von Ihren Kunden ausgefüllt wurden. Sie eilten zurück ins Büro und legten alle Formulare in einen Ordner (dachten Sie zumindest) und lieferten die Dateien sofort an Ihren Chef. In dem Glauben, die dringende Aufgabe erledigt zu haben, erhielten Sie plötzlich eine Nachricht von ihm, dass im Ordner ein Formular fehlt. Nur. Ein. Formular.
Wenn Ihr Unternehmen eine Plattform nutzen würde, die es Ihnen ermöglicht, PDF-Formulare in ausfüllbare Web- und Workflow-Formulare umzuwandeln, wäre es einfach, alle Dateien auf Ihrem webbasierten Server zu speichern. Da alle Teammitglieder leicht auf die Dateien zugreifen können, müssten Sie nicht hin- und herlaufen, nur um ein einziges Formular zu holen.
Wenn Unternehmen auf die traditionelle Ablage von Dokumenten angewiesen sind, treten unkontrollierbare Situationen auf, die Raum für Ungenauigkeiten lassen. Aufgrund der COVID-19-Pandemie haben die meisten Unternehmen von der traditionellen internen Ablage auf ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem umgestellt, um ihre elektronischen Formulare effizient zu speichern und zu verfolgen. Darüber hinaus hat der Übergang von einem bürobasierten Setup zu einem Remote-Arbeitsplatz die Bedeutung der Online-Teamzusammenarbeit stark hervorgehoben. Einer der Schlüssel zum Erfolg im Geschäft.
Warum Workflow die Antwort ist
Wenn Sie ein Dokument ausfüllen müssen, ist ein Online-PDF-Formularersteller ein empfohlenes Tool, um ausfüllbare PDFs zu erstellen. Egal, ob Sie beauftragt sind, die Informationen Ihrer Kollegen oder Kunden während einer Geschäftstransaktion zu sammeln. Der schnellste Weg, dies zu tun, besteht darin, ihnen eine vorgefertigte PDF-Formular-Datei zu senden, die sie einfach ausfüllen müssen.
Obwohl ein PDF als ausfüllbares Dokument eingerichtet ist, wird nicht empfohlen, es direkt an Ihre Kunden oder Kollegen zu senden. Während Adobe Acrobat häufig verwendet wird, kann nicht jeder wirklich verstehen, wie man die Dokumente korrekt ausfüllt und speichert. Mit einem leistungsstarken Workflow kann Ihr Team Geschäftspdfs leicht in Online-Formulare umwandeln und mit allen teilen.
5 Gründe, warum Ihr Team ausfüllbare PDF-Formulare und Workflows benötigt
Einfach zu erstellen
Komplexe Tools führen nur zu verschwendeter Zeit und Geschäftskosten, nicht zu Unproduktivität. Das Erstellen von Online-PDF-Formularen und Workflows mit der richtigen Software erfordert keine langwierige Schulung. Darüber hinaus kann die Erstellung von Workflows für das Team spezifische Aufgaben von bestimmten Benutzern festlegen, die sie ausführen.
Präzise Informationen sammeln
Ohne einen ordnungsgemäßen Workflow ist es für Teams schwierig, den Überblick über Dokumente zu behalten. Zum Beispiel ermöglicht unser Workflow-Feature Teams, ein einziges Formular auszufüllen, ohne es neu drucken oder erneut senden zu müssen. Der Workflow generiert ein Online-Formular. Und dasselbe Formular kann an jedes einzelne Teammitglied weitergegeben werden. Auf diese Weise werden alle Mitglieder benachrichtigt, wer fertig ist und wer als nächstes dran ist. Ein reibungsloser Prozess für alle. Mit einem optimierten Workflow können Teams Fehler überwachen und schnell korrigieren. Präzise Daten sammeln.
Es ist günstiger
Wenn Ihr Team PDF-Formulare online ausfüllt, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Liefergebühren und Logistikdienste. Auch das Drucken von Papierformularen ist teuer. Zum Glück passiert das bei Online-Transaktionen nicht!
Es ist organisiert
Ein einziger Workflow liefert sofort Informationen, sodass Sie leicht nachfassen können, wenn ein einzelnes Mitglied das Formular noch nicht ausgefüllt hat. Noch wichtiger ist, dass ein organisierter Workflow regelmäßige Einblicke in Ihren Prozess bietet und alles in Ordnung hält.
Höhere Antwortraten
Das Ausfüllen von PDF-Formularen online und die Verwendung eines ordnungsgemäßen Workflows fördern eine höhere Abschlussrate von Formularen. Teammitglieder müssen keine speziellen Tools verwenden, um eine Aufgabe zu erledigen, geschweige denn geschult werden, um Formulare einzureichen. Alles läuft reibungslos.
Online-PDF-Formulare und Workflows mit PlatoForms abschließen
PlatoForms ist ein Online-PDF-Formularersteller, der ohne Komplikationen auskommt. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihr PDF hochzuladen und, während Sie das Originaldesign Ihres Dokuments beibehalten, ein Online-PDF-Formular mit unserem einfachen Drag-and-Drop-Tool zu erstellen. Sie können dann den Link des Online-PDF-Formulars an Ihren Kunden, Ihren Klienten oder Ihren Kollegen senden, und sie können es einfach und effizient ausfüllen. Ihre Kunden können dies problemlos tun, ohne etwas anderes tun zu müssen, das mehr Zeit und Mühe erfordert, außer es auszufüllen und zu speichern. Danach erhalten Sie das ausgefüllte Formular mit den von ihnen eingegebenen Details und Informationen als PDF.
Als wir PlatoForms erstellt haben, war es unser Ziel, jeden Geschäftsprozess durch Online-Formulare zu verbessern. Als Online-Tool zum Ausfüllen von ausfüllbaren PDFs sind unsere Funktionen darauf ausgelegt, die altmodische Art der unorganisierten Ablage zu beseitigen: die Genauigkeit und Produktivität des Teams zu maximieren.
Neben der Möglichkeit, PDF-Formulare online zu erstellen und auszufüllen, können Sie auch Workflows für Ihr Team erstellen. Workflow ist eine Funktion, mit der Sie ein organisiertes und einzelnes Formular erstellen können, das verschiedene Personen in Ihrem Team ausfüllen können.
Kostenlose Ressource: Erfahren Sie hier mehr über Workflow
PlatoForms-Funktionen
- PDF in ein Webformular umwandeln
- Ein Online-PDF-Formular erstellen
- Ein Masterformular für mehrere PDFs erstellen
- Verwenden Sie Workflow-Formulare für Ihr PDF
Mit diesen Funktionen können Sie jetzt Ihre Formulare an Ihre Kollegen senden, damit sie sie effizient ausfüllen können. Sobald Sie die ausgefüllten Formulare erhalten haben, haben Sie die Möglichkeit, alle PDFs und Formulare zu verwalten, indem Sie die Daten mit dem Online-System von PlatoForms durchsuchen und sortieren.
Ohne die richtigen Tools kann es schwierig sein, mit Ihren Mitgliedern in Kontakt zu treten. Daher ermöglicht die “Teams”-Seite von PlatoForms Ihrem Unternehmen, Ihre Teammitglieder für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit einzurichten. Damit das Team jederzeit und überall schnell auf die Informationen zugreifen kann, finden Sie hier eine kurze Anleitung zur Nutzung dieser Funktion:
Mit diesen Funktionen können Sie jetzt Ihre Formulare an Ihre Kollegen senden, damit sie sie effizient ausfüllen können. Sobald Sie die ausgefüllten Formulare erhalten haben, haben Sie die Möglichkeit, alle PDFs und Formulare zu verwalten, indem Sie die Daten mit dem Online-System von PlatoForms durchsuchen und sortieren.
Ohne die richtigen Tools kann es schwierig sein, mit Ihren Mitgliedern in Kontakt zu treten. Daher ermöglicht die “Teams”-Seite von PlatoForms Ihrem Unternehmen, Ihre Teammitglieder für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit einzurichten.
Damit das Team jederzeit und überall schnell auf die Informationen zugreifen kann, finden Sie hier eine kurze Anleitung zur Nutzung dieser Funktion:
Teammitglieder einladen
Klicken Sie oben rechts auf Teammitglieder einladen. Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse Ihrer Teammitglieder einzugeben.
Zwischen Teams wechseln
Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Namen und wählen Sie das Team aus dem Popup-Menü aus.
Berechtigungen festlegen
PlatoForms ermöglicht es Ihnen, PDF-Formulare zu signieren, PDFs zu teilen und die Berechtigungen Ihrer Teammitglieder für jedes PDF zu verwalten. Sie haben die Möglichkeit auszuwählen, wer unter Ihren Teammitgliedern der Formular-Editor, Formular-Einreicher oder Formular-Einreichungsbetrachter sein wird.
Folgen Sie dem untenstehenden Verfahren, um die Berechtigungen festzulegen:
- Schritt 1: Bewegen Sie den Mauszeiger über das PDF, das Sie bearbeiten möchten
- Schritt 2: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts
- Schritt 3: Wählen Sie Berechtigung aus dem Dropdown-Menü
PDF-Dokumente haben in der Regel ein komplexeres Design als Online-Formulare. Mit PlatoForms können Sie das Beste aus beiden Welten haben, da Ihre Kunden und Kollegen ein einfach auszufüllendes Online-Formular ausfüllen können. Und sobald es abgeschlossen ist, wird PlatoForms ein PDF-Dokument mit Ihrem ursprünglichen Layout generieren und direkt in Ihren Posteingang senden. Jetzt ist das Sammeln von Informationen einfacher als je zuvor (selbst für diejenigen, die nicht technikaffin sind, wie ich!).
Wichtige Erkenntnisse
Durch die Verwendung von Workflow und Online-PDF-Formularen kann Ihr Team:
- Formulare innerhalb von Minuten ausfüllen
- Änderungen nachverfolgen
- Den Status von Formularen überwachen
- Präzise Informationen sammeln
- Zeit und Geld sparen
- Workflow organisieren
- Alles in Ordnung bringen
- Online-PDF-Formulare einfach per E-Mail teilen
Teamzusammenarbeit ist wohl einer der wichtigsten Aspekte des Geschäfts im neuen Normal. Seit der COVID-19-Pandemie 2021 waren Unternehmen gezwungen, zu Hause zu bleiben und das Internet zu maximieren, um Teamarbeit remote zu verbinden und umzusetzen. Mit PlatoForms, egal wo Sie auf der Welt sind. Teamarbeit ist nicht mehr darauf beschränkt, im selben Raum zu sein.
In diesem goldenen Zeitalter des Internets müssen Sie Informationen nicht mehr manuell von einem Dokument in ein anderes kopieren und einfügen. Durch einen PDF-Formularersteller wie PlatoForms können Ihre Kunden und Kollegen die von Ihnen vorbereiteten PDF-Formulare direkt, bequem und problemlos ausfüllen.
Neben Workflow-Formularen bieten wir auch großartige Funktionen, die Ihr Team nutzen kann, einschließlich Master-Formularen, Webformularen und mehr. Um diese verschiedenen Funktionen zu erkunden, melden Sie sich hier kostenlos an, um loszulegen.
