Es ist das digitale Zeitalter der Automatisierung und Online-Transaktionen. Doch einige Unternehmen halten immer noch an alten Methoden fest.
Obwohl 31% der Unternehmen sich bereits entschieden haben, eine bestimmte Aufgabe vollständig zu automatisieren, ist es bis heute nicht jedermanns Sache. Ein Grund dafür ist der fehlende Zugang zu den richtigen Werkzeugen oder einfach das fehlende Wissen darüber.
Eine schwierige und bekannte Situation für Unternehmen (die oft übersehen wird) ist der manuelle Prozess des Ausfüllens von Formularen. Unternehmen sind es gewohnt, Papierformulare an Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke zu verteilen. Formulare für Einstellungen, Onboarding, Abteilungsumfragen und so weiter auszufüllen. Abgesehen von dem zeitaufwändigen Prozess des Hin- und Herschickens verschwenden Unternehmen auch enorme Geschäftskosten.
Papierformulare ausfüllen: Das Schlechte
Ein gutes (und schlechtes) Beispiel aus meiner früheren Erfahrung ereignete sich Anfang 2020.
Mein vorheriges Unternehmen schickte mir ein Bankformular, das ich für mein Gehalt ausfüllen sollte. Wir waren gerade im Lockdown, deshalb mussten sie mir das Formular manuell per Kurier zusenden. Nachdem ich die Bankformulare ausgefüllt hatte, tat ich dasselbe. Ich buchte einen Kurier, schickte das Formular an das Büro zurück und wartete auf die Genehmigung.
Es stellte sich heraus, dass meine Unterschrift im Bankformular nicht mit der Unterschrift auf meinem Dienstausweis übereinstimmte. Die Personalabteilung informierte mich dann, dass ich es erneut unterschreiben und es meiner ID anpassen sollte. Das Komplizierte daran waren drei Dinge: Da ich dasselbe Formular unterschreiben musste, musste das Unternehmen es mir manuell zusenden. Danach musste ich es zurückschicken. Zweitens musste das Bankformular von der HR-Managerin genehmigt werden, die zu der Zeit in einer weit entfernten Stadt war. Da sie viele Kilometer von meiner Stadt entfernt lebte, musste das Unternehmen einen landesweiten Kurier buchen, um das Formular zu ihr zu liefern. Drittens wäre es unmöglich für mich, mein Gehalt rechtzeitig zu erhalten, ohne ihre Unterschrift.
Der gesamte Prozess des Sendens, Empfangens und Ausfüllens der Formulare dauerte fast drei Monate. Das war sowohl für mich als auch für die Personalabteilung frustrierend (wir konnten nur tief seufzen und murmeln: “Das war in der Tat eine Lektion gelernt!”).
PlatoForms-Workflow-Feature: Das Gute
Es gab viele Male, in denen ich dachte, wenn wir nur gewusst hätten, dass es das PlatoForms-Workflow-Feature gibt, hätten wir Unmengen an Zeit, Geld und Aufwand für nur ein einziges Formular gespart. Mit dem Workflow-Feature können Formulare wie Bankformulare, Teambewertungsformulare viel zugänglicher gemacht werden, indem man online einen Workflow erstellt.
Da das Remote-Arbeitsumfeld weiter ansteigt, ist es unmöglich, Papierformulare an jede Person in Ihrem Unternehmen zu senden, damit sie sie ausfüllen. Egal wie sehr Sie eine Reihe von Online-Tools zur Zusammenarbeit mit Ihrem Team nutzen, es reicht einfach nicht aus. Sie benötigen ein Tool, das Ihren Arbeitsprozess vereinfacht. Ein Tool, das Ihnen hilft, online einen Workflow zu erstellen. Ein Tool, das die Dinge erleichtert. Eine Online-PDF-Software, die es Ihnen nicht nur ermöglicht, Ihre komplexen PDFs in Online-Formulare zu konvertieren, sondern auch einen Workflow-Formulardesigner zu erstellen, der den altmodischen Prozess beschleunigt, den wir alle satt haben.
Gründe, warum Sie einen starken Workflow benötigen
Mit unserem Workflow-Formulardesigner können Sie mehr tun, als PDFs in Online-Formulare zu konvertieren, von denen Sie und Ihr Team profitieren können. Dieses fantastische Feature ermöglicht es Ihrer Organisation:
Nie wieder Papier drucken
Stellen Sie sich vor, wie viel Ihre Organisation durch das Drucken von Papierformularen sparen kann. Laut Gartner können Unternehmen über 10 bis 30 Prozent der Geschäftskosten durch Druckausgaben einsparen. Mit starker PDF-Software kann Ihre Organisation beim Kauf von Tinten, Druckmaschinen und Papier sparen.
Laden Sie unser Whitepaper herunter: 5 Gründe, warum Unternehmen auf Online-Formulare umsteigen sollten
Den langen Prozess des manuellen Sendens von Formularen eliminieren
Die gute Nachricht? Sie müssen keine Papierformulare mehr manuell versenden. Zusätzlich zur Konvertierung Ihrer PDFs in Online-Formulare können Sie einfach ausfüllbare PDFs erstellen und sie online an verschiedene Parteien senden, damit sie sie ausfüllen. Keine teuren und zeitaufwändigen Lieferungen mehr nötig.
An alle innerhalb von Sekunden senden
Es kam vor, dass Ihr Formular mehrere Schritte hat, die von verschiedenen Personen im Unternehmen ausgefüllt werden müssen. Kein Problem. Unser Workflow-Feature ermöglicht es Ihnen, Formulare zu senden, die jeder ausfüllen kann.
Der Workflow in Kürze:
Das Ausfüllen von Formularen im Unternehmen muss kein langer Prozess mehr sein. Es kann jetzt alles auf einmal geschehen, nur auf einem einzigen Formular. Da PDF-Formulare online ausgefüllt werden, können Ihre Kollegen problemlos auf alle Ihre Formulare in einem Cloud-Laufwerk zugreifen.
Zeit sparen
Die Automatisierung Ihres Formularausfüllprozesses im Unternehmen bedeutet, mehr Zeit zu sparen und Raum für mehr Produktivität zu schaffen.
Formulardaten sichern
Papierformulare sind entscheidend. Die Verwendung von Cloud-Laufwerken kann jetzt endlich Ihre Online-Formulare sichern. Online-Silos schützen Ihre Formulare vor Katastrophen, Diebstahl und Verlust.
Erstellen Sie einen Workflow online mit PlatoForms
Mit unserem Workflow-Formulardesigner können Sie eine Menge Wunder erschaffen, von denen Sie und Ihr Team profitieren können. Mit diesem großartigen Feature kann Ihre Organisation:
Einen Workflow erstellen
Nachdem Sie sich in Ihr PlatoForms-Konto eingeloggt haben, können Sie auf die Schaltfläche “Workflow erstellen” auf der linken Seite klicken, um einen Workflow online zu erstellen. Fügen Sie Ihre veröffentlichten PDFs zu den Workflow-Schritten hinzu (Sie können mehrere PDFs hinzufügen, wenn Sie möchten).
Jetzt haben wir einen 2-Schritt-Workflow. Sie können die Workflow-Benachrichtigungs-E-Mail für die Personen anpassen, die diese Formulare akzeptieren werden. Es wird automatisch eine E-Mail an diese Parteien gesendet, sobald dieser Schritt abgeschlossen ist. Ein Beispiel ist: Sie können ein bestimmtes Teammitglied benachrichtigen, wenn ein bestimmtes Feld des Formulars ausgefüllt ist und auf seine Genehmigung wartet.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf das “Teilen”-Symbol und “Veröffentlichen.” Eine URL wird generiert. Diese URL ist für Ihre Teamkollegen teilbar. Zusätzlich können Sie diese URL auch in Ihre Website einbetten.
Wenn eine Person, die das Formular erhalten hat, es ausfüllt und einreicht, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, die besagt, dass der erste Schritt abgeschlossen ist. Es wird auch einen Link für den zweiten Schritt enthalten, der im Workflow-Tab (Einsendungen) zu finden ist.
Sobald der Workflow abgeschlossen ist, können Sie die ausgefüllten PDFs von allen Personen herunterladen, die es ausgefüllt haben. Sie können jede abgeschlossene Form überwachen, die von verschiedenen Parteien ausgefüllt wurde. Neben der Erstellung von Workflows kann unsere Software auch viele andere großartige Dinge tun, wie PDFs in Online-Formulare konvertieren, PDFs online ausfüllbar machen und Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare verwandeln. Jetzt wird Ihr Team nicht mehr im gleichen langwierigen Prozess feststecken!
Um mehr über unser Workflow-Feature zu erfahren, besuchen Sie unsere Dokumentationsseite.
