Muchas empresas utilizan herramientas de colaboración en línea para aumentar la productividad, incluyendo PlatoForms. Además de permitirte convertir PDFs en formularios web y enviar formularios PDF en línea, nuestras funciones también ofrecen flujos de trabajo que pueden aumentar la productividad de tu equipo. Sin embargo, las herramientas en línea solo pueden hacer tanto. Mantener un espacio de trabajo ordenado también es importante para lograr la productividad. Una investigación de reliable plant dice que una persona promedio desperdicia más de 4.3 horas a la semana solo buscando un papel. Esto puede desperdiciar tiempo y aumentar el estrés. Mantener un espacio de trabajo limpio y organizado comienza contigo, incluyendo los escritorios. Un escritorio desordenado es el principal culpable de la acumulación de papeles, información perdida y documentos mal manejados, lo que puede causar una reducción de la productividad y un trabajo desorganizado. Considera los siguientes consejos para limpiar tu escritorio y recuperar la productividad:
Tabla de Contenidos
1. Establece un horario semanal de organización/limpieza
2. Haz un hábito de limpiar tu escritorio de trabajo todos los días
3. Deshazte del desorden y aprovecha el almacenamiento en línea
Establece un horario semanal de organización/limpieza
Ya sea una vez a la semana o mensualmente, un horario de limpieza rutinario te permite no acumular desorden. El gran desorden proviene de pequeños. Dar el paso para limpiar tu espacio de trabajo semanalmente puede marcar una gran diferencia. Establece un horario, tómate el tiempo para organizar tus documentos y etiquétalos para futuros propósitos. Por supuesto, organizar documentos no es completamente físico. Dado que los archivos ahora también están disponibles electrónicamente, también puedes establecer una limpieza semanal de tus documentos electrónicos en tu laptop o computadora.
Haz un hábito de limpiar tu escritorio de trabajo todos los días
La limpieza semanal suena genial, pero sería más útil hacerlo todos los días. No, esto no significa que pases todo el día limpiando tu escritorio. Realiza un simple desorden después de las horas de trabajo, como recoger esos blocs de notas innecesarios, organizar tus carpetas y ponerlas donde pertenecen en lugar de dejarlas apiladas en tu mesa. Limpiar tu escritorio todos los días te dará una nueva perspectiva al comenzar el día siguiente, permitiendo un espacio más organizado y limpio para mejorar la productividad.
Deshazte del desorden y aprovecha el almacenamiento en línea
El silo digital realmente llevó el juego de almacenamiento al siguiente nivel. Ahorrar dinero en cajones y espacios físicos para almacenamiento permitió a las empresas seguir utilizando almacenamiento en línea, incluidas las unidades en la nube. Con un silo en línea, estás reduciendo la posibilidad de dependencia del papel y haciendo que tu espacio de trabajo sea mucho más limpio.
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Una de las fortalezas del almacenamiento en línea es la seguridad. Tus documentos están a salvo de desastres inevitables y pérdida de papeles.
Reduce la dependencia del papel
Las impresiones de computadora comprenden la mayor categoría de consumo de productos de papel. Al llevar tus documentos en línea, no solo estás salvando a la madre tierra, sino también mejorando tu productividad. Los beneficios de ir sin papel son infinitos. Será mucho más fácil encontrar información, en lugar de revisar varios cajones y carpetas.
Toma PlatoForms como ejemplo. Nuestras funciones están diseñadas para ayudarte a reducir tu dependencia del papel convirtiendo tus PDFs en formularios en línea. Puedes simplemente subir tus archivos, convertir PDFs en formularios en línea, enviarlos a tus clientes y hacer que completen tus formularios PDF en línea. De esta manera, puedes deshacerte de imprimir formularios en papel y enviar documentos manualmente. Nuestros enlaces compartibles también permitirán a tus clientes enviar sus formularios PDF en línea fácilmente, sin pasos complicados o necesidad de codificación.
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Enviar formularios PDF en línea y organizar tus archivos con PlatoForms
Aquí en PlatoForms, entendemos profundamente la importancia de la organización de archivos en la empresa. A través de la organización adecuada, las empresas no solo lograrán productividad, sino que también ahorrarán tiempo y dinero. Afortunadamente, nuestras funciones no solo te permiten convertir PDF en formularios en línea, sino que también te ayudarán a organizar tus documentos en línea.
Nuestra función de envíos de formularios permite que tus formularios PDF enviados en línea se envíen directamente a tu bandeja de entrada. No solo eso, también te proporciona una notificación en tiempo real en tu página de envíos de PlatoForms, con la fecha y hora del envío como referencia. Además de enviar formularios PDF en línea y hacer un seguimiento de ellos, también puedes hacer mucho más en nuestra página de envíos. Aquí, puedes verificar el progreso de tu flujo de trabajo (si tu PDF ha sido completado por la Persona A y ahora enviado a la Persona B). En lugar de buscar manualmente archivos en tus cajones y gastar una gran cantidad de tiempo revisando cada papel uno por uno, puedes simplemente buscar tu documento por datos de envío. En la página de envíos, también puedes confirmar si los PDFs enviados están revisados o no, permitiéndote tomar nota de los cambios.
Aunque subestimada, la convención adecuada de nombramiento de archivos ayuda mucho con la organización de archivos. De esta manera, puedes reconocer archivos fácilmente, permitiéndote deshacerte de revisar documentos al azar uno por uno. Antes, enviar formularios PDF en línea solo involucraba correos electrónicos. Las organizaciones solían usar software para subir sus archivos, descargarlos, renombrarlos y almacenarlos en carpetas. Aunque este es el proceso tradicional, es tedioso y consume tiempo. Al usar nuestra página de envíos para hacer un seguimiento de tus formularios PDF enviados en línea, no tienes que gastar tiempo organizando documentos y también puedes renombrar automáticamente tus documentos. Si estás integrando tus formularios PDF con una unidad en la nube, puedes dar automáticamente etiquetas/nombres a tus formularios y organizarlos en carpetas específicas. Después de enviar formularios PDF en línea, nuestro software puede crear un PDF usando su nombre original, y puedes actualizar esto en la configuración del PDF o la opción de título del formulario.
Completar formularios PDF en línea nunca ha sido más fácil con PlatoForms. Con nuestras funciones, puedes reducir el desorden en la oficina y beneficiarte de las ventajas interminables de los documentos digitales, como ahorrar tiempo y maximizar la productividad. Regístrate hoy y envía formularios PDF en línea sin problemas con PlatoForms!
