O gerenciamento de despesas envolve todas aquelas tarefas entediantes. arquivamento manual de relatórios, pilhas de papel e organização que consome tempo. Como o arquivamento manual causa muitos problemas, incluindo erros constantes, perder lucros de projetos também pode ser um grande problema. Graças ao Fyle, o gerenciamento de despesas não precisa ser assim. Criado para eliminar o gerenciamento manual de despesas, o Fyle foi estabelecido para ajudar empresas a crescer gerenciando despesas faturáveis, acompanhando recibos, extraindo dados automaticamente e tornando a auditoria pronta. Para completar, as empresas não precisam gastar um centavo com gerenciamento baseado em papel. tornando tudo mais fácil e econômico.
Neste artigo, conversei com o Fyle para falar sobre os detalhes do software. e por que ele é considerado a melhor ferramenta de gerenciamento de despesas do mercado.
O começo
Fyle foi fundado em 2016 por Yashwanth Madhusudan e Sivaramakrishnan Narayanan para acabar com a frustração que vinha com o gerenciamento manual de despesas. O Fyle ajudou empresas a automatizar seu gerenciamento de despesas de ponta a ponta para garantir que tivessem controle total sobre suas despesas comerciais. E agora, somos a primeira empresa a trazer visibilidade em tempo real para gastos com cartão de crédito nos EUA. Falaremos mais sobre isso em como nosso produto funciona.
O Fyle permite que uma empresa tenha controle total de seu processo de gerenciamento de despesas enquanto oferece ao usuário uma experiência superior. Ele combina software de nível empresarial com experiência de nível de usuário para fornecer a funcionários, aprovadores e administradores, assim, dando-lhes controle, flexibilidade e a capacidade de automatizar seu processo de relatórios de despesas da maneira que desejarem.
Nossa integração com a Visa permitirá que o motor de IA do Fyle codifique instantaneamente as informações de gastos, reconcilie a transação do cartão e envie os dados para o ERP de uma organização ou software de contabilidade em nuvem, reduzindo assim uma tonelada de acompanhamentos e trabalho manual para contadores. Dessa forma, permitimos que as empresas eliminem as ineficiências do trabalho manual no gerenciamento de despesas e tenham acesso a dados de gastos aprimorados que permitem que os contadores fechem os livros prontamente.
O desenvolvimento
Começamos com uma versão básica da extensão do Chrome, o aplicativo web e o aplicativo móvel.
Os usuários podiam criar uma despesa, gerar um relatório, enviá-lo, e era só isso. Não havia usuários pagantes nessa fase, apenas usuários de teste. A ideia era adotar uma abordagem centrada no cliente, construir apenas algo que eles quisessem, não criar algo porque queríamos. Conversamos com muitas pessoas, e se notássemos que uma grande parte delas falava sobre o mesmo problema, construíamos e testávamos o que criamos com elas. Garantimos que sempre perguntávamos: “Ei, isso tornará sua vida mais fácil? Ou isso está ajudando?” Essa abordagem é algo que seguimos até hoje.
Inicialmente, as equipes de CS acompanhavam os clientes mensalmente para saber quais problemas estavam enfrentando com o aplicativo online e offline. Como isso ajuda? Por exemplo, se os clientes estavam fazendo algo relacionado à contabilidade offline, que o Fyle não tinha suporte, as equipes de CS, após um acompanhamento, podem tentar encontrar uma maneira de oferecer a mesma solução de uma forma melhor. Novamente, isso seria se muitos clientes tivessem a mesma necessidade. Agora, esse acompanhamento acontece a cada trimestre.
Então, primeiro construímos uma versão beta de um novo recurso, temos 1-2 clientes com quem falamos anteriormente, experimentam, recebem feedback repetido e melhoram. Haverá alguma resistência quando você estiver construindo algo que ninguém tentou com nossa integração com a Visa; o Fyle está se tornando a primeira plataforma de gerenciamento de gastos a lidar com transações diretas e em tempo real de cartões para a Visa. Então, não lançamos para todos de uma vez. Em vez disso, tínhamos uma versão beta que agora foi dada a 17 clientes para teste.
Sobre nossa equipe, todos hoje que possuem uma parte significativa do desenvolvimento começaram como estagiários. Sempre trazemos alguém que assume a responsabilidade pelo que está fazendo e se importa com o produto tanto quanto nós. Construímos não apenas por construir, mas para ver como os clientes podem transformar as coisas com o que fizemos. Eventualmente, vimos que é assim que uma startup tem sucesso.”
- Abhishek Jain, Diretor de Engenharia
Como o Fyle funciona?
O Fyle usa tecnologia OCR para extrair informações de recibos e preencher automaticamente relatórios de despesas. Ele garante precisão e conformidade com a política, pois cada despesa submetida é automaticamente verificada em relação à política da empresa. O Fyle também permite reconciliações automáticas de CCC para melhorar a produtividade financeira. Ele fornece mais transparência usando feeds ao vivo de extratos bancários e rastreamento de gastos com cartões pessoais e empresariais.
Agora, o Fyle lançou uma solução de gerenciamento de gastos em tempo real para clientes que usam cartões corporativos e SMB VISA nos EUA. Com isso, o Fyle se tornou a primeira plataforma de gerenciamento de gastos a oferecer feeds de transações diretas e em tempo real para usuários de qualquer cartão de crédito Visa de qualquer banco.
Isso significa que as empresas podem ver os gastos com cartão à medida que acontecem, obter níveis granulares de controle sobre os gastos com cartão e saber quando cartões de crédito são perdidos ou roubados, pois os usuários poderão ver suas transações em tempo real e podem notificar o administrador sobre quaisquer compras incomuns.
Por que o Fyle é o melhor software de gerenciamento de despesas do mercado
- Para funcionários: Permite fácil submissão e acompanhamento de recibos de aplicativos do dia a dia como G-Suite, Slack, Teams, Outlook, etc.
- Para aprovadores: Impõe conformidade de forma eficiente automatizando verificações pré-submissão.
- Para administradores: Reconciliar facilmente extratos de cartão de crédito. O Fyle reconcilia automaticamente cada despesa de cartão. Gerencie múltiplos programas de cartão de provedores como American Express, VISA, Mastercard, e Diner’s Club centralmente.
- Integrações perfeitas: Com G-Suite e outras plataformas de contabilidade.
Como será o futuro com o Fyle como software de gerenciamento de despesas
- Gerenciamento de gastos em tempo real: A integração do Fyle com a Visa é uma abordagem de ‘traga seu cartão’ que permite que os usuários usem seus cartões empresariais para apoiar sua plataforma de gerenciamento de gastos. Isso significa que qualquer empresa SMB ou de médio porte agora pode acessar o software sem mudar seus cartões. Um titular de cartão pode conectar seu cartão Visa existente ao Fyle e receber notificações por texto cada vez que o cartão for passado em minutos.
- Visão geral de gastos do administrador: Os gastos em toda a organização serão mostrados com gráficos de comparação entre vários comerciantes, projetos, categorias e funcionários. As equipes financeiras podem usar essas informações para otimizar orçamentos e economizar em despesas comerciais. Isso estará ativo até o final deste trimestre.
- Bot do Microsoft Teams: Aprovadores agora poderão aprovar relatórios de despesas de dentro do aplicativo Teams, e os gastadores serão notificados sobre suas despesas de dentro do aplicativo. Este recurso já está ativo.
- Bot do Slack: Aprovadores agora poderão ver uma visão detalhada dos relatórios de despesas de dentro do Slack. Isso já está ativo.
- Os gastadores poderão criar despesas de dentro do bot do Slack e poderão adicionar novas despesas em um relatório de despesas de dentro do Slack: Isso estará ativo até o final deste trimestre.
- Submissão automática de relatórios: Os funcionários podem adicionar despesas e o Fyle cuida de submetê-las automaticamente em intervalos regulares, o que reduz o esforço manual dos usuários. As equipes financeiras podem definir o tempo para submissão automática.
