A gestão de despesas envolve todas aquelas tarefas entediantes. Arquivamento manual de relatórios, toneladas de papel e organização demorada. Como o arquivamento manual causa muitos problemas, incluindo erros constantes, perder lucros de projetos também pode ser um grande problema. Graças ao Fyle, a gestão de despesas não precisa ser assim. Criado para eliminar a gestão manual de despesas, o Fyle foi estabelecido para ajudar empresas a crescer gerenciando despesas faturáveis, acompanhando recibos, extraindo dados automaticamente e preparando auditorias. Para completar, as empresas não precisam gastar um centavo com gestão baseada em papel. Tornando as coisas mais fáceis e econômicas.
Neste artigo, conversei com o Fyle para falar sobre os detalhes do software. E por que ele é considerado a melhor ferramenta de gestão de despesas do mercado.
O começo
Fyle foi fundado em 2016 por Yashwanth Madhusudan e Sivaramakrishnan Narayanan para acabar com a frustração que vinha com a gestão manual de despesas. O Fyle ajudou empresas a automatizar sua gestão de despesas de ponta a ponta para garantir que tivessem controle total sobre suas despesas empresariais. E agora, somos a primeira empresa a trazer visibilidade em tempo real para gastos com cartão de crédito nos EUA. Falaremos mais sobre isso na seção de como nosso produto funciona.
O Fyle permite que uma empresa tenha controle total sobre seu processo de gestão de despesas enquanto oferece ao usuário uma experiência superior. Ele combina software de nível empresarial com experiência de nível de usuário para fornecer aos funcionários, aprovadores e administradores controle, flexibilidade e a capacidade de automatizar seu processo de relatórios de despesas da maneira que desejarem.
Nossa integração com a Visa permitirá que o motor de IA do Fyle codifique instantaneamente as informações de gastos, reconcilie a transação do cartão e envie os dados para o ERP ou software de contabilidade em nuvem de uma organização, reduzindo assim uma tonelada de acompanhamentos e trabalho manual para contadores. Desta forma, permitimos que as empresas eliminem as ineficiências do trabalho manual na gestão de despesas e tenham acesso a dados de gastos aprimorados que permitem que os contadores fechem os livros rapidamente.
O desenvolvimento
Começamos com uma versão básica da extensão do Chrome, do aplicativo web e do aplicativo móvel.
Os usuários podiam criar uma despesa, gerar um relatório, enviá-lo, e era isso. Não havia usuários pagantes nesta fase, apenas usuários de teste. A ideia era adotar uma abordagem centrada no cliente, construir apenas algo que eles quisessem, não criar algo porque queríamos. Falamos com muitas pessoas, e se notássemos que uma grande parte delas falava sobre o mesmo problema, construíamos e testávamos o que criamos com elas. Garantimos que sempre perguntávamos: “Ei, isso tornará sua vida mais fácil? Ou está ajudando?” Esta abordagem é algo que seguimos até hoje.
Inicialmente, as equipes de CS seguiam mensalmente com os clientes para saber quais problemas estavam enfrentando com o aplicativo online e offline. Como isso ajuda? Por exemplo, se os clientes estavam fazendo algo relacionado à contabilidade offline, que o Fyle não tinha suporte, as equipes de CS, após um acompanhamento, podem tentar descobrir como podemos oferecer a mesma solução de uma maneira melhor. Novamente, isso seria se muitos clientes tivessem a mesma necessidade. Agora, esse acompanhamento acontece a cada trimestre.
Então, primeiro construímos uma versão beta de um novo recurso, temos 1-2 clientes com quem falamos anteriormente, experimentamos, recebemos feedback repetido e melhoramos. Haverá alguma fricção quando você estiver construindo algo que ninguém tentou com nossa integração com a Visa. O Fyle está se tornando a primeira plataforma de gestão de gastos a lidar com transações diretas e em tempo real de cartões para a Visa. Então, não lançamos para todos de uma vez. Em vez disso, tínhamos uma versão beta que agora foi dada a 17 clientes para teste.
Sobre nossa equipe, todos hoje que possuem uma parte significativa do desenvolvimento começaram como estagiários. Sempre trazemos alguém que assume a responsabilidade pelo que está fazendo e se importa com o produto tanto quanto nós. Construímos não apenas por construir, mas para ver como os clientes podem transformar as coisas com o que fizemos. Eventualmente, vimos que é assim que uma startup tem sucesso.
- Abhishek Jain, Diretor de Engenharia
Como o Fyle funciona?
O Fyle usa tecnologia OCR para extrair informações de recibos e preencher automaticamente relatórios de despesas. Ele garante precisão e conformidade com a política, pois cada despesa enviada é automaticamente verificada em relação à política da empresa. O Fyle também permite reconciliações automáticas de CCC para melhorar a produtividade financeira. Ele fornece mais transparência usando feeds ao vivo de extratos bancários e rastreamento de gastos com cartões pessoais e empresariais.
Agora, o Fyle lançou uma solução de gestão de gastos em tempo real para clientes que usam cartões VISA corporativos e SMB nos EUA. Com isso, o Fyle se tornou a primeira plataforma de gestão de gastos a oferecer feeds de transações diretas e em tempo real para usuários de qualquer cartão de crédito com tecnologia Visa de qualquer banco.
Isso significa que as empresas podem ver os gastos com cartão à medida que acontecem, ganhar níveis granulares de controle sobre os gastos com cartão e saber quando os cartões de crédito são perdidos ou roubados, pois os usuários poderão ver suas transações em tempo real e podem notificar o administrador sobre quaisquer compras incomuns.
Por que o Fyle é o melhor software de gestão de despesas do mercado
- Para funcionários: Permite fácil envio e rastreamento de recibos de aplicativos do dia a dia como G-Suite, Slack, Teams, Outlook, etc.
- Para aprovadores: Garante conformidade de forma eficiente automatizando verificações pré-envio.
- Para administradores: Reconciliar facilmente extratos de cartão de crédito. O Fyle reconcilia automaticamente cada despesa de cartão. Gerencie múltiplos programas de cartão de fornecedores como American Express, VISA, Mastercard e Diner’s Club centralmente.
- Integrações impecáveis: Com G-Suite e outras plataformas de contabilidade.
Como será o futuro com o Fyle como software de gestão de despesas
- Gestão de gastos em tempo real: A integração do Fyle com a Visa é uma abordagem ’traga seu cartão’ que permite que os usuários usem seus cartões empresariais para apoiar sua plataforma de gestão de gastos. Isso significa que qualquer empresa SMB ou de mercado médio pode agora acessar o software sem mudar seus cartões. Um portador de cartão pode conectar seu cartão Visa existente ao Fyle e receber notificações por texto cada vez que o cartão for usado em minutos.
- Visão geral de gastos do administrador: Os gastos em toda a organização serão mostrados com gráficos de comparação entre vários comerciantes, projetos, categorias e funcionários. As equipes financeiras podem usar essas informações para otimizar orçamentos e economizar em despesas empresariais. Isso estará ativo até o final deste trimestre.
- Bot do Microsoft Teams: Aprovadores agora poderão aprovar relatórios de despesas dentro do aplicativo Teams, e os gastadores serão notificados de suas despesas dentro do aplicativo. Este recurso já está ativo.
- Bot do Slack: Aprovadores agora poderão ver uma visão detalhada dos relatórios de despesas dentro do Slack. Isso já está ativo.
- Os gastadores poderão criar despesas dentro do bot do Slack e poderão adicionar novas despesas em um relatório de despesas dentro do Slack: Isso estará ativo até o final deste trimestre.
- Envio automático de relatórios: Os funcionários podem adicionar despesas e o Fyle cuida de enviá-las automaticamente em intervalos regulares, o que reduz o esforço manual dos usuários. As equipes financeiras podem configurar o tempo para envio automático.
