La gestión de gastos comprende todas las cosas aburridas. El archivo manual de informes, toneladas de papel y una organización que consume mucho tiempo. Debido a que el archivo manual causa muchos inconvenientes, incluyendo errores constantes, perder ganancias de proyectos también puede ser un gran problema. Gracias a Fyle, la gestión de gastos no tiene que ser así. Creado para eliminar la gestión manual de gastos, Fyle fue establecido para ayudar a las empresas a escalar gestionando gastos facturables, manteniendo un seguimiento de los recibos, extrayendo datos automáticamente y preparando auditorías. Para añadir la cereza al pastel, las empresas no tienen que gastar un centavo en gestión basada en papel, haciendo las cosas más fáciles y económicas.
En este artículo, me puse al día con Fyle para hablar sobre los entresijos del software y por qué se considera la mejor herramienta de gestión de gastos en el mercado.
El comienzo
Fyle fue fundado en 2016 por Yashwanth Madhusudan y Sivaramakrishnan Narayanan para acabar con la frustración que venía con la gestión manual de gastos. Fyle ayudó a las empresas a automatizar su gestión de gastos de extremo a extremo para asegurar que tuvieran un control completo sobre sus gastos empresariales. Y ahora, somos la primera empresa en ofrecer visibilidad en tiempo real del gasto con tarjetas de crédito en los EE.UU. Hablaremos más sobre esto en cómo funciona nuestro producto.
Fyle permite a una empresa obtener control total de su proceso de gestión de gastos mientras ofrece al usuario una experiencia superior. Combina software de nivel empresarial con una experiencia de usuario para proporcionar a empleados, aprobadores y administradores, dándoles así control, flexibilidad y la capacidad de automatizar su proceso de reporte de gastos de la manera que deseen.
Nuestra integración con Visa permitirá que el motor de IA de Fyle codifique instantáneamente la información del gasto, concilie la transacción de la tarjeta y envíe los datos al ERP de una organización o al software de contabilidad en la nube, reduciendo así una gran cantidad de seguimientos y trabajo manual para los contadores. De esta manera, permitimos a las empresas eliminar las ineficiencias del trabajo manual de la gestión de gastos y acceder a datos de gasto mejorados que permiten a los contadores cerrar libros de manera oportuna.
El desarrollo
Comenzamos con una versión básica de la extensión de Chrome, la aplicación web y la aplicación móvil.
Los usuarios podían crear un gasto, generar un informe, enviarlo y eso era todo. No había usuarios de pago en esta fase, solo usuarios de prueba. La idea era adoptar un enfoque centrado en el cliente, solo construir algo que ellos quisieran, no crear algo porque nosotros quisiéramos. Hablamos con muchas personas, y si notábamos que una gran parte de ellas hablaba sobre el mismo problema, lo construíamos y probábamos lo que creamos con ellos. Nos asegurábamos de preguntarles siempre, “Oye, ¿esto hará tu vida más fácil? ¿O está ayudando?” Este enfoque es algo que hemos seguido hasta la fecha, incluso hoy.
Inicialmente, los equipos de CS hacían un seguimiento mensual con los clientes para saber qué problemas enfrentaban con la aplicación en línea y fuera de línea. ¿Cómo ayuda esto? Por ejemplo, si los clientes estaban haciendo algo relacionado con la contabilidad fuera de línea, lo cual Fyle no soportaba, los equipos de CS, después de un seguimiento, pueden intentar idear cómo podemos ofrecer la misma solución de una mejor manera. Nuevamente, esto sería si muchos clientes tenían la misma necesidad. Ahora, este seguimiento ocurre cada trimestre.
Así que primero construimos una versión beta de una nueva característica, tenemos 1-2 clientes con los que hablamos anteriormente, la prueban, obtenemos retroalimentación repetida y mejoramos. Habrá algo de fricción cuando estás construyendo algo que nadie ha intentado con nuestra integración de Visa; Fyle se está convirtiendo en la primera plataforma de gestión de gastos en manejar transacciones directas y en tiempo real con tarjetas Visa. Así que no lo lanzamos a todos de una vez. En su lugar, teníamos una versión beta que ahora se ha dado a 17 clientes para pruebas.
En cuanto a nuestro equipo, todos hoy que poseen una parte significativa del desarrollo comenzaron como pasantes. Siempre traemos a alguien que se adueña de lo que está haciendo y se preocupa por el producto tanto como nosotros. Construimos no solo por hacerlo, sino para ver cómo los clientes pueden cambiar las cosas con lo que hemos hecho. Eventualmente hemos visto, así es como una startup tiene éxito.”
- Abhishek Jain, Director de Ingeniería
¿Cómo funciona Fyle?
Fyle utiliza tecnología OCR para extraer información de los recibos y autocompletar informes de gastos. Asegura precisión y cumplimiento de políticas ya que cada gasto enviado se verifica automáticamente contra la política de la empresa. Fyle también permite conciliaciones automáticas de CCC para mejorar la productividad financiera. Proporciona más transparencia utilizando feeds en vivo de estados de cuenta bancarios y seguimiento de gastos de tarjetas personales y empresariales.
Ahora, Fyle ha lanzado una solución de gestión de gastos en tiempo real para clientes que usan tarjetas VISA corporativas y SMB en los EE.UU. Con esto, Fyle se ha convertido en la primera plataforma de gestión de gastos en ofrecer feeds de transacciones directas y en tiempo real a usuarios de cualquier tarjeta de crédito Visa de cualquier banco.
Esto significa que las empresas pueden ver los gastos de la tarjeta a medida que ocurren, obtener niveles granulares de control sobre los gastos de la tarjeta y saber cuándo se pierden o roban las tarjetas de crédito, ya que los usuarios podrán ver sus transacciones en tiempo real y pueden notificar al administrador sobre cualquier compra inusual.
Por qué Fyle es el mejor software de gestión de gastos en el mercado
- Para empleados: Permite la fácil presentación y seguimiento de recibos desde aplicaciones cotidianas como G-Suite, Slack, Teams, Outlook, etc.
- Para aprobadores: Refuerza el cumplimiento de manera eficiente automatizando las verificaciones previas a la presentación.
- Para administradores: Facilita la conciliación de estados de cuenta de tarjetas de crédito. Fyle concilia automáticamente cada gasto de tarjeta. Gestiona múltiples programas de tarjetas de proveedores como American Express, VISA, Mastercard y Diner’s Club de manera centralizada.
- Integraciones impecables: Con G-Suite y otras plataformas de contabilidad.
Cómo se ve el futuro con Fyle como software de gestión de gastos
- Gestión de gastos en tiempo real: La integración de Fyle con Visa es un enfoque de ‘trae tu tarjeta’ que permite a los usuarios usar sus tarjetas de negocio para apoyar su plataforma de gestión de gastos. Esto significa que cualquier empresa SMB o de mercado medio ahora puede acceder al software sin cambiar sus tarjetas. Un titular de tarjeta puede conectar su tarjeta Visa existente a Fyle y recibir notificaciones de texto cada vez que la tarjeta se desliza en minutos.
- Visión general de gastos del administrador: Los gastos de toda la organización se mostrarán con gráficos comparativos entre varios comerciantes, proyectos, categorías y empleados. Los equipos financieros pueden usar esta información para optimizar presupuestos y ahorrar en gastos empresariales. Esto estará en vivo para el final de este trimestre.
- Bot de Microsoft Teams: Los aprobadores ahora podrán aprobar informes de gastos desde dentro de la aplicación de equipos, y los gastadores recibirán notificaciones de sus gastos desde dentro de la aplicación. Esta característica ya está en vivo.
- Bot de Slack: Los aprobadores ahora podrán ver una vista detallada de los informes de gastos desde dentro de Slack. Esto ya está en vivo.
- Los gastadores podrán crear gastos desde dentro del bot de Slack y podrán agregar nuevos gastos a un informe de gastos desde dentro de Slack: Esto estará en vivo para el final de este trimestre.
- Envío automático de informes: Los empleados pueden agregar gastos y Fyle se encarga de enviarlos automáticamente a intervalos regulares, lo que reduce el esfuerzo manual de los usuarios. Los equipos financieros pueden configurar el tiempo para el envío automático.
