Spesenmanagement umfasst all die langweiligen Dinge. Manuelle Berichterstellung, Unmengen an Papier und zeitaufwändige Organisation. Da manuelle Berichterstellung viele Nachteile mit sich bringt, einschließlich konsistenter Fehler, kann der Verlust von Projektgewinnen ebenfalls ein großes Problem sein. Dank Fyle muss Spesenmanagement nicht so sein. Fyle wurde entwickelt, um manuelles Spesenmanagement zu beseitigen und Unternehmen dabei zu helfen, durch die Verwaltung abrechenbarer Ausgaben, das Nachverfolgen von Belegen, das automatische Extrahieren von Daten und die Audit-Bereitschaft zu skalieren. Als Sahnehäubchen müssen Unternehmen keinen Cent für papierbasiertes Management ausgeben, was die Dinge einfacher und kostengünstiger macht.
In diesem Artikel habe ich mich mit Fyle getroffen, um über die Details der Software zu sprechen und warum sie als das beste Spesenmanagement-Tool auf dem Markt gilt.
Der Anfang
Fyle wurde 2016 von Yashwanth Madhusudan und Sivaramakrishnan Narayanan gegründet, um die Frustration zu beenden, die mit manuellem Spesenmanagement einherging. Fyle half Unternehmen, ihr Spesenmanagement von Anfang bis Ende zu automatisieren, um sicherzustellen, dass sie die volle Kontrolle über ihre Geschäftsausgaben hatten. Und jetzt sind wir das erste Unternehmen, das Echtzeit-Transparenz bei Kreditkartenausgaben in den USA bietet. Wir werden mehr darüber sprechen, wie unser Produkt funktioniert.
Fyle ermöglicht es einem Unternehmen, die vollständige Kontrolle über seinen Spesenmanagement-Prozess zu erlangen und bietet dem Benutzer ein überlegenes Erlebnis. Es kombiniert Unternehmenssoftware mit benutzerfreundlicher Erfahrung, um Mitarbeitern, Genehmigern und Administratoren Kontrolle, Flexibilität und die Möglichkeit zu bieten, ihren Spesenberichterstellungsprozess auf jede gewünschte Weise zu automatisieren.
Unsere Visa-Integration ermöglicht es Fyles KI-Engine, Ausgabendaten sofort zu kodieren, die Kartentransaktion abzugleichen und die Daten an die ERP- oder Cloud-Buchhaltungssoftware einer Organisation zu übermitteln, wodurch viele Nachverfolgungen und manuelle Arbeiten für Buchhalter reduziert werden. Auf diese Weise ermöglichen wir es Unternehmen, die Ineffizienzen manueller Arbeit aus dem Spesenmanagement zu entfernen und Zugang zu verbesserten Ausgabendaten zu erhalten, die es Buchhaltern ermöglichen, Bücher zeitnah abzuschließen.
Die Entwicklung
Wir begannen mit einer Basisversion der Chrome-Erweiterung, der Web-App und der mobilen App.
Benutzer konnten eine Ausgabe erstellen, einen Bericht generieren, ihn einreichen, und das war alles. In dieser Phase gab es keine zahlenden Benutzer, nur Testbenutzer. Die Idee war, einen kundenorientierten Ansatz zu verfolgen, nur etwas zu bauen, das sie wollten, und nicht etwas zu schaffen, weil wir es wollten. Wir sprachen mit vielen Menschen, und wenn wir bemerkten, dass ein großer Teil von ihnen über dasselbe Problem sprach, bauten wir es und testeten, was wir mit ihnen geschaffen hatten. Wir stellten sicher, dass wir sie immer fragten: „Hey, wird das Ihr Leben einfacher machen? Oder hilft das?“ Diesen Ansatz verfolgen wir bis heute.
Anfangs folgten die CS-Teams monatlich bei den Kunden nach, um zu erfahren, welche Probleme sie mit der Anwendung online und offline hatten. Wie hilft das? Zum Beispiel, wenn Kunden etwas im Zusammenhang mit Buchhaltung offline machten, das Fyle nicht unterstützte, konnten die CS-Teams nach einer Nachverfolgung versuchen, herauszufinden, wie wir dieselbe Lösung besser anbieten können. Dies wäre wiederum der Fall, wenn viele Kunden dasselbe Bedürfnis hatten. Jetzt erfolgt diese Nachverfolgung vierteljährlich.
Also bauten wir zuerst eine Beta-Version eines neuen Features, ließen 1-2 Kunden, mit denen wir zuvor gesprochen hatten, es ausprobieren, erhielten wiederholt Feedback und verbesserten es. Es wird einige Reibungen geben, wenn man etwas baut, das noch niemand mit unserer Visa-Integration versucht hat. Fyle wird zur ersten Plattform für Ausgabenmanagement, die direkte und Echtzeit-Kartentransaktionen für Visa abwickelt. Deshalb haben wir es nicht sofort für alle freigegeben. Stattdessen hatten wir eine Beta-Version, die jetzt 17 Kunden zum Testen gegeben wurde.
Was unser Team betrifft, so hat heute jeder, der einen bedeutenden Teil der Entwicklung besitzt, als Praktikant angefangen. Wir bringen immer jemanden herein, der Verantwortung für das übernimmt, was er tut, und sich genauso um das Produkt kümmert wie wir. Wir bauen nicht nur um des Bauens willen, sondern um zu sehen, wie Kunden mit dem, was wir gemacht haben, Dinge verändern können. Schließlich haben wir festgestellt, dass genau so ein Startup erfolgreich ist.“
- Abhishek Jain, Director of Engineering
Wie funktioniert Fyle?
Fyle verwendet OCR-Technologie, um Informationen aus Belegen zu extrahieren und Spesenberichte automatisch auszufüllen. Es gewährleistet Genauigkeit und Einhaltung der Richtlinien, da jede eingereichte Ausgabe automatisch mit der Unternehmensrichtlinie abgeglichen wird. Fyle ermöglicht auch automatische CCC-Abgleiche, um die finanzielle Produktivität zu verbessern. Es bietet mehr Transparenz durch die Nutzung von Live-Feeds von Kontoauszügen und die Nachverfolgung von persönlichen und geschäftlichen Kartenausgaben.
Jetzt hat Fyle eine Echtzeit-Ausgabenmanagement-Lösung für Kunden eingeführt, die Unternehmens- und SMB-VISA-Karten in den USA verwenden. Damit ist Fyle die erste Ausgabenmanagement-Plattform, die direkte und Echtzeit-Transaktionsfeeds für Benutzer jeder Visa-gestützten Kreditkarte von jeder Bank anbietet.
Das bedeutet, dass Unternehmen Kartenausgaben sehen können, sobald sie passieren, ein detailliertes Maß an Kontrolle über Kartenausgaben erlangen und wissen, wann Kreditkarten verloren gehen oder gestohlen werden, da Benutzer ihre Transaktionen in Echtzeit sehen und den Administrator über ungewöhnliche Käufe informieren können.
Warum Fyle die beste Software für Spesenmanagement auf dem Markt ist
- Für Mitarbeiter: Ermöglicht die einfache Einreichung und Nachverfolgung von Belegen aus alltäglichen Anwendungen wie G-Suite, Slack, Teams, Outlook usw.
- Für Genehmiger: Erzwingt effizient die Einhaltung von Richtlinien, indem Vorab-Prüfungen automatisiert werden.
- Für Administratoren: Einfaches Abgleichen von Kreditkartenabrechnungen. Fyle gleicht jede Kartenausgabe automatisch ab. Verwalten Sie mehrere Kartenprogramme von Anbietern wie American Express, VISA, Mastercard und Diner’s Club zentral.
- Nahtlose Integrationen: Mit G-Suite und anderen Buchhaltungsplattformen.
Wie die Zukunft mit Fyle als Spesenmanagement-Software aussieht
- Echtzeit-Ausgabenmanagement: Fyles Integration mit Visa ist ein „Bring your card“-Ansatz, der es Benutzern ermöglicht, ihre Geschäftskarten zu verwenden, um ihre Ausgabenmanagement-Plattform zu unterstützen. Das bedeutet, dass jedes SMB- oder Mid-Market-Unternehmen jetzt auf die Software zugreifen kann, ohne seine Karten zu wechseln. Ein Karteninhaber kann seine bestehende Visa-Karte mit Fyle verbinden und erhält Textbenachrichtigungen, jedes Mal wenn die Karte innerhalb von Minuten verwendet wird.
- Admin-Ausgabenübersicht: Unternehmensweite Ausgaben werden mit Vergleichsdiagrammen über verschiedene Händler, Projekte, Kategorien und Mitarbeiter angezeigt. Finanzteams können diese Informationen nutzen, um Budgets zu optimieren und Geschäftsausgaben zu sparen. Dies wird bis zum Ende dieses Quartals live sein.
- Microsoft Teams Bot: Genehmiger können jetzt Spesenberichte direkt in der Teams-App genehmigen, und Ausgeber werden über ihre Ausgaben innerhalb der App benachrichtigt. Diese Funktion ist bereits live.
- Slack Bot: Genehmiger können jetzt eine detaillierte Ansicht von Spesenberichten direkt in Slack einsehen. Dies ist bereits live.
- Ausgeber können Ausgaben direkt im Slack-Bot erstellen und neue Ausgaben in einen Spesenbericht innerhalb von Slack hinzufügen: Dies wird bis zum Ende dieses Quartals live sein.
- Automatische Berichterstellung: Mitarbeiter können Ausgaben hinzufügen und Fyle kümmert sich um die automatische Einreichung in regelmäßigen Abständen, was den manuellen Aufwand für Benutzer reduziert. Finanzteams können die Zeit für die automatische Einreichung festlegen.
