Desafío
Cuando comenzó la pandemia, Para Sport Germany necesitaba trasladar sus exámenes de certificación y papeleo de miembros en línea — y tenían menos de dos semanas para hacerlo.
No era suficiente simplemente poner los PDFs en la web.
Necesitaban una manera segura y accesible para que cientos de miembros — incluyendo personas con discapacidades — completaran, enviaran y procesaran formularios sin desarrollo personalizado.
Solución de PlatoForms
Max descubrió PlatoForms mientras buscaba una manera sencilla de convertir PDFs diseñados en formularios interactivos en línea.
En pocos días, su equipo digitalizó todos los formularios de exámenes y registros — sin necesidad de programación.
Su flujo de trabajo era simple:
Illustrator → PlatoForms → mapeo de campos → Google Sheets & Slack para actualizaciones automáticas.
“Usamos integraciones como Google Sheets o Slack — esa es la parte que más tiempo nos ahorra.”
Hoy, el mismo flujo de trabajo impulsa sus encuestas anuales a miembros, formularios de pago a instructores e informes educativos.
Resultados Obtenidos
| Métrica | Resultado (Etiquetas listas para la web) | Referencia de Transcripción / Cita del Usuario |
|---|---|---|
| Tiempo de Procesamiento | 30–90 % más rápido | “Ahorramos tiempo del 30 % al 90 %, dependiendo del formulario.” |
| Automatización | Datos sincronizados instantáneamente con Google Sheets | “Usamos integraciones como Google Sheets o Slack… eso ahorra más tiempo.” |
| Envíos | No más impresiones ni envíos por correo | “Antes, tenían que enviarlo por correo. Ahora solo hacen clic en Enviar.” |
| Localización | Todos los formularios disponibles en alemán | “Importo el archivo de traducción al alemán cada vez… toma tres o cuatro minutos por documento.” |
Cada noviembre, alrededor de 2,000 envíos ahora llegan digitalmente — una tarea que antes llenaba días enteros con clasificación manual e ingreso de datos.
“Cada vez más usuarios quieren completarlo en línea — es más fácil para ellos y para nosotros.”
Características que Marcaron la Diferencia
- Constructor de Formularios en Línea a partir de PDF
Transforma PDFs diseñados a medida en formularios web accesibles en minutos.
“Nuestro departamento de diseño crea PDFs; yo los subo y configuro.”
- Integraciones con Google & Slack
Envía datos instantáneamente a hojas de cálculo y canales de equipo — sin copiar/pegar, sin adjuntos de correo electrónico.
- Reutilización y Actualizaciones
Reconstruye más rápido intercambiando PDFs de fondo mientras mantienes toda la lógica del formulario intacta.
“Puedo usar todos los campos de entrada de otro formulario — solo cambio el fondo.”
- Interfaces Localizadas
Proporciona interfaces y mensajes de error en alemán.
- Firmas Integradas
Permite aprobaciones internas sin herramientas adicionales.
El Impacto
Al trasladar los formularios en línea, Para Sport Germany liberó horas cada semana para que el personal se enfoque en lo que realmente importa: apoyar a los atletas y clubes locales.
El cambio no solo ahorró tiempo — hizo el proceso más consistente, accesible y transparente en todos los departamentos.
“En la mayoría de las organizaciones, los procesos están pasando de offline a online — y PlatoForms es una gran parte de esa transformación.”
30-90% Ahorro de Tiempo ｜ 0 Manejo de Envíos Manuales ｜ 2,000+ Envíos Digitales/Año
Cómo Puede Ayudarte
Al igual que el equipo de Max, puedes reemplazar el papeleo lento y manual con flujos de trabajo digitales automatizados — sin reconstruir tus formularios existentes.
PlatoForms te ayuda a:
- convertir PDFs personalizados en formularios en línea inteligentes y accesibles
- sincronizar datos instantáneamente con herramientas como Google Sheets, Slack o tus sistemas internos
- generar documentos completados en segundos
- estandarizar flujos de trabajo en equipos — sin necesidad de programación
Ya sea que trabajes en educación, gobierno, operaciones sin fines de lucro o cualquier equipo que maneje grandes volúmenes de envíos, PlatoForms te ayuda a moverte más rápido, reducir tareas repetitivas y ofrecer una experiencia más fluida para todos.
Desde encuestas anuales hasta pagos a instructores y envíos accesibles — PlatoForms te ofrece un flujo de trabajo confiable que puedes construir una vez y usar durante años.