課題

パンデミックが始まったとき、Para Sport Germanyは、認定試験とメンバーの書類をオンラインに移行する必要がありました。しかも2週間以内に行わなければなりませんでした。

単にPDFをウェブに置くだけでは不十分でした。

何百人ものメンバー、特に障害を持つ人々が、カスタム開発なしでフォームを完成させ、提出し、処理できる安全でアクセスしやすい方法が必要でした。

PlatoFormsソリューション

マックスは、デザインされたPDFをインタラクティブなオンラインフォームに変える簡単な方法を探しているときにPlatoFormsを発見しました。

数日以内に、彼のチームはすべての試験と登録フォームをデジタル化しました。コーディングは不要でした。

彼らのワークフローはシンプルでした。

Illustrator → PlatoForms → フィールドマッピング → Google Sheets & Slackで自動更新。

「Google SheetsやSlackのような統合を使用しています。それが最も時間を節約してくれます。」

今日では、同じワークフローが年間のメンバー調査、インストラクターの支払いフォーム、教育レポートを支えています。

達成された結果

指標	結果（ウェブ対応タグ）	トランスクリプト参照 / ユーザーの引用
処理時間	30–90%速く	「フォームによって30%から90%の時間を節約できます。」
自動化	データが瞬時にGoogle Sheetsに同期	「Google SheetsやSlackのような統合を使用しています…それが最も時間を節約してくれます。」
提出	印刷や郵送が不要に	「以前は郵送しなければなりませんでした。今は送信ボタンをクリックするだけです。」
ローカリゼーション	すべてのフォームがドイツ語で利用可能	「毎回ドイツ語の翻訳ファイルをインポートします…1つのドキュメントに3〜4分かかります。」

毎年11月には、約2,000件の提出がデジタルで届きます。これはかつて手作業での分類とデータ入力に何日もかかっていた作業です。

「ますます多くのユーザーがオンラインで記入したいと思っています。それは彼らにとっても私たちにとっても簡単です。」

違いを生んだ機能

• PDF → オンラインフォームビルダー

  カスタムデザインされたPDFを数分でアクセス可能なウェブフォームに変換します。

  「デザイン部門がPDFを作成し、私はそれをアップロードして設定します。」

• Google & Slack統合

  データをスプレッドシートやチームチャンネルに瞬時にルーティングします。コピー/ペーストやメール添付は不要です。

• 再利用と更新

  背景PDFを交換しながらすべてのフォームロジックを保持して、より速く再構築します。

  「別のフォームからすべての入力フィールドを使用できます。背景を変えるだけです。」

• ローカライズされたインターフェース

  ドイツ語のインターフェースとエラーメッセージを提供します。

• 内蔵署名

  追加のツールなしで内部承認を可能にします。

影響

フォームをオンラインに移行することで、Para Sport Germanyは毎週数時間を解放し、スタッフが本当に重要なこと、つまりアスリートや地元クラブのサポートに集中できるようになりました。

この切り替えは時間を節約するだけでなく、部門間でプロセスをより一貫性があり、アクセスしやすく、透明性のあるものにしました。

「ほとんどの組織では、プロセスがオフラインからオンラインに移行しています。PlatoFormsはその変革の大きな一部です。」

30-90% 時間節約 ｜ 0 手動提出処理 ｜ 2,000+ デジタル提出/年

どのように役立つか

マックスのチームのように、遅い手動の書類作業を自動化されたデジタルワークフローに置き換えることができます。既存のフォームを再構築することなく。

PlatoFormsは次のことを支援します。

• カスタムPDFをスマートでアクセス可能なオンラインフォームに変換
• データをGoogle Sheets、Slack、または内部システムに瞬時に同期
• 完成したドキュメントを数秒で生成
• チーム間でワークフローを標準化。コーディングは不要

教育、政府、非営利団体の運営、または大量の提出を扱うチームであれば、PlatoFormsはより速く動き、反復作業を減らし、すべての人にとってスムーズな体験を提供します。

年間調査からインストラクターの支払い、アクセシビリティに配慮した提出まで、PlatoFormsは一度構築して何年も使用できる信頼性のあるワークフローを提供します。