Défi
Lorsque la pandémie a commencé, Para Sport Allemagne devait déplacer ses examens de certification et la paperasse des membres en ligne. Ils avaient moins de deux semaines pour le faire.
Il ne suffisait pas de simplement mettre des PDF sur le web.
Ils avaient besoin d'un moyen sécurisé et accessible pour que des centaines de membres, y compris des personnes handicapées, puissent compléter, soumettre et traiter des formulaires sans développement personnalisé.
Solution PlatoForms
Max a découvert PlatoForms en cherchant un moyen simple de transformer des PDF conçus en formulaires en ligne interactifs.
En quelques jours, son équipe a numérisé tous les formulaires d'examen et d'inscription. Aucun codage requis.
Leur workflow était simple :
Illustrator → PlatoForms → mappage des champs → Google Sheets & Slack pour les mises à jour automatiques.
« Nous utilisons des intégrations comme Google Sheets ou Slack. C'est la partie qui nous fait gagner le plus de temps. »
Aujourd'hui, le même workflow alimente leurs enquêtes annuelles auprès des membres, les formulaires de paiement des instructeurs et les rapports éducatifs.
Résultats Obtenus
| Métrique | Résultat (Tags Prêts pour le Web) | Référence de la Transcription / Citation de l'Utilisateur |
|---|---|---|
| Temps de Traitement | 30–90 % plus rapide | « Nous économisons du temps de 30 % à 90 %, selon le formulaire. » |
| Automatisation | Les données se synchronisent instantanément avec Google Sheets | « Nous utilisons des intégrations comme Google Sheets ou Slack… cela nous fait gagner le plus de temps. » |
| Soumissions | Plus d'impression ni d'envoi postal | « Avant, ils devaient l'envoyer par la poste. Maintenant, ils cliquent simplement sur Envoyer. » |
| Localisation | Tous les formulaires disponibles en allemand | « J'importe le fichier de traduction allemande à chaque fois… cela prend trois ou quatre minutes par document. » |
Chaque novembre, environ 2 000 soumissions arrivent désormais numériquement. Une tâche qui remplissait autrefois des journées entières de tri manuel et de saisie de données.
« De plus en plus d'utilisateurs veulent le remplir en ligne, c'est plus facile pour eux et pour nous. »
Fonctionnalités Qui Ont Fait la Différence
- PDF → Générateur de Formulaires en Ligne
Transformez des PDF conçus sur mesure en formulaires web accessibles en quelques minutes.
« Notre département de design crée des PDF ; je les télécharge et les configure. »
- Intégrations Google & Slack
Dirigez les données instantanément vers des feuilles de calcul et des canaux d'équipe, sans copier/coller, ni pièces jointes par email.
- Réutilisation & Mises à Jour
Rebâtissez plus rapidement en échangeant les PDF de fond tout en conservant toute la logique du formulaire.
« Je peux utiliser tous les champs d'entrée d'un autre formulaire, il suffit de changer le fond. »
- Interfaces Localisées
Fournissez des interfaces et des messages d'erreur en allemand.
- Signatures Intégrées
Permettez des approbations internes sans outils supplémentaires.
L'Impact
En déplaçant les formulaires en ligne, Para Sport Allemagne a libéré des heures chaque semaine pour que le personnel se concentre sur ce qui compte vraiment : soutenir les athlètes et les clubs locaux.
Le changement n'a pas seulement permis de gagner du temps, il a rendu le processus plus cohérent, accessible et transparent à travers les départements.
« Dans la plupart des organisations, les processus passent de l'offline à l'online, et PlatoForms est une grande partie de cette transformation. »
30-90% Gain de Temps ｜ 0 Gestion Manuelle des Soumissions ｜ 2 000+ Soumissions Numériques/An
Comment Cela Peut Vous Aider
Comme l'équipe de Max, vous pouvez remplacer la paperasse lente et manuelle par des workflows numériques automatisés. Sans reconstruire vos formulaires existants.
PlatoForms vous aide à :
- convertir des PDF sur mesure en formulaires en ligne intelligents et accessibles
- synchroniser instantanément les données avec des outils comme Google Sheets, Slack ou vos systèmes internes
- générer des documents complétés en quelques secondes
- standardiser les workflows à travers les équipes. Aucun codage requis
Que vous travailliez dans l'éducation, le gouvernement, les opérations à but non lucratif ou toute équipe gérant de grands volumes de soumissions, PlatoForms vous aide à aller plus vite, à réduire les tâches répétitives et à offrir une expérience plus fluide pour tous.
Des enquêtes annuelles aux paiements des instructeurs en passant par les soumissions accessibles, PlatoForms vous offre un workflow fiable que vous pouvez construire une fois et utiliser pendant des années.