Défi
Le cabinet s'appuyait fortement sur des formulaires papier, tant en interne qu'avec les clients.
1. Formulaires de divulgation des avocats (Interne)
Toutes les quelques semaines, les 70 avocats devaient remplir un formulaire de divulgation confirmant s'ils avaient effectué un travail rémunéré pour un client spécifique en dehors du cabinet.
- Imprimés et distribués sur papier
- Réponses Oui / Non entourées à la main
- Explications écrites requises en cas de "Oui"
- Collecte lente et traitement manuel
2. Accueil des clients en Fiducie & Successions (Externe)
Le département Fiducie & Successions utilisait un formulaire d'accueil PDF de 12 pages pour les clients préparant des testaments.
- Les clients le remplissaient à la main
- Les formulaires étaient envoyés par courrier, déposés ou complétés sur place
- Le personnel scannait les soumissions manuellement
- L'écriture manuscrite était souvent difficile à lire
- Les avocats recevaient les informations tardivement, juste avant les réunions
"Les gens devaient écrire à la main un formulaire de 12 pages, l'envoyer par courrier ou le déposer, puis nous devions le scanner, et parfois c'était difficile à lire."
Le processus consommait du temps pour les clients, assistants et avocats, et créait des frictions inutiles avant même le début des consultations.
Solution PlatoForms
L'équipe de Keith a transféré les deux flux de travail dans PlatoForms, remplaçant le papier par des formulaires en ligne ne nécessitant aucun compte utilisateur ni inscription.
Utilisation interne : divulgation des avocats
- Les formulaires de divulgation papier ont été convertis en formulaires en ligne
- Les formulaires sont envoyés par e-mail à tous les avocats
- Les réponses sont collectées numériquement et centralement
Utilisation orientée client : accueil Fiducie & Successions
Le PDF de 12 pages a été converti en un formulaire en ligne à l'aide de la téléchargement de PDF et génération de formulaire de PlatoForms. Le formulaire est :
- Partagé via le site web du cabinet
- Envoyé directement par les secrétaires ou avocats
- Les clients le complètent chez eux, avant leur première réunion
"La plupart des gens voulaient le remplir en ligne avant de venir. Maintenant, ils peuvent le soumettre, puis nous les appelons pour fixer la réunion."
Résultats obtenus
Le passage des formulaires papier aux formulaires en ligne a immédiatement permis des économies de temps dans tout le cabinet.
Ce qui a changé :
- Les clients remplissent les formulaires à l'avance, à leur propre rythme
- Les avocats reçoivent des informations claires, lisibles et bien organisées
- Les assistants n'aident plus les clients à remplir les documents en personne
- L'informatique peut mettre à jour les formulaires rapidement sans réimpression ni redistribution
Volume de soumissions
- ~10 soumissions par semaine
- ~30 soumissions par mois pour le formulaire d'accueil Fiducie & Successions
- Les formulaires sont parfois soumis plusieurs fois par jour
"Cela fait gagner du temps au client, et cela fait gagner du temps à nos avocats. Tout est fait à l'avance et prêt à l'emploi."
| Zone | Avant | Après |
|---|---|---|
| Remplissage du formulaire | Formulaires papier manuscrits | Soumission de formulaire en ligne |
| Expérience client | En bureau, par courrier ou scan | Remplir à domicile |
| Lisibilité | Problèmes d'écriture manuscrite | Réponses claires et tapées |
| Effort du personnel | Collecte et numérisation manuelles | Accueil numérique automatique |
| Mises à jour | Réimpression et redistribution | Modifier une fois, instantanément en ligne |
Fonctionnalités qui ont fait la différence
Keith a souligné plusieurs capacités de PlatoForms qui étaient particulièrement précieuses :
- Conversion PDF → Formulaire en ligne – Téléchargez des PDF existants et transformez-les en formulaires en ligne remplissables
- Formatage intelligent des champs – L'habillage du texte et le redimensionnement dynamique des polices garantissent que tout le contenu s'adapte proprement
- Sortie prête à imprimer – Les formulaires soumis restent clairs et lisibles lorsqu'ils sont imprimés pour les archives
- Aucun compte requis pour les clients – Tout le monde peut soumettre un formulaire sans s'inscrire ni se connecter
"Cela sort toujours bien, jamais difficile à lire ou à utiliser une fois soumis."
Pourquoi pas Google Forms ?
Keith a d'abord envisagé Google Forms mais l'a écarté.
- Nécessite que les utilisateurs aient (ou utilisent) un compte Google
- Ajoute des frictions pour les clients
- Pas idéal pour les flux de travail d'accueil juridique
PlatoForms a permis au cabinet de garder le processus simple et accessible pour tout le monde.
"Tout le monde ne veut pas utiliser un compte Google. Avec PlatoForms, les gens soumettent simplement le formulaire rapidement et facilement."
📖 Lecture connexe : Google Forms AI (Gemini) : Comment ça fonctionne, limitations, et quoi utiliser ensuite – Découvrez pourquoi des outils comme PlatoForms sont souvent mieux adaptés aux flux de travail professionnels.
Adoption croissante dans tout le cabinet
Après avoir vu les résultats dans Fiducie & Successions, d'autres départements ont commencé à explorer une numérisation similaire.
"D'autres départements juridiques veulent faire la même chose parce qu'ils voient à quel point cela fonctionne bien."
L'équipe informatique identifie maintenant activement d'autres formulaires orientés client qui peuvent être transférés dans PlatoForms.
Recommandation générale
Keith décrit PlatoForms comme :
"Très simple et très facile, mais aussi très puissant."
Pour un cabinet d'avocats gérant des divulgations récurrentes et des formulaires d'accueil client longs et chargés de documents, PlatoForms est devenu un moyen pratique de moderniser les flux de travail sans ajouter de complexité.