Herausforderung
Die Kanzlei war stark auf papierbasierte Formulare angewiesen, sowohl intern als auch mit Mandanten.
1. Offenlegungsformulare für Anwälte (Intern)
Alle paar Wochen mussten alle 70 Anwälte ein Offenlegungsformular ausfüllen, um zu bestätigen, ob sie bezahlte Arbeit für einen bestimmten Mandanten außerhalb der Kanzlei geleistet hatten.
- Gedruckt und auf Papier verteilt
- Ja/Nein-Antworten von Hand eingekreist
- Schriftliche Erklärungen erforderlich, wenn „Ja“
- Langsame Sammlung und manuelle Bearbeitung
2. Mandantenaufnahme für Trust & Estates (Extern)
Die Abteilung Trust & Estates verwendete ein 12-seitiges PDF-Aufnahmeformular für Mandanten, die Testamente vorbereiten.
- Mandanten füllten es von Hand aus
- Formulare wurden per Post geschickt, abgegeben oder im Büro ausgefüllt
- Mitarbeiter scannten die Einsendungen manuell
- Handschrift war oft schwer zu lesen
- Anwälte erhielten Informationen spät, direkt vor den Terminen
"Die Leute mussten ein 12-seitiges Formular von Hand ausfüllen, es einsenden oder abgeben, dann mussten wir es scannen, und manchmal war es schwer zu lesen."
Der Prozess verbrauchte Zeit für Mandanten, Assistenten und Anwälte und erzeugte unnötige Reibung, bevor die Beratungen überhaupt begannen.
PlatoForms-Lösung
Keiths Team verlagerte beide Arbeitsabläufe in PlatoForms und ersetzte Papier durch Online-Formulare, die keine Benutzerkonten oder Anmeldungen erforderten.
Interne Nutzung: Offenlegung der Anwälte
- Papier-Offenlegungsformulare wurden in Online-Formulare umgewandelt
- Formulare werden an alle Anwälte per E-Mail gesendet
- Antworten werden digital und zentral gesammelt
Mandantenorientierte Nutzung: Trust & Estates-Aufnahme
Das 12-seitige PDF wurde mit der PDF-Upload- und Formularerstellung von PlatoForms in ein Online-Formular umgewandelt. Das Formular wird:
- Über die Website der Kanzlei geteilt
- Direkt von Sekretären oder Anwälten gesendet
- Von Mandanten zu Hause ausgefüllt, vor ihrem ersten Termin
"Die meisten Leute wollten es online ausfüllen, bevor sie kamen. Jetzt können sie es einreichen, dann rufen wir sie an, um den Termin zu vereinbaren."
Erzielte Ergebnisse
Der Wechsel von Papier zu Online-Formularen führte zu sofortigen Zeitersparnissen in der gesamten Kanzlei.
Was sich geändert hat:
- Mandanten füllen Formulare im Voraus in ihrer eigenen Zeit aus
- Anwälte erhalten saubere, lesbare, gut organisierte Informationen
- Assistenten müssen Mandanten nicht mehr persönlich beim Ausfüllen von Papierkram helfen
- Die IT kann Formulare schnell aktualisieren, ohne neu zu drucken oder zu verteilen
Einsendevolumen
- ~10 Einsendungen pro Woche
- ~30 Einsendungen pro Monat für das Trust & Estates-Aufnahmeformular
- Formulare werden manchmal mehrmals täglich eingereicht
"Es spart dem Mandanten Zeit, und es spart unseren Anwälten Zeit. Alles ist im Voraus erledigt und bereit."
| Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Formularausfüllung | Handgeschriebene Papierformulare | Online-Formulareinreichung |
| Mandantenerfahrung | Im Büro, per Post oder Scannen | Zuhause ausfüllen |
| Lesbarkeit | Probleme mit Handschrift | Saubere, getippte Antworten |
| Personalaufwand | Manuelle Sammlung & Scannen | Automatische digitale Aufnahme |
| Aktualisierungen | Neu drucken & verteilen | Einmal bearbeiten, sofort live |
Funktionen, die den Unterschied machten
Keith hob mehrere Funktionen von PlatoForms hervor, die besonders wertvoll waren:
- PDF → Online-Formular-Konvertierung – Bestehende PDFs hochladen und in ausfüllbare Online-Formulare umwandeln
- Intelligente Feldformatierung – Textumbruch und dynamische Schriftgrößenanpassung sorgen dafür, dass alle Inhalte sauber passen
- Druckfertige Ausgabe – Eingereichte Formulare bleiben klar und lesbar, wenn sie für Unterlagen gedruckt werden
- Kein Konto erforderlich für Mandanten – Jeder kann ein Formular einreichen, ohne sich anzumelden oder einzuloggen
"Es sieht immer gut aus – nie schwer zu lesen oder schwierig zu verwenden, sobald es eingereicht ist."
Warum nicht Google Forms?
Keith erwog zunächst Google Forms, lehnte es jedoch ab.
- Erfordert, dass Benutzer ein Google-Konto haben (oder verwenden)
- Erzeugt Reibung für Mandanten
- Nicht ideal für rechtliche Aufnahmeprozesse
PlatoForms ermöglichte es der Kanzlei, den Prozess einfach und zugänglich für alle zu halten.
"Nicht jeder möchte ein Google-Konto verwenden. Mit PlatoForms können die Leute das Formular schnell und einfach einreichen."
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Wachsende Akzeptanz in der Kanzlei
Nachdem die Ergebnisse in Trust & Estates sichtbar wurden, begannen andere Abteilungen, ähnliche Digitalisierungsmöglichkeiten zu erkunden.
"Andere Rechtsabteilungen wollen dasselbe tun, weil sie sehen, wie gut es funktioniert."
Das IT-Team identifiziert nun aktiv weitere mandantenorientierte Formulare, die in PlatoForms verschoben werden können.
Gesamtempfehlung
Keith beschreibt PlatoForms als:
"Sehr einfach und sehr leicht – aber auch sehr leistungsfähig."
Für eine Anwaltskanzlei, die sich mit wiederkehrenden Offenlegungen und langen, dokumentenintensiven Mandantenaufnahmeformularen befasst, wurde PlatoForms zu einer praktischen Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu modernisieren, ohne Komplexität hinzuzufügen.