挑戰

該事務所嚴重依賴紙質表單——無論是內部還是與客戶之間。

1. 律師披露表單（內部）

每隔幾週，所有 70 名律師都需要填寫一份披露表單，確認他們是否為事務所以外的特定客戶進行過有償工作。

• 打印並以紙張形式分發
• 是 / 否 答案用手圈選
• 當選擇「是」時需要書面解釋
• 收集緩慢且需手動處理

2. 信託與遺產客戶接待（外部）

信託與遺產部門使用一份12 頁的 PDF 接待表單來為準備遺囑的客戶服務。

• 客戶手寫填寫
• 表單通過郵寄、親自遞交或在辦公室完成
• 工作人員手動掃描提交的表單
• 手寫內容經常難以辨認
• 律師在會議前收到信息較晚

「人們必須手寫一份 12 頁的表單，郵寄或親自遞交，然後我們還得掃描——有時候很難讀。」

這個過程消耗了客戶、助理和律師的時間，並在諮詢開始前製造了不必要的摩擦。

PlatoForms 解決方案

Keith 的團隊將這兩個工作流程轉移到PlatoForms，用線上表單取代紙張，無需用戶賬號或註冊。

內部使用：律師披露

• 紙質披露表單被轉換為線上表單
• 表單通過電子郵件發送給所有律師
• 回應以數字化和集中方式收集

面向客戶使用：信託與遺產接待

12 頁的 PDF 被使用 PlatoForms 的PDF 上傳和表單生成功能轉換為線上表單。該表單：

• 通過事務所網站共享
• 由秘書或律師直接發送
• 客戶在家完成，首次會議前提交

「大多數人希望在來之前在線填寫。現在他們可以提交表單，然後我們打電話安排會議。」

取得的成果

從紙張到線上表單的轉變為事務所帶來了即時的時間節省。

變化：

• 客戶提前完成表單，在他們自己的時間內
• 律師收到清晰、可讀、組織良好的信息
• 助理不再需要親自幫助客戶填寫文件
• IT 可以快速更新表單，無需重新打印或分發

提交量

• 每週約 10 次提交
• 信託與遺產接待表單每月約 30 次提交
• 表單有時每天多次提交

「這為客戶節省了時間，也為我們的律師節省了時間。一切都提前完成並準備就緒。」

領域	之前	之後
表單完成	手寫紙質表單	線上表單提交
客戶體驗	在辦公室、郵寄或掃描	在家填寫
可讀性	手寫問題	清晰的打字回應
員工努力	手動收集和掃描	自動數字化接待
更新	重新打印和分發	一次編輯，即時生效

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促成差異的功能

Keith 強調了幾個 PlatoForms 的功能，這些功能特別有價值：

• PDF → 線上表單轉換 – 上傳現有的 PDF 並將其轉換為可填寫的線上表單
• 智能字段格式化 – 文本自動換行和動態字體調整確保所有內容整潔地適應
• 打印就緒輸出 – 提交的表單在打印時仍然清晰可讀
• 客戶無需賬號 – 任何人都可以提交表單，無需註冊或登錄

「它總是出現得很好——提交後從不難讀或難用。」

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為什麼不是 Google Forms？

Keith 最初考慮過 Google Forms，但最終放棄了。

• 需要用戶擁有（或使用）Google 賬號
• 增加了客戶的摩擦
• 不適合法律接待工作流程

PlatoForms 讓事務所能夠保持流程對每個人簡單且可訪問。

「不是每個人都想使用 Google 賬號。使用 PlatoForms，人們可以快速輕鬆地提交表單。」

📖 相關閱讀： Google Forms AI (Gemini)：如何運作、限制及下一步使用什麼 – 探索為什麼像 PlatoForms 這樣的工具通常更適合專業工作流程。

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全事務所的採用增長

在信託與遺產部門看到結果後，其他部門開始探索類似的數字化。

「其他法律部門也想做同樣的事情，因為他們看到效果很好。」

IT 團隊現在正積極識別其他面向客戶的表單，可以轉移到 PlatoForms 中。

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整體推薦

Keith 將 PlatoForms 描述為：

「非常簡單和非常容易——但也非常強大。」

對於處理重複披露和長篇文件密集型客戶接待表單的律師事務所來說，PlatoForms 成為了一種在不增加複雜性的情況下現代化工作流程的實用方式。