Desafío
El bufete dependía en gran medida de formularios en papel, tanto internamente como con los clientes.
1. Formularios de divulgación de abogados (Interno)
Cada pocas semanas, los 70 abogados debían completar un formulario de divulgación confirmando si habían realizado trabajos remunerados para un cliente específico fuera del bufete.
- Impresos y distribuidos en papel
- Respuestas de Sí / No marcadas a mano
- Se requerían explicaciones escritas cuando la respuesta era "Sí"
- Recolección lenta y manejo manual
2. Admisión de clientes de Fideicomisos y Patrimonios (Externo)
El departamento de Fideicomisos y Patrimonios utilizaba un formulario de admisión en PDF de 12 páginas para clientes que preparaban testamentos.
- Los clientes lo llenaban a mano
- Los formularios se enviaban por correo, se entregaban o se completaban en la oficina
- El personal escaneaba las presentaciones manualmente
- A menudo era difícil leer la escritura a mano
- Los abogados recibían la información tarde, justo antes de las reuniones
"La gente tenía que escribir a mano un formulario de 12 páginas, enviarlo por correo o entregarlo, luego teníamos que escanearlo. Y a veces era difícil de leer."
El proceso consumía tiempo para clientes, asistentes y abogados, y creaba fricción innecesaria antes de que las consultas comenzaran.
Solución de PlatoForms
El equipo de Keith trasladó ambos flujos de trabajo a PlatoForms, reemplazando el papel con formularios en línea que no requerían cuentas de usuario ni registros.
Uso interno: Divulgación de abogados
- Los formularios de divulgación en papel se convirtieron en formularios en línea
- Los formularios se envían por correo electrónico a todos los abogados
- Las respuestas se recopilan digitalmente y de manera centralizada
Uso orientado al cliente: Admisión de Fideicomisos y Patrimonios
El PDF de 12 páginas se convirtió en un formulario en línea utilizando la carga de PDF y generación de formularios de PlatoForms. El formulario es:
- Compartido a través del sitio web del bufete
- Enviado directamente por secretarios o abogados
- Los clientes lo completan en casa, antes de su primera reunión
"La mayoría de las personas querían completarlo en línea antes de venir. Ahora pueden enviarlo, luego los llamamos para programar la reunión."
Resultados Alcanzados
El cambio de formularios en papel a formularios en línea generó ahorros de tiempo inmediatos en todo el bufete.
Qué cambió:
- Los clientes completan los formularios con anticipación, en su propio tiempo
- Los abogados reciben información limpia, legible y bien organizada
- Los asistentes ya no ayudan a los clientes a completar el papeleo en persona
- El equipo de TI puede actualizar los formularios rápidamente sin reimprimir ni redistribuir
Volumen de presentaciones
- ~10 presentaciones por semana
- ~30 presentaciones por mes para el formulario de admisión de Fideicomisos y Patrimonios
- Los formularios a veces se envían varias veces al día
"Está ahorrando tiempo al cliente, y ahorra tiempo a nuestros abogados. Todo se hace con anticipación y está listo para usar."
| Área | Antes | Después |
|---|---|---|
| Finalización del Formulario | Formularios en papel escritos a mano | Envío de formularios en línea |
| Experiencia del Cliente | En la oficina, por correo o escaneando | Completar en casa |
| Legibilidad | Problemas de escritura a mano | Respuestas limpias y mecanografiadas |
| Esfuerzo del Personal | Recolección y escaneo manual | Admisión digital automática |
| Actualizaciones | Reimpresión y redistribución | Editar una vez, disponible al instante |
Características que Marcaron la Diferencia
Keith destacó varias capacidades de PlatoForms que fueron especialmente valiosas:
- Conversión de PDF a Formulario en Línea – Cargar PDFs existentes y convertirlos en formularios en línea rellenables
- Formato Inteligente de Campos – El ajuste de texto y el redimensionamiento dinámico de fuentes aseguran que todo el contenido se ajuste limpiamente
- Salida Lista para Imprimir – Los formularios enviados permanecen claros y legibles cuando se imprimen para registros
- No se Requiere Cuenta para los Clientes – Cualquiera puede enviar un formulario sin registrarse o iniciar sesión
"Siempre sale bien, nunca es difícil de leer o usar una vez enviado."
¿Por Qué No Google Forms?
Keith inicialmente consideró Google Forms, pero lo descartó.
- Requiere que los usuarios tengan (o usen) una cuenta de Google
- Añade fricción para los clientes
- No es ideal para flujos de trabajo de admisión legal
PlatoForms permitió al bufete mantener el proceso simple y accesible para todos.
"No todos quieren usar una cuenta de Google. Con PlatoForms, las personas simplemente envían el formulario rápida y fácilmente."
📖 Lectura Relacionada: Google Forms AI (Gemini): Cómo Funciona, Limitaciones y Qué Usar a Continuación – Descubra por qué herramientas como PlatoForms a menudo son una mejor opción para flujos de trabajo profesionales.
Creciente Adopción en Todo el Bufete
Después de ver los resultados en Fideicomisos y Patrimonios, otros departamentos comenzaron a explorar una digitalización similar.
"Otros departamentos legales quieren hacer lo mismo porque ven lo bien que funciona."
El equipo de TI ahora está identificando activamente formularios adicionales orientados al cliente que pueden trasladarse a PlatoForms.
Recomendación General
Keith describe PlatoForms como:
"Muy simple y muy fácil, pero también muy poderoso."
Para un bufete de abogados que maneja divulgaciones recurrentes y formularios de admisión de clientes extensos y con muchos documentos, PlatoForms se convirtió en una forma práctica de modernizar los flujos de trabajo sin añadir complejidad.