Desafio
O escritório dependia fortemente de formulários baseados em papel. tanto internamente quanto com clientes.
1. Formulários de divulgação de advogados (Interno)
A cada poucas semanas, todos os 70 advogados eram obrigados a preencher um formulário de divulgação confirmando se haviam realizado trabalho remunerado para um cliente específico fora do escritório.
- Impressos e distribuídos em papel
- Respostas Sim / Não circuladas à mão
- Explicações escritas exigidas quando "Sim"
- Coleta lenta e manuseio manual
2. Captação de clientes de Trust & Estates (Externo)
O departamento de Trust & Estates usava um formulário de captação em PDF de 12 páginas para clientes que preparavam testamentos.
- Clientes preenchiam à mão
- Formulários eram enviados por correio, entregues pessoalmente ou preenchidos no escritório
- Funcionários escaneavam as submissões manualmente
- A caligrafia muitas vezes era difícil de ler
- Advogados recebiam informações tarde, logo antes das reuniões
"As pessoas tinham que preencher à mão um formulário de 12 páginas, enviá-lo por correio ou entregá-lo pessoalmente, depois tínhamos que escaneá-lo. e às vezes era difícil de ler."
O processo consumia tempo de clientes, assistentes e advogados, e criava atritos desnecessários antes mesmo das consultas começarem.
Solução PlatoForms
A equipe de Keith transferiu ambos os fluxos de trabalho para o PlatoForms, substituindo o papel por formulários online que não exigiam contas de usuário ou inscrições.
Uso interno: Divulgação de advogados
- Formulários de divulgação em papel foram convertidos em formulários online
- Formulários são enviados por e-mail para todos os advogados
- Respostas são coletadas digitalmente e de forma centralizada
Uso voltado para o cliente: Captação de Trust & Estates
O PDF de 12 páginas foi convertido em um formulário online usando o upload de PDF e geração de formulário da PlatoForms. O formulário é:
- Compartilhado via site do escritório
- Enviado diretamente por secretárias ou advogados
- Clientes o preenchem em casa, antes da primeira reunião
"A maioria das pessoas queria preenchê-lo online antes de vir. Agora eles podem enviá-lo, então ligamos para marcar a reunião."
Resultados Alcançados
A mudança de formulários em papel para online gerou economias de tempo imediatas em todo o escritório.
O que mudou:
- Clientes preenchem formulários com antecedência, no seu próprio tempo
- Advogados recebem informações limpas, legíveis e bem organizadas
- Assistentes não precisam mais ajudar clientes a preencher papelada pessoalmente
- TI pode atualizar formulários rapidamente sem reimpressão ou redistribuição
Volume de submissões
- ~10 submissões por semana
- ~30 submissões por mês para o formulário de captação de Trust & Estates
- Formulários às vezes são submetidos várias vezes por dia
"Está economizando tempo do cliente, e economiza tempo dos nossos advogados. Tudo é feito com antecedência e pronto para ir."
| Área | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Conclusão do Formulário | Formulários em papel manuscritos | Submissão de formulário online |
| Experiência do Cliente | No escritório, por correio ou escaneamento | Preencher em casa |
| Legibilidade | Problemas de caligrafia | Respostas digitadas e limpas |
| Esforço da Equipe | Coleta manual e escaneamento | Captação digital automática |
| Atualizações | Reimprimir e redistribuir | Editar uma vez, instantaneamente ao vivo |
Recursos que Fizeram a Diferença
Keith destacou várias capacidades do PlatoForms que foram especialmente valiosas:
- PDF → Conversão de Formulário Online – Carregue PDFs existentes e transforme-os em formulários online preenchíveis
- Formatação Inteligente de Campos – Quebra de texto e redimensionamento dinâmico de fonte garantem que todo o conteúdo se encaixe perfeitamente
- Saída Pronta para Impressão – Formulários enviados permanecem claros e legíveis quando impressos para registros
- Sem Necessidade de Conta para Clientes – Qualquer pessoa pode enviar um formulário sem se inscrever ou fazer login
"Sempre sai bonito. nunca difícil de ler ou usar uma vez enviado."
Por que não Google Forms?
Keith inicialmente considerou o Google Forms, mas descartou a ideia.
- Requer que os usuários tenham (ou usem) uma conta do Google
- Adiciona atrito para os clientes
- Não é ideal para fluxos de trabalho de captação jurídica
O PlatoForms permitiu que o escritório mantivesse o processo simples e acessível para todos.
"Nem todo mundo quer usar uma conta do Google. Com o PlatoForms, as pessoas apenas enviam o formulário de forma rápida e fácil."
📖 Leitura Relacionada: Google Forms AI (Gemini): Como Funciona, Limitações e o que Usar a Seguir – Explore por que ferramentas como o PlatoForms são frequentemente uma escolha melhor para fluxos de trabalho profissionais.
Adoção Crescente em Todo o Escritório
Após ver os resultados em Trust & Estates, outros departamentos começaram a explorar digitalizações semelhantes.
"Outros departamentos jurídicos querem fazer o mesmo porque veem o quão bem funciona."
A equipe de TI está agora ativamente identificando formulários voltados para o cliente adicionais que podem ser movidos para o PlatoForms.
Recomendação Geral
Keith descreve o PlatoForms como:
"Muito simples e muito fácil. mas também muito poderoso."
Para um escritório de advocacia lidando com divulgações recorrentes e formulários de captação de clientes longos e pesados em documentos, o PlatoForms se tornou uma maneira prática de modernizar fluxos de trabalho sem adicionar complexidade.