課題
事務所は紙ベースのフォームに大きく依存していました。内部でもクライアントとのやり取りでも。
1. 弁護士の開示フォーム（内部）
数週間ごとに、70人の弁護士全員が特定のクライアントに対して事務所外で有償の仕事を行ったかどうかを確認する開示フォームを記入する必要がありました。
- 紙に印刷して配布
- 手で「はい/いいえ」を丸で囲む
- 「はい」の場合は手書きの説明が必要
- 収集が遅く、手作業での処理
2. 信託・遺産クライアント受付（外部）
信託・遺産部門は、遺言書を準備するクライアントのために12ページのPDF受付フォームを使用していました。
- クライアントが手書きで記入
- フォームは郵送、持参、またはオフィスで記入
- スタッフが手作業でスキャン
- 手書きが読みづらいことが多い
- 弁護士が情報を受け取るのが遅く、会議直前になることも
「人々は12ページのフォームを手書きで記入し、郵送または持参し、それをスキャンしなければならなかった。そして時には読みづらかった。」
このプロセスはクライアント、アシスタント、弁護士にとって時間を消費し、相談が始まる前に不必要な摩擦を生んでいました。
PlatoFormsソリューション
Keithのチームは両方のワークフローをPlatoFormsに移行し、紙をオンラインフォームに置き換えました。ユーザーアカウントやサインアップは不要です。
内部使用: 弁護士の開示
- 紙の開示フォームをオンラインフォームに変換
- フォームは全弁護士にメールで送信
- 回答はデジタルで中央に収集
クライアント向け使用: 信託・遺産受付
12ページのPDFはPlatoFormsのPDFアップロードとフォーム生成を使用してオンラインフォームに変換されました。フォームは:
- 事務所のウェブサイトを通じて共有
- 秘書や弁護士が直接送信
- クライアントは初回の会議前に自宅で記入
「ほとんどの人は来る前にオンラインで記入したいと思っていました。今ではそれを提出し、私たちが会議を設定するために電話をかけます。」
達成された結果
紙からオンラインフォームへの移行は、事務所全体で即時の時間節約を生み出しました。
変わったこと:
- クライアントは事前に自分の時間でフォームを記入
- 弁護士はきれいで読みやすく、整理された情報を受け取る
- アシスタントはもはやクライアントの書類記入を手伝う必要がない
- ITはフォームを再印刷や再配布なしで迅速に更新可能
提出量
- 週に約10件の提出
- 信託・遺産受付フォームの月に約30件の提出
- フォームは1日に複数回提出されることもある
「クライアントの時間を節約し、弁護士の時間も節約しています。すべてが事前に完了し、準備が整っています。」
| 領域 | 以前 | 以後 |
|---|---|---|
| フォームの完了 | 手書きの紙フォーム | オンラインフォームの提出 |
| クライアントの体験 | オフィス内、郵送、またはスキャン | 自宅で記入 |
| 読みやすさ | 手書きの問題 | きれいでタイプされた回答 |
| スタッフの労力 | 手作業での収集とスキャン | 自動デジタル受付 |
| 更新 | 再印刷と再配布 | 一度編集すれば即座に反映 |
違いを生んだ機能
Keithは特に価値のあるPlatoFormsの機能をいくつか挙げました:
- PDF → オンラインフォーム変換 - 既存のPDFをアップロードして記入可能なオンラインフォームに変換
- スマートフィールドフォーマット - テキストの折り返しと動的なフォントサイズの調整により、すべてのコンテンツがきれいに収まる
- 印刷準備完了の出力 - 提出されたフォームは、記録用に印刷しても明確で読みやすい
- クライアントにアカウント不要 - 誰でもサインアップやログインなしでフォームを提出可能
「いつもきれいに仕上がり、提出後も読みづらかったり使いにくかったりすることはありません。」
なぜGoogleフォームではないのか？
Keithは当初Googleフォームを検討しましたが、却下しました。
- ユーザーがGoogleアカウントを持っている（または使用する）必要がある
- クライアントにとって摩擦を生む
- 法律の受付ワークフローには理想的ではない
PlatoFormsは、プロセスをシンプルでアクセスしやすく保つことを可能にしました。
「誰もがGoogleアカウントを使いたいわけではありません。PlatoFormsでは、人々はフォームを迅速かつ簡単に提出できます。」
📖 関連読み物: Google Forms AI (Gemini): その仕組み、制限、次に使うべきもの - なぜPlatoFormsのようなツールがプロフェッショナルなワークフローに適していることが多いのかを探る。
事務所全体での採用の拡大
信託・遺産部門での結果を見た後、他の部門も同様のデジタル化を模索し始めました。
「他の法律部門も同じことをしたいと考えています。なぜなら、それがどれだけうまく機能するかを見ているからです。」
ITチームは現在、PlatoFormsに移行できる追加のクライアント向けフォームを積極的に特定しています。
全体的な推奨
KeithはPlatoFormsを次のように表現しています:
「非常にシンプルで非常に使いやすい - しかし非常に強力。」
繰り返しの開示や長い文書重視のクライアント受付フォームを扱う法律事務所にとって、PlatoFormsは複雑さを追加することなくワークフローを近代化する実用的な方法となりました。