挑战

该事务所严重依赖纸质表单——无论是内部还是与客户之间。

1. 律师披露表单（内部）

每隔几周，所有 70 名律师都需要填写一份披露表单，确认他们是否在事务所以外为特定客户做过有偿工作。

• 打印并分发纸质表单
• 手动圈选是/否答案
• “是”时需要书面解释
• 收集缓慢且需人工处理

2. 信托与遗产客户信息收集（外部）

信托与遗产部门使用一份12 页的 PDF 信息收集表单来为准备遗嘱的客户服务。

• 客户手动填写
• 表单通过邮寄、亲自递交或在办公室完成
• 员工手动扫描提交的表单
• 手写内容常常难以辨认
• 律师在会议前才收到信息

“人们必须手写一个 12 页的表单，邮寄或递交，然后我们还得扫描——有时很难辨认。”

这一过程消耗了客户、助理和律师的时间，并在咨询开始前制造了不必要的摩擦。

PlatoForms 解决方案

Keith 的团队将两种工作流程都迁移到PlatoForms，用无需用户账户或注册的在线表单替代纸质表单。

内部使用：律师披露

• 纸质披露表单被转换为在线表单
• 表单通过电子邮件发送给所有律师
• 响应被数字化并集中收集

面向客户的使用：信托与遗产信息收集

通过 PlatoForms 的PDF 上传和表单生成，12 页的 PDF 被转换为在线表单。该表单：

• 通过事务所网站分享
• 由秘书或律师直接发送
• 客户在首次会议前在家完成填写

“大多数人希望在来之前在线填写。现在他们可以提交，然后我们打电话安排会议。”

取得的成果

从纸质表单到在线表单的转变为整个事务所立即节省了时间。

变化：

• 客户提前在自己的时间完成表单
• 律师收到清晰、可读、组织良好的信息
• 助理不再需要亲自帮助客户填写表单
• IT 可以快速更新表单，无需重新打印或分发

提交量

• 每周约 10 份提交
• 信托与遗产信息收集表单每月约 30 份提交
• 表单有时每天多次提交

“这节省了客户的时间，也节省了我们律师的时间。一切都提前完成并准备就绪。”

领域	之前	之后
表单完成	手写纸质表单	在线表单提交
客户体验	在办公室、邮寄或扫描	在家填写
可读性	手写问题	清晰、打字的回应
员工努力	手动收集和扫描	自动数字化信息收集
更新	重新打印和分发	编辑一次，立即生效

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使其与众不同的功能

Keith 强调了几个 PlatoForms 的功能，这些功能特别有价值：

• PDF → 在线表单转换 – 上传现有 PDF 并将其转换为可填写的在线表单
• 智能字段格式化 – 文本换行和动态字体调整确保所有内容整洁地适合
• 打印就绪输出 – 提交的表单在打印用于记录时保持清晰可读
• 客户无需账户 – 任何人都可以提交表单，无需注册或登录

“提交后总是效果很好——从不难以阅读或使用。”

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为什么不选择 Google Forms？

Keith 最初考虑过 Google Forms，但最终放弃了。

• 要求用户拥有（或使用）Google 账户
• 增加了客户的摩擦
• 不适合法律信息收集工作流程

PlatoForms 使事务所能够保持流程对所有人简单且易于访问。

“不是每个人都想使用 Google 账户。使用 PlatoForms，人们只需快速轻松地提交表单。”

📖 相关阅读： Google Forms AI (Gemini)：如何运作、局限性及下一步使用什么 – 探索为什么像 PlatoForms 这样的工具通常更适合专业工作流程。

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在事务所内的日益普及

在信托与遗产部门看到成果后，其他部门开始探索类似的数字化。

“其他法律部门也想这样做，因为他们看到了效果。”

IT 团队现在正在积极识别可以迁移到 PlatoForms 的其他面向客户的表单。

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总体推荐

Keith 将 PlatoForms 描述为：

“非常简单和非常容易——但也非常强大。”

对于处理经常性披露和长篇、文件繁重的客户信息收集表单的律师事务所，PlatoForms 成为了一种现代化工作流程的实用方式而不增加复杂性。