Herausforderung

Als die Pandemie begann, musste Para Sport Deutschland seine Zertifizierungsprüfungen und Mitgliederunterlagen online verlagern. Dafür hatten sie weniger als zwei Wochen Zeit.

Es reichte nicht aus, einfach PDFs ins Internet zu stellen.

Sie benötigten eine sichere, zugängliche Möglichkeit für Hunderte von Mitgliedern – einschließlich Menschen mit Behinderungen –, Formulare ohne individuelle Entwicklung auszufüllen, einzureichen und zu verarbeiten.

PlatoForms Lösung

Max entdeckte PlatoForms, während er nach einer einfachen Möglichkeit suchte, gestaltete PDFs in interaktive Online-Formulare zu verwandeln.

Innerhalb weniger Tage digitalisierte sein Team alle Prüfungs- und Anmeldeformulare – ohne Programmierung.

Ihr Workflow war einfach:

Illustrator → PlatoForms → Feldzuordnung → Google Sheets & Slack für automatische Updates.

„Wir nutzen Integrationen wie Google Sheets oder Slack. Das spart uns die meiste Zeit.“

Heute treibt derselbe Workflow ihre jährlichen Mitgliederumfragen, Dozenten-Zahlungsformulare und Bildungsberichte an.

Erzielte Ergebnisse

Metrik	Ergebnis (Web-Ready Tags)	Transkript-Referenz / Benutzerzitat
Bearbeitungszeit	30–90 % schneller	„Wir sparen Zeit von 30 % bis 90 %, je nach Formular.“
Automatisierung	Daten werden sofort mit Google Sheets synchronisiert	„Wir nutzen Integrationen wie Google Sheets oder Slack… das spart die meiste Zeit.“
Einreichungen	Kein Drucken oder Versenden mehr	„Früher mussten sie es per Post senden. Jetzt klicken sie einfach auf Senden.“
Lokalisierung	Alle Formulare auf Deutsch verfügbar	„Ich importiere die deutsche Übersetzungsdatei jedes Mal… es dauert drei oder vier Minuten pro Dokument.“

Jeden November kommen nun rund 2.000 Einreichungen digital an. Eine Aufgabe, die früher ganze Tage mit manueller Sortierung und Dateneingabe füllte.

„Immer mehr Nutzer möchten es online ausfüllen. Es ist einfacher für sie und für uns.“

Funktionen, die den Unterschied machten

• PDF → Online-Formular-Builder

  Individuell gestaltete PDFs in wenigen Minuten in zugängliche Webformulare verwandeln.

  „Unsere Designabteilung erstellt PDFs; ich lade sie hoch und konfiguriere sie.“

• Google & Slack Integrationen

  Daten sofort an Tabellen und Teamkanäle weiterleiten – kein Kopieren/Einfügen, keine E-Mail-Anhänge.

• Wiederverwendung & Updates

  Schneller neu aufbauen, indem Hintergrund-PDFs ausgetauscht werden, während die gesamte Formularlogik erhalten bleibt.

  „Ich kann alle Eingabefelder eines anderen Formulars verwenden – einfach den Hintergrund ändern.“

• Lokalisierte Schnittstellen

  Bereitstellung von deutschsprachigen Schnittstellen und Fehlermeldungen.

• Eingebaute Signaturen

  Ermöglichen interne Genehmigungen ohne zusätzliche Tools.

Die Auswirkungen

Durch die Online-Verlagerung der Formulare gewann Para Sport Deutschland jede Woche Stunden, die das Personal nun auf das Wesentliche konzentrieren kann: die Unterstützung von Athleten und lokalen Vereinen.

Der Wechsel sparte nicht nur Zeit. Er machte den Prozess über die Abteilungen hinweg konsistenter, zugänglicher und transparenter.

„In den meisten Organisationen verlagern sich Prozesse von offline zu online – und PlatoForms ist ein großer Teil dieser Transformation.“

30-90% Zeitersparnis ｜ 0 manuelle Einreichungsbearbeitung ｜ 2.000+ digitale Einreichungen/Jahr

Wie es Ihnen helfen kann

Wie Max' Team können Sie langsame, manuelle Papierarbeit durch automatisierte digitale Workflows ersetzen – ohne Ihre bestehenden Formulare neu zu erstellen.

PlatoForms hilft Ihnen:

• individuelle PDFs in intelligente, zugängliche Online-Formulare zu konvertieren
• Daten sofort mit Tools wie Google Sheets, Slack oder Ihren internen Systemen zu synchronisieren
• fertige Dokumente in Sekunden zu generieren
• Workflows teamübergreifend zu standardisieren – keine Programmierung nötig

Egal, ob Sie im Bildungswesen, in der Regierung, im Non-Profit-Bereich oder in einem Team arbeiten, das große Mengen an Einreichungen bearbeitet, PlatoForms hilft Ihnen, schneller zu arbeiten, sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren und ein reibungsloseres Erlebnis für alle zu bieten.

Von jährlichen Umfragen über Dozenten-Zahlungen bis hin zu barrierefreien Einreichungen – PlatoForms bietet Ihnen einen zuverlässigen Workflow, den Sie einmal erstellen und jahrelang nutzen können.