Warum Unternehmen sich gegen Papierlosigkeit entscheiden

Papierlos zu werden bedeutet nicht nur, das Drucken von Papieren auf einen Schlag zu stoppen, sondern den Gebrauch von Papier in allen Aspekten dauerhaft aufzugeben. Während es für einige einfach klingt, ist es für andere Unternehmen schwierig, auf Papier zu verzichten. und wir haben einige der häufigsten Gründe aufgelistet, warum:

Es ist schwer, das Traditionelle zu brechen

Als Menschen ist es normal, Veränderungen zu hassen. besonders bei etwas, an das wir uns so gewöhnt haben. Einer der Gründe, warum es schwierig ist, auf Papier, Drucker und Kopierer zu verzichten, ist die Vertrautheit, die sie uns bringen. wir sind alle daran gewöhnt, Papier als Teil unseres täglichen Lebens zu haben.

Abgesehen von der Unvertrautheit sind einige ältere Menschen auch nicht so empfänglich für die Nutzung digitaler Technologien. Laut Science Daily machen sich ältere Menschen Sorgen über die Auswirkungen der Technologie auf die Gesellschaft und die Angst, etwas falsch zu machen. Darüber hinaus ist der Mangel an Wissen über die Nutzung von Online-Tools auch ein Grund dafür. Aus diesem Grund ziehen es einige Menschen immer noch vor, Papier anstelle von elektronischen Dokumenten zu verwenden.

Mangelndes Verständnis

Es ist wichtig, dass Mitarbeiter die Ziele des papierlosen Arbeitens tiefgehend verstehen. Dies hilft, den Zweck zu erkennen. warum es nicht nur jetzt, sondern auch langfristig wichtig ist. Um dies zu erreichen, stellen Sie sicher, dass Sie:

Ihre Mitarbeiter schulen: Bewusstsein allein reicht nicht aus. jeder sollte die Bedeutung des papierlosen Arbeitens kennen. Schulen Sie Ihre Organisation über den Grund, warum Sie eine papierlose Richtlinie umsetzen, deren Vor- und Nachteile und wie sie Ihre Organisation verbessern kann. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorteile für Ihre Mitarbeiter hervorheben und wie es sich auswirken kann.

Profi-Tipp: Werden Sie papierlos, indem Sie ausfüllbare PDFs online mit PlatoForms erstellen. Unsere Funktionen ermöglichen es Ihnen, PDFs in Online-Formulare zu konvertieren, was Ihre papierlose Reise viel erreichbarer macht als zuvor.

Ein Beispiel sein: Setzen Sie ein Beispiel für Ihr Team, indem Sie selbst papierlos arbeiten. Auf diese Weise erkennen sie dessen Bedeutung und es wird ihnen leichter fallen, es zu befolgen.

Keine Ressourcen

Nicht jeder hat Zugang zu Online-Tools. deshalb ziehen es einige immer noch vor, Notizblöcke und Ausdrucke während Besprechungen zu verwenden. Obwohl es viele Online-Zusammenarbeitstools für das Team gibt, kann es für einige schwierig sein, sie zu nutzen, insbesondere wenn sie es gewohnt sind, Papier zu verwenden. Um dies zu vermeiden, sollten Sie:

Digitale Tools erkunden: Halten Sie sich über die neuesten Online-Tools auf dem Laufenden, die Sie und Ihr Team nutzen können, um papierlos zu werden. Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation und versuchen Sie, diese Bedürfnisse zu erfüllen, indem Sie nach einem Tool suchen, das die Aufgabe erledigen kann.

Fördern Sie die Nutzung digitaler Geräte: Egal, ob Sie in einer Besprechung sind oder eine Präsentation halten, ermutigen Sie alle, Online-Notizblöcke zum Notieren zu verwenden.

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Die Zukunft einer papierlosen Welt

Sicherheit

Cyber-Bedrohungen sind eine der schwierigsten Herausforderungen beim Übergang zur Digitalisierung. Während elektronische Dokumente Komfort bieten, sind sie anfällig für Phishing- und Virenangriffe. was Unternehmen dazu veranlasst, bei der Online-Verwaltung ihrer Dokumente zurückhaltend zu sein. Darüber hinaus werden Datenverletzungen immer häufiger. insbesondere in der Gesundheitsbranche, die die teuerste Branche für Datenverletzungen ist, mit Kosten von $3,86 Millionen.

Während dies für die meisten Unternehmen das Hauptanliegen ist, ist es auch wichtig, an die Gefahren zu denken, die mit der Aufbewahrung von Informationen in Papierdokumenten verbunden sind. Tatsächlich sind Papiere anfällig für Verlust, Diebstahl und Katastrophen. einer der Gründe, warum über 70 % der Unternehmen innerhalb von 3 Wochen scheitern würden, wenn sie den Verlust papierbasierter Aufzeichnungen erleiden würden, insbesondere aufgrund von Katastrophen. Die Online-Verwaltung von Dokumenten ermöglicht es Unternehmen, ihre Informationen in Cloud-Speichern zu sichern. geschützt vor menschlicher Verlagerung und Katastrophen.

Für zusätzliche Sicherheit Ihrer elektronischen Dokumente sollten Sie:

Wählen Sie einen starken und zuverlässigen Cloud-Speicher: Ihr Cloud-Speicher muss Sicherheit und Komfort bieten, damit Sie Ihre Dokumente problemlos online speichern können.

Verwenden Sie passwortgeschützte Online-Formulare: Egal, ob Sie Online-Formulare versenden, die von Ihren Kollegen ausgefüllt werden sollen, es ist wichtig, diese Formulare mit Passwortschutz zu verschlüsseln, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.

Profi-Tipp: Hier bei PlatoForms bieten wir Formulare an, die mit einem Passwort verschlüsselt werden können. Jetzt können Sie Online-Formulare mit Vertrauen versenden, indem Sie unsere Funktion “Formulare sind passwortgeschützt” aktivieren, wenn Sie jemanden einladen, Ihr Formular auszufüllen. Erfahren Sie mehr hier.

Nutzen Sie HIPAA-konforme Formulare: Wenn Sie in der Gesundheitsbranche tätig sind, sollte die Vertraulichkeit der Patienten oberste Priorität haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Verwendung von HIPAA-konformen Formularen für eine sicherere Datenerfassung nutzen.

Profi-Tipp: Hier bei PlatoForms bieten wir HIPAA-konforme Formulare für eine sichere Erfassung von Patientendaten an. Erfahren Sie mehr hier.

Warum Ihr Unternehmen papierlos werden sollte

Dateien einfach zugreifen

Mit elektronischen Dokumenten, Workflow-Systemen und der Cloud können Organisationen Dokumente und Daten sofort an die richtigen Personen weiterleiten, ohne manuelle Eingriffe.

Workflow automatisieren

Prozessautomatisierung ist das intelligente Management und die Weiterleitung von Informationen durch einen Geschäftsprozess oder Workflow. Prozessmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Geschäftsregeln zu erstellen, um elektronische Dokumente, Berichte usw. zu leiten, zu speichern und zu verteilen. Sie können auch digital mit Kollegen oder Kunden zusammenarbeiten, indem Sie ihnen Dateien zur Überprüfung, Bearbeitung und Speicherung senden.

Prozesse beschleunigen

Elektronische Dokumente können sicher unterschrieben und schnell, zuverlässig und sicher für die nächsten Schritte weitergeleitet werden. Dies kann helfen, den Prozess des Kaufs, der Kreditgenehmigung, der Einreichung von Spesenabrechnungen und vieles mehr zu beschleunigen.

Ihre elektronischen Dokumente anpassen

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme und E-Formular-Lösungen ermöglichen es Ihnen, angepasste elektronische oder papierbasierte Dokumente und Berichte zu erstellen, die den Bedürfnissen Ihrer Kunden oder Ihren eigenen einzigartigen Geschäftsprozessen entsprechen. Sie können Ihre Dateien auch so einstellen, dass sie automatisch in verschiedene Formate aufgeteilt, formatiert, verteilt oder archiviert werden.

Wie Ihr Unternehmen papierlos werden kann

Wenn Sie Ihr Unternehmen papierfrei machen möchten, müssen Sie zunächst entscheiden, welche papierlosen Systeme am besten für kleine Unternehmen geeignet sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Software oder Webanwendungen auswählen, die gut zusammenarbeiten.

• Hier sind einige gute Tools für den Betrieb eines papierlosen kleinen Unternehmens:
• Eine gut gestaltete E-Mail-Anwendung ist ein wichtiger Bestandteil jeder Unternehmenskommunikationsstrategie.
• Das Schreiben von Geschäftsbriefen und anderer Korrespondenz erfordert Textverarbeitungssoftware.
• Tabellenkalkulationen sind wichtige Werkzeuge für das Management von Unternehmensfinanzen und Daten.
• Ein Dokumentenscanner hilft Ihnen, Papierdateien in digitale umzuwandeln.
• Kleine Geschäftsinhaber finden oft Notizprogramme hilfreich, um ihre Ideen festzuhalten und zu teilen.
• Wenn Ihr Unternehmen Zeichnungen und Skizzen verwendet, benötigen Sie auch ein Programm dafür!
• Der einfachste Weg, digitale Dokumente zu erstellen und zu teilen, besteht darin, sie in PDFs zu konvertieren. Wählen Sie PDF-Software, die Ihre PDFs in Online-Formulare konvertieren kann, Ihre PDFs in ausfüllbare Online-Formulare umwandelt und mehr.

Wenn Sie ein erfolgreiches papierloses kleines Unternehmen führen möchten, benötigen Sie die richtigen Software-Tools. PlatoForms ermöglicht es Ihnen, effizient mit PDF-Dateien zu arbeiten.

Werden Sie papierlos mit PlatoForms, indem Sie Ihre PDFs in ausfüllbare Online-Formulare umwandeln

Mit PlatoForms müssen Sie sich keine Sorgen machen, ob Sie schwierige Software oder komplexe PDFs verwenden. Unsere Funktionen ermöglichen es Ihnen, ausfüllbare PDFs online zu erstellen, PDFs in Online-Formulare zu konvertieren, Ihre PDFs in Webformulare umzuwandeln und mehr. Darüber hinaus ist unsere Software anfängerfreundlich. so dass Sie sich schnell daran gewöhnen können. So kann PlatoForms Ihnen auf Ihrer papierlosen Reise helfen:

Einfache Funktionen

Unsere Funktionen erfordern keine erstklassigen IT-Kenntnisse oder Programmiertechniken. so dass Sie nicht viel Zeit und Budget für die Schulung Ihrer Mitarbeiter aufwenden müssen, um sie zu nutzen. Wir wissen, dass sich Unternehmen auf das Geschäft konzentrieren sollten, daher konzentrieren wir uns darauf, komplexfreie Funktionen bereitzustellen.

Maximale Sicherheit

Egal, ob Sie HIPAA-konforme PDF-Formulare oder Cloud-Speicher benötigen, um Ihre elektronischen Dokumente zu speichern, wir haben Sie abgedeckt. Wir bieten HIPAA-konforme PDF-Formulare, die Sicherheit gewährleisten, wenn Sie Dateninformationen von Ihren Patienten sammeln, und Cloud-Speicherintegration, um Ihnen zu helfen, Ihre Formulare digital einfach zu speichern. Von Google Drive bis Dropbox können Sie den bevorzugten Online-Speicher für Komfort wählen.

E-Dokumente auf die nächste Stufe bringen

Indem Sie ausfüllbare PDFs online erstellen und Ihre PDFs in Online-Formulare konvertieren, können Sie Ihre E-Dokumente mit PlatoForms problemlos verwalten. Unsere Funktionen wie E-Signatur-Zertifikat, Webformulare und Master-Formulare organisieren auch Ihre Daten. ein wichtiger Faktor, um Ihre papierlose Reise einfacher als zuvor zu gestalten.

Niedrige Kosten

Unsere Preispläne helfen Ihnen, die hohen Kosten für Druckmaschinen, Tinten und Papier zu sparen. Je nach Bedarf bieten unsere Pläne flexiblen Speicher, Workflows, Teammitgliedzugang und zahlreiche Einladungskontakte.

Melden Sie sich an, erstellen Sie ausfüllbare PDFs online, konvertieren Sie Ihre PDFs in Online-Formulare und vervollständigen Sie Ihre Geschäfts-PDF-Formulare online, um Ihre papierlose Richtlinie umzusetzen!