Desafío
Cada fin de semana, el personal de la farmacia escribía a mano casi 300 formularios, lo cual era lento, propenso a errores e imposible de escalar.
Crear una solución personalizada no era realista, y la mayoría de las herramientas de formularios no podían prellenar datos, manejar flujos de trabajo basados en PDF o soportar procesos de múltiples pasos.
“Estábamos escribiendo cientos de formularios a mano, lo cual consumía mucho tiempo y era fácil cometer errores.”
Solución de PlatoForms
Después de encontrar PlatoForms en Google, el equipo digitalizó todo el flujo de trabajo.
Diseñaron PDFs con marca en Figma, los importaron a PlatoForms y conectaron su sistema de resultados internos con la API de PlatoForms.
Usando Zapier, los datos prellenaron automáticamente cada PDF, generaron documentos pulidos y los entregaron a los pacientes al instante, eliminando la mayor parte del trabajo manual que el personal solía manejar.
“PlatoForms conectó todo, desde nuestra plataforma de datos hasta el PDF final, y simplemente hizo que fluyera.”
Resultados Obtenidos
En pocas semanas, el equipo reemplazó cada formulario escrito a mano con un flujo de trabajo completamente automatizado, ahorrando horas cada día y ofreciendo una experiencia más fluida para los pacientes.
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Escala | 300 formularios escritos a mano/fin de semana | 1,000 formularios automatizados/día |
| Precisión | Errores manuales frecuentes | PDFs consistentes y sin errores |
| Eficiencia | El personal manejaba los formularios manualmente | El personal no técnico maneja los flujos de trabajo de forma independiente |
| Experiencia | Entrega lenta, seguimiento manual | Resultados enviados automáticamente e instantáneamente |
“Redujo errores, aumentó las tasas de finalización y hizo que nuestro proceso se viera profesional.”
Características que Marcaron la Diferencia
- PDF → Constructor de Formularios en Línea – convierte PDFs con marca en formularios en línea rellenables
- Formularios Prellenados e Integración API – autopoblar datos y generar PDFs al instante
- Automatización con Zapier – conecta con herramientas existentes para una entrega sin problemas
- Flujos de Trabajo y Aprobaciones – gestiona revisiones de múltiples pasos y transferencias
- Características de Colaboración – permite a equipos no técnicos gestionar formularios con facilidad
Juntas, estas características convirtieron el complejo papeleo de salud en un flujo de trabajo automatizado sin código que cualquier miembro del equipo podía mantener.
El Impacto
PlatoForms permitió al equipo escalar la capacidad de pruebas, eliminar pasos manuales y entregar resultados más rápido que nunca, sin escribir una sola línea de código.
Para las farmacias ocupadas durante la pandemia, el impacto fue inmediato y significativo.
“PlatoForms es confiable. Una vez que vimos que podía conectarse con Zapier, se volvió muy poderoso para nosotros.”
Cómo Puede Ayudarte
Al igual que el equipo de Amit, puedes reemplazar el papeleo lento y manual con flujos de trabajo digitales automatizados, sin necesidad de codificación.
PlatoForms te ayuda a:
- convertir PDFs en formularios en línea inteligentes
- conectar datos a través de APIs o Zapier
- generar documentos completos al instante
- escalar operaciones sin personal adicional
Ya sea que trabajes en salud, investigación, educación o cualquier campo que maneje grandes volúmenes de datos, PlatoForms te ayuda a moverte más rápido, reducir errores y ofrecer una experiencia fluida de principio a fin.