多くの人は成功の鍵は一生懸命働くことだと信じていますが、もしそれが違うと言ったらどうでしょうか？
確かに、一生懸命働くことは長年にわたって従業員の基準となっていましたが、それはまた多くの人に燃え尽きを引き起こす原因でもあります。私たちは常に、より多くの仕事をすればするほど、より生産的になる、またはタスクに費やす時間が長ければ長いほど効率的になると考えていましたが…
それは大きな間違いです！必ずしもそうではありません。
一生懸命働くことと同時に、賢く働くことも必要です。「賢く働く」とはどういう意味かと疑問に思うかもしれません。
より良く理解するために、賢く働くことを効率的であると考えてみてください。短時間で優れた成果を上げることです。賢く働くことは、時間のかかるタスクを軽減し、生産性を向上させるためのツールを使用することも含まれます。
この新しい働き方を始めるのは、それほど複雑ではありません。実際、ここでは時間を無駄にせずに賢く働く方法をリストアップしました。
もっと読む: 小さな方法で生産的になるには？
賢く働くための10のベスト方法
1. 作業スペースを整理する
私たちは皆、（特に作業スペースで！）散らかりを経験します。それは小さな問題のように見えるかもしれませんが、散らかりは私たちの心に悪影響を与え、生産性を低下させます。Psychology Todayは、散らかりが心に与える悪影響をいくつかリストアップしており、以下のようなものが含まれています：
- 私たちを気を散らせる。
- 過剰な刺激で心を圧倒する。
- 精神的および肉体的にリラックスできないことでストレスを与える。
- 仕事が終わらないというメッセージを脳に送る。
- 不安や心配を引き起こす。
- 創造性と生産性を奪い、考えるための空間を侵害する。
そのため、作業スペースを整理することは、賢く働くための旅を始める完璧な方法です。集中力を高めるだけでなく、特定のタスクを達成するために必要なものをすばやく見つけるのにも役立ちます。
この記事を読んだ後、不要なファイルや書類をデスクから取り除き、重要なファイルや書類を整理するためにフォルダーを使用することで、作業スペースを整理し始めることができます。さらに、ペン、紙、書籍のためのオーガナイザーを使用することもできます。これらは現在需要が高く、店で簡単に見つけることができます。
また、デスクだけでなく、私たちの考えを整理する必要がある場合もあります。そのため、瞑想やジャーナリングを始めることをお勧めします。そこでは、考えや気づきなどをリストアップします。
プロのヒント: オンラインファイルも整理が必要ですので、PlatoFormsのようなツールを使用してPDFファイルをフォームに変換し、オンラインで保存したり、PDFマスターフォームに統合したりすることができます。
もっと読む: 集中力を高める方法：生産性を向上させ、集中力を改善する
2. マルチタスクをやめる
「高いマルチタスクを行う人々は、進むにつれてますます悪化し、より多くの文字を見て、それらを脳内で整理するのに苦労していました。」 -スタンフォード大学のマルチタスクに関する研究でのオフィール
もしまだマルチタスクがタスクを素早く終わらせるのに役立つと思っているなら、スタンフォードの研究によれば、実際にはそうではありません。社会科学者たちは、私たちの脳が一度に複数の情報のスレッドを処理できないと結論付けました。高いマルチタスクを行う人々にいくつかのテストを行った結果、彼らは集中するのが難しく、物事を覚えるのも難しいことがわかりました。
確かに、マルチタスクは私たちの精神的健康に大きな害を及ぼす可能性があります。さらに、Psychology Todayの別の記事では、マルチタスクの10の有害な影響をリストアップしており、以下のようなものがあります：
- 生産性と効率を低下させる。
- うつ病の可能性を高める。
- ストレスを増加させる。
- 人間関係に害を与える可能性がある。
- 骨折を引き起こす可能性がある。
- 学生の成績に悪影響を与える。
- 交通渋滞を引き起こす可能性がある。
- マルチタスクをするほど、タスクから気が散る可能性が高くなる。
- 記憶の問題を引き起こす可能性がある。
- 脳に害を与える。
これらの結果と情報は、マルチタスクが生産性と健康にどれだけ有害であるかを示していますので、今すぐやめることをお勧めします。
代わりに、各タスクに時間を設定し、それらを一度に一つずつ集中して行うようにしましょう。
3. タスクの時間を追跡する
タスクを行う際に自分の時間を計ることも、賢く働く方法の一つです。それは集中力を高め、考える速度を上げ、特定の仕事に与えられた時間を最大限に活用するのに役立ちます。これを支援するための時間追跡ツールがたくさんあります。私たちが提案できるのは、ポモドーロタイマー、Clockify、Hubstaffです。
4. 計画を立てるが、やりすぎない
「準備を怠ることは、失敗の準備をすることだ」とベンジャミン・フランクリンは言います。
生産性に苦労する理由の一つは、何を、どこで、どのように始めるかがわからないことです。これが、日、月、年を計画することが重要である理由です。計画は、特定のタスクや活動にどのように時間を使うかの方向性を与え、ためらいや時間のかかる意思決定なしに物事を成し遂げることを可能にします。
これらの理由に加えて、計画から得られる他の利点は次のとおりです：
- 不安を避けるのに役立つ。
- 集中力を高める。
- 明確さを与える。
- ワークライフバランスを達成するのを助ける。
計画は難しいように聞こえるかもしれませんが、1日のタスクのリストを作成するだけで始めることができます。プランナーも市場にたくさんあるので、見つけるのは難しくありません。
一方で、計画は生産性に大きく貢献することができますが、過度の計画はそれに害を及ぼすこともあります。実際、ロチェスター大学で行われた研究によれば、日々の具体的な計画を持つ学生は、勉強時間が少なくなり、1か月後には計画ワークシートを記入しなくなることがわかりました。一方、月次計画を持つ学生は、実験内で他のグループよりも多く勉強していることが報告されました。
この研究は、タスクの計画に関しては、あまり具体的である必要はなく、シンプルであるほど良いことを示しています。
5. 休憩を取る
休憩を取る力を過小評価してはいけません。休憩を怠ることが怠惰の兆候と考えられていた時代は終わりました。2011年のイリノイ大学の研究によれば、長時間タスクを行うと注意力が低下することが示されています。したがって、タスクの間に短い休憩を取ることは、集中力を維持し、生産性を高めるために重要です。ポモドーロテクニックは、それを始めるのに最適な方法の一つです。
もっと読む: 生産性のためのポモドーロテクニック：効果はあるのか？
6. 生産性ツールを使用する
技術の良いところは、私たちのジレンマを解決し続けてくれることです。今日では、毎日賢く働くのに役立つ生産性ツールがあります。以下は、私たちが提案するツールのリストです：
- PlatoForms（PDFファイルとファイルワークフロー用）
- Zapier（自動化用）
- Trello（プロジェクト管理用）
- Googleカレンダー（予定とタスクリマインダー用）
- Slack（コミュニケーション用）
- Free Logo Creator（ブランディング用）
プロのヒント: チームで作業している場合、PDFワークフローツールのようなPlatoFormsは、ファイルを再生産することなく情報を迅速に共有し変更するのに役立ちます。また、各メンバーがオンラインでPDFフォームを数ステップで完成させることができ、時間とエネルギーを節約できます。
7. 締め切りを真剣に受け止める
賢く働きたいなら、締め切りは守るために設定されていることを忘れないでください。締め切りをモチベーションとして、タスクを迅速に終わらせるようにし、できる限りそれを守るようにしましょう。（ただし、仕事の質を忘れずに！）
締め切りを守るのに苦労している人は、以下のことを試してみてください：
- 締め切り前にリマインダーを設定する。
- 慣れていることや簡単なことから始める。
- 重要で緊急のタスクを優先する。
- 締め切りを待たずに、早めに終わらせることができるタスクは早めに終わらせ、修正の時間を確保する。
8. 生産性のための最適な時間を見つける
生産性を高める最良の方法の一つは、気が散らない時間帯や頭が働く時間帯を見つけることです。例えば、夜型の人で夜により活発であるなら、夜が最適な作業時間です。朝型の人も同様です。
他の人にとっては、夜の方が気が散らず、騒音も少ないため、その時間に作業する方が生産的になる場合もあります。
9. タスクを委任し、まとめる
一度に大量のタスクを行うと混乱しやすくなるため、それらをすばやく達成できる小さなタスクに分解することも重要です。例えば、コンテンツライティングのタスクがある場合、このタスクをコンテンツのアウトライン作成、コンテンツライティング、校正といった小さなタスクに分けることができます。
また、タスクを一人で行う必要はありません。特にチームがある場合は、助けを求め、可能であればタスクを委任することを学びましょう。これにより、より重要な研究に集中でき、チームメンバーは自分の時間を最大限に活用できます。
10. ルーチンを守る
クリシェに聞こえるかもしれませんが、生産性を向上させたいなら、守るべきルーチンを設定することは重要です。ルーチンを守ることで、何をすべきかを正確に知ることができ、考えることなく活動を行うことができるため、効率が向上します。したがって、非常に貴重な時間を節約するのに役立ちます。
ルーチンを守ることから得られる他の利点も以下の通りです：
- 短期的および長期的な目標を達成するのに役立つ。
- 健康的な習慣を促進する。
- 時間を最大限に活用することができる。
- 自分を活気づけるものに時間を割くことができる。
賢く働くために大きなことを始める必要はありません。小さなステップが重要であり、それがすぐに成功をもたらすでしょう。この10のステップから始めて、素晴らしい結果を達成しましょう！
賢く働くことの利点
賢く働くことは多くの練習と進歩を必要としますが、以下の利点を得ることができるので、それだけの価値があります：
- 愛する人や他の個人的なことにもっと時間を割くことができる。
- 賢く働くことで創造性と生産性が向上し、達成感を生み出す。
- タスクをコントロールすることで、不安やストレスの可能性を減少させる。
- 瞑想、社交、情熱を追求するのに十分な時間を与えることで、精神的な健康に貢献する。
- 賢く働くことで、小さなタスクを短時間で完了できるため、より重要な用事に時間を最大限に活用できる。
- 賢く働くことで、締め切りを守りながらも仕事の質を犠牲にすることなく、より効率的に働くことができる。
PlatoForms PDFフォームコンバーターで賢く働く
PlatoFormsは、PDFをフォームに迅速に変換し、時間を節約し、生産性の目標を達成するのに役立つオンラインツールです。また、チームやクライアントがオンラインでPDFフォームを完成させることができ、より効率的なワークフローを実現します。Slack統合の助けを借りて、リアルタイムの通知と更新を自動的に受け取ることもできます。今日から賢く働き始めましょう。サインアップはこちらから！
