Muitas empresas usam ferramentas de colaboração online para aumentar a produtividade, incluindo PlatoForms. Além de permitir que você converta PDFs em formulários web e envie formulários PDF online, nossos recursos também oferecem fluxos de trabalho que podem aumentar a produtividade da sua equipe. No entanto, as ferramentas online têm suas limitações. Manter um espaço de trabalho organizado também é importante para alcançar a produtividade. Uma pesquisa da reliable plant diz que uma pessoa gasta em média mais de 4,3 horas por semana apenas procurando um papel, o que pode desperdiçar tempo e aumentar o estresse. Manter um espaço de trabalho limpo e organizado começa com você, incluindo as mesas. Uma mesa bagunçada é a principal culpada pelo acúmulo de papéis, informações perdidas e documentos mal gerenciados, o que pode causar redução da produtividade e desorganização no trabalho. Considere as seguintes dicas para limpar sua mesa e recuperar a produtividade:
Índice
1. Estabeleça um cronograma semanal de organização/limpeza
2. Faça da limpeza da sua mesa de trabalho um hábito diário
3. Destralhe e aproveite o armazenamento online
Estabeleça um cronograma semanal de organização/limpeza
Seja uma vez por semana ou mensalmente, um cronograma de limpeza de rotina permite que você não acumule bagunça. Grandes desordens vêm de pequenas. Tomar a iniciativa de limpar seu espaço de trabalho semanalmente pode fazer uma grande diferença. Estabeleça um cronograma, reserve um tempo para organizar seus documentos e etiquetá-los para fins futuros. Claro, organizar documentos não é inteiramente físico, já que os arquivos agora também estão disponíveis eletronicamente. Você também pode definir uma limpeza semanal dos seus e-documents no seu laptop ou computador.
Faça da limpeza da sua mesa de trabalho um hábito diário
A limpeza semanal soa ótima, mas seria mais útil fazer isso todos os dias. Não, isso não significa que você vai passar o dia inteiro limpando sua mesa. Fazer uma simples organização após o expediente, como pegar aqueles blocos de notas desnecessários, organizar suas pastas e colocá-las onde pertencem, em vez de deixá-las empilhadas na sua mesa. Limpar sua mesa todos os dias lhe dará uma nova perspectiva no momento em que começar o próximo dia, permitindo um espaço mais organizado e limpo para aumentar a produtividade.
Destralhe e aproveite o armazenamento online
O silo digital realmente levou o jogo de armazenamento para o próximo nível. Economizar dinheiro com gavetas e espaços físicos para armazenamento permitiu que as empresas continuassem usando armazenamento online, incluindo drives na nuvem. Com um silo online, você está reduzindo a possibilidade de dependência de papel e tornando seu espaço de trabalho muito mais limpo.
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Uma das forças do armazenamento online é a segurança. Seus documentos estão seguros contra desastres inevitáveis e perda de papéis.
Reduza a dependência de papel
Impressões de computador compõem a maior categoria de consumo de produtos de papel. Ao levar seus documentos para o online, você não está apenas salvando o meio ambiente, mas também melhorando sua produtividade. Os benefícios de ir além do papel são infinitos. Será muito mais fácil encontrar informações, em vez de passar por várias gavetas e pastas.
Pegue o PlatoForms como exemplo. Nossos recursos são projetados para ajudar você a reduzir sua dependência de papel convertendo seus PDFs em formulários online. Você pode simplesmente fazer upload de seus arquivos, transformar PDFs em formulários online, enviá-los para seus clientes e fazer com que eles completem seus formulários PDF online. Dessa forma, você pode se livrar da impressão de formulários em papel e do envio manual de documentos. Nossos links compartilháveis também permitirão que seus clientes enviem seus formulários PDF online facilmente, sem a necessidade de codificação ou etapas complicadas.
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Enviando formulários PDF online e organizando seus arquivos com PlatoForms
Aqui na PlatoForms, entendemos profundamente a importância da organização de arquivos na empresa. Através da organização adequada, as empresas não apenas alcançarão produtividade, mas também economizarão tempo e dinheiro. Felizmente, nossos recursos não apenas permitem que você converta PDF em formulários online, mas também ajudam a organizar seus documentos online.
Nosso recurso de envios de formulários permite que seus formulários PDF enviados online sejam enviados diretamente para sua caixa de entrada. Além disso, ele também fornece uma notificação em tempo real na sua página de envios do PlatoForms, com a data e hora do envio para referência. Além de enviar formulários PDF online e acompanhá-los, você também pode fazer muito mais na nossa página de envios. Aqui, você pode verificar o progresso do seu fluxo de trabalho (seu PDF foi completado pela Pessoa A e agora enviado para a Pessoa B). Em vez de encontrar manualmente arquivos nas suas gavetas e gastar muito tempo passando por cada papel um por um, você pode simplesmente buscar seu documento por dados de envio. Na página de envios, você também pode confirmar se os PDFs enviados foram revisados ou não, permitindo que você tome nota das alterações.
Embora subestimada, a convenção de nomenclatura adequada dos arquivos ajuda muito na organização de arquivos. Dessa forma, você pode reconhecer arquivos facilmente, permitindo que você se livre de passar por documentos aleatórios um por um. Antes, enviar formulários PDF online envolvia apenas e-mails. As organizações estavam acostumadas a usar software para fazer upload de seus arquivos, baixá-los, renomeá-los e armazená-los em pastas. Embora este seja o processo tradicional, é tedioso e demorado. Usando nossa página de envios para acompanhar seus formulários PDF enviados online, você não precisa gastar tempo organizando documentos e pode renomear seus documentos automaticamente também. Se você estiver integrando seus formulários PDF com um drive na nuvem, você pode automaticamente dar rótulos/nomes aos seus formulários e organizá-los em pastas específicas. Após enviar formulários PDF online, nosso software pode criar um PDF usando seu nome original, e você pode atualizá-lo nas configurações do PDF ou na opção de título do formulário.
Completar formulários PDF online nunca foi tão fácil com PlatoForms. Com nossos recursos, você pode reduzir a desordem no escritório e se beneficiar das vantagens infinitas dos documentos digitais, como economizar tempo e maximizar a produtividade. Inscreva-se hoje e envie formulários PDF online de forma tranquila com PlatoForms!
