由於大多數公司依賴審批來執行特定流程，創建工作流程是確保系統流暢運行的必要措施。然而，這在小型組織中並不常見。
工作流程無法讓團隊運作更順暢的原因有很多：
- 任務分散不集中。
- 文件找不到。
- 缺乏自動化。
更不用說，遠程工作也被列入其中，讓文件傳遞變得更加困難。
儘管遠程工作對某些企業來說看似有利，但一些公司發現難以處理和管理數字項目。除了使審批變慢，工作場所還因為混亂和在不必要的步驟上浪費商業成本而受損。幸運的是，通過正確的步驟和像 PlatoForms 工作流程 這樣的 PDF 工作流程軟體，創建更好的工作流程以簡化審批變得容易實現。
本文將指導您如何啟動工作流程創建，以及 PlatoForms 工作流程如何改善您的審批流程。
目錄：
- 為什麼流暢的工作流程對審批很重要
- 如何在組織中建立清晰的審批工作流程
- 創建分配人員的流程
- 設定合適的工具
- 擁抱自動化
- 討論並培訓員工如何使用您的工作流程
- 測試您的工作流程效率：它是否加快了您的審批？
- 像 PlatoForms 這樣的 PDF 工作流程軟體如何創建更好的工作流程
閱讀更多： 如何成功執行合同簽署？
為什麼流暢的工作流程對審批很重要？
工作流程的重要性常常被忽視，導致企業中的混亂和無序。具體來說，必須在進行審批時實施，以確保每個進展的有效性。具體來說，其它重要原因包括：
它消除了簽名的多餘迂迴
文件，尤其是機密文件，若未能及時傳遞給同事或客戶進行審批，往往會引起混亂。在紙質文件仍然流行的時候，公司會浪費大量金錢打印紙張供不同方填寫和簽署。由於疫情，當 2019 年遠程工作開始時，企業很難完全數字化，尤其是因為以前的文件是打印在紙上的。因此，手動發送審批表格包括物流運輸、長時間等待和手動輸入。
實施高效的工作流程可以消除這種情況。使用像 PlatoForms 這樣的 PDF 工作流程軟體，團隊可以輕鬆地在線發送 文件進行電子簽名。此外，這也有利於忙碌的客戶（尤其是經常出差的高管）。
專業提示： 除了讓您將 PDF 轉換為在線表單並收集電子簽名，PlatoForms 還提供電子簽名證書，以確保您的文件完整性。
鼓勵以時間線為導向的企業
每個企業都是快節奏的——一切都應快速有效地完成，以保持運行。充分利用技術可能性的公司確保員工的生產力，並促進以時間線為導向的文化。重視截止日期，忠於交付的企業可以比無序的工作場所取得更多成就。
它為您提供實時的商業洞察
通過強大的工作流程，您可以獲得即時洞察，幫助您跟踪業務的進展。即使錯誤是不可避免的，一些失誤可以提前看到，並可以提供解決方案。此外，保留公司洞察的記錄讓您可以監控所需的數據——從每個人的責任到當前的任務。
專業提示： 使用 PlatoForms 將 PDF 轉換為在線表單，並 實時跟踪您的提交。
如何在組織中建立清晰的審批工作流程？
建立有效的工作流程只是開始——您需要詳細的計劃來創建它。請注意，每個公司的工作流程都不同，以下步驟可能會有所不同。創建有效工作流程的一般提示包括：
創建分配人員的流程
為避免溝通不清，創建一個專門的工作流程給分配到特定任務的人。列出誰是第一個接收文件的人，接下來的過程，以及最後一個維護文件的人。
閱讀更多： 您的團隊如何依賴 PlatoForms 工作流程
設定合適的工具
一旦負責的人員被分配，選擇合適的工具來完成工作就很重要。考慮使用 PDF 工作流程軟體來使審批更容易——例如 PlatoForms。 PlatoForms 工作流程 幫助您的組織通過我們的工作流程功能簡化您的審批過程——這是一個設計用於讓您在多個步驟中填寫 PDF 的功能。
以下是一個可以從我們的工作流程功能中受益的場景示例：
- 客戶購買汽車並填寫信息表單。
- 銷售員獲得填寫好的表單並簽署。
- 然後銷售員將表單發送給經理進行最終審批。
- 一旦最終審批完成，交易即告完成。
通過使用 PDF 工作流程軟體，您不必手動打印多份表單——您可以只創建一份表單，其中包含每個填寫表單的人的不同步驟。這節省了您的商業成本、時間和額外的工作。
擁抱自動化
今天創建工作流程的好處是您不必從頭開始。根據您需要的工作流程類型，有多種工具可以在幾分鐘內自動化您的內部流程。這有助於您可視化您的工作流程將如何運行，並清楚了解下一個任務的過程會是什麼。這方面的一個例子是 Asana 的工作流程（見下圖）：
Asana 提供了一個名為 Workgraph 的自動化流程來簡化您的工作。這個工作流程工具讓您可以繪製出誰負責某項任務以及接下來會發生什麼，更多地關注戰略活動。這樣，您的員工將知道在過程中下一個要轉向的人是誰。除了擁有 PDF 工作流程軟體，您還可以考慮檢查其他可以幫助您理順公司流程的數字工作流程工具，例如 Kissflow、ProcessMaker 等。
閱讀更多： 通過這些步驟提高公司工作流程效率
討論並培訓員工如何使用您的工作流程
現在您已經創建了正式的工作流程，是時候教育您的員工如何使用它了。詳細討論彼此的責任很重要，以便每個人都能掌握彼此的任務。剛開始使用您的內部工作流程可能需要時間，但這將幫助您的員工掌握它。
測試您的工作流程效率：它是否加快了您的審批？
培訓您的員工如何使用您的工作流程只是開始——測試其效率是證明它是否改善您的流程的方法。在使用幾個月後，通過檢查其效果來測試您的工作流程是否有效。需要考慮的一些問題包括：
- 我們內部流程的先前複雜性是否得到了解決？
- 這個工作流程對每個人的工作流程有什麼結果（優點和缺點）？
- 這個工作流程有什麼效果？
- 這個工作流程有什麼不好的地方，如何改進？
- 您公司的審批流程現在是否更好？
測試您的工作流程的有效性可以讓您看到它是否增加了您的團隊的生產力——它還可以幫助您確定需要改進的地方。如果當前的工作流程不適合所有人，您可能需要坐下來重新設計它。
關鍵要點：
-
為您的團隊創建指定的工作流程提供了一個流暢的過程，並為每個人提供了更高效的時間。
-
工作流程自動化了您的手動過程，包括發送表單、文件和應用程序連接。
-
在您的團隊中使用像 PlatoForms 這樣的 PDF 工作流程軟體，讓您創建一個包含所有必要細節的單一 PDF，以加快您的審批。您可以允許您的客戶或同事在線完成他們的 PDF 表單，發送出去進行審批，並在幾分鐘內提交他們的在線 PDF 表單，以加快交易。
-
創建工作流程並不容易，但您只需開始並嘗試適合每個人的方法。實施只是開始——長期維護工作流程可以幫助您實現改進的審批過程。
使用 PlatoForms 作為您的 PDF 工作流程軟體提高效率
公司審批現在通過我們的 工作流程功能 變得輕而易舉。創建您的文件，讓您的客戶提交他們的在線 PDF 表單，簽署它，並在幾秒鐘內將您的 PDF 表單發送給審批者完成。您不必浪費時間在手動傳遞文件和更長的過程上——簡化您的公司流程。 在此註冊 立即開始您的高效工作流程。
