為公共問責制而建

大多數政府員工和非營利組織已經擁有數十或數百份 PDF 表單——許可、申請、註冊表單、合規文件。與其從頭開始重建，不如使用 AI 欄位檢測將現有的 PDF 轉換為線上表單。

選擇您的路徑：網頁表單創建響應式、適合移動設備的佈局，非常適合公民在任何設備上訪問服務。可填寫的 PDF 表單保留您的精確設計——理想的情況是當您有預先批准的佈局、強制格式或用戶期望熟悉的文件外觀時。兩條路徑都能在幾分鐘內提供可訪問的合規表單，AI 承擔繁重的工作。

冗長的公共服務表單經常導致中途放棄，尤其是在移動設備上。PlatoForms 的對話式表單一次呈現一個問題，隱藏不相關的部分，並逐步引導申請人。只需點擊一下，即可將任何申請、接收或調查轉換為對話模式——無需重新設計。自定義主題和樣式以反映您組織的身份，同時提高可訪問性、減少錯誤並提高提交完成率。

PlatoForms 支持具有簽名證書的安全電子簽名，確保文件完整性和公共部門使用的法律可信度。自動化多層級批准工作流程，用於許可、資金請求、內部審核和合規簽署。每個步驟都可以包含簽名證書，在保持問責制和審計追蹤的同時減少延遲。

政府員工和非營利組織通常擁有部分信息——許可持有人續約、計畫參與者重新註冊或資助接受者提交進度報告。與其要求他們從頭開始，不如發送預填表單，其中已填入已知詳細信息。

預填姓名、案件號碼、地址或先前的申請數據，以減少負擔並加快完成速度。控制收件人可以編輯的內容——將敏感欄位標記為只讀或完全隱藏，以保護數據完整性。通過電子郵件邀請鏈接單獨或批量發送表單，並實時追蹤交付、開啟和提交。非常適合許可續期、福利再認證、年度報告、志願者入職或任何您已知某些申請人詳細信息的流程。無需下載——收件人在線完成所有操作，您可以獲得更乾淨的數據、更少的錯誤和更快的周轉。

許多政府和非營利流程要求申請人完成多個具有重疊信息的表單——商業許可證與單獨的稅務表單、資助申請與預算工作表或許可申請與補充聲明。要求公民在五個不同的 PDF 中重新輸入姓名、地址和簽名會造成不必要的負擔和錯誤。

PlatoForms 的主表單通過將一個輸入表單連接到多個 PDF 文件來解決這個問題。公民只需填寫一次信息，系統會自動填充所有連接的文件——將完整的包裹作為單個 ZIP 文件交付。非常適合商業許可證捆綁、全面的資助申請、多表單許可流程或任何需要一名申請人完成多個相關文件的工作流程。設計欄位一次，隨處重用，消除公民和員工的重複數據輸入。

PlatoForms 幫助政府員工和非營利組織安全地將提交數據移入其現有系統——無需手動重新輸入或重複工作。提交的表單和文件可以自動同步到 Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box 以進行結構化記錄保存，同時可以通過 Zapier、Make 或 Pabbly 自動化工作流程，以支持內部審核、批准和後續行動。對於更複雜或受監管的環境，PlatoForms 還支持 API 和 webhooks 將結構化數據直接推送到內部數據庫或案件管理系統。數據可以導出為 CSV、JSON 或 PDF，使其更易於滿足報告要求、合規標準和審計需求。

複雜的政府和非營利表單受益於智能功能，這些功能提高了完成率並保護了敏感信息。PlatoForms 的條件邏輯創建動態表單，實時適應——根據申請人的回答顯示或隱藏欄位。許可申請可以僅顯示商業物業的分區問題，或資助表單可以僅在選擇某些資金類型時顯示預算欄位，消除混淆並減少放棄。

對於像全面資助申請或多文件許可包這樣的冗長申請，稍後保存功能允許公民在可配置的過期窗口（1 到 180 天或無限期）內暫停並返回。申請人會收到一個唯一的鏈接，可以精確地從他們停下的地方繼續——這對於需要支持文件、財務記錄或利益相關者輸入的流程至關重要。將此功能與密碼保護結合使用以確保訪問安全：為面向公眾的應用設置表單級別密碼，或為保存的鏈接和共享的提交 URL 添加密碼要求。這些功能共同減少了申請人的障礙，同時為機構提供了對數據訪問、表單可用性和完成時間表的控制。