實現無紙化不僅僅是一次性停止打印紙張，而是永遠在各個方面拋棄紙張的使用。對某些人來說，這聽起來很簡單，但對其他公司來說，遠離紙張卻很困難，我們列出了一些常見的原因：
很難打破傳統
作為人類，討厭改變是正常的——尤其是對於我們已經習慣的東西。遠離紙張、打印機和影印機的困難之一是它帶給我們的熟悉感——我們都已經習慣了紙張成為日常生活的一部分。
除了不熟悉之外，一些年長者對於使用數字技術也不太接受。根據 Science Daily 的報導，老年人擔心使用技術對社會的影響以及犯錯的恐懼。此外，缺乏使用線上工具的知識也是原因之一。因此，一些人仍然更喜歡使用紙張而非電子文件。
缺乏理解
員工深入了解實現無紙化的目標非常重要。這將有助於了解其目的——為什麼它不僅現在重要，而且在長期內也很重要。要做到這一點，請確保：
教育你的員工： 單靠意識是不夠的——每個人都應該知道實現無紙化的重要性。教育你的組織關於你實施無紙化政策的原因、其優缺點，以及如何改善你的組織。確保向員工強調其優勢，以及如何做到這一點可以產生影響。
專業提示： 通過 PlatoForms 製作線上可填寫的 PDF 來實現無紙化。我們的功能允許你將 PDF 轉換為線上表單，使你的無紙化旅程比以往更容易實現。
做一個榜樣： 通過自己實現無紙化為你的團隊樹立榜樣。這樣，他們就會知道其重要性，並且更容易遵循。
沒有資源
並不是每個人都能夠訪問線上工具——這就是為什麼有些人在會議期間仍然喜歡使用筆記本和打印資料。雖然有很多線上協作工具可供團隊使用，但對於某些人來說，利用這些工具可能很困難，尤其是如果他們習慣於使用紙張。為避免這種情況，請考慮：
探索數字工具： 跟上你和你的團隊可以使用的最新線上工具以實現無紙化。評估你的組織需求，並通過尋找能夠完成工作的工具來滿足這些需求。
推廣使用數字設備： 無論是在會議中還是進行演示時，鼓勵每個人使用線上筆記本來記錄筆記。
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安全性
網絡威脅是數字化過程中最難處理的問題之一。雖然電子文件提供了便利，但它們容易受到網絡釣魚和病毒攻擊——這使得公司在將文件上線時猶豫不決。此外，數據洩露越來越普遍——尤其是在醫療行業，這是數據洩露成本最高的行業，達到 $3.86 百萬。
雖然這成為大多數公司的主要關注點，但也需要考慮將信息保存在紙質文件中的危險。事實上，紙張容易丟失、被盜和遭受災難——這就是為什麼超過 70% 的企業在遭受紙質記錄丟失，尤其是因災難而失敗的原因。將文件上線將允許公司將其信息存儲在雲端——免受人為錯位和災難的影響。
為了增加電子文件的安全性，請考慮：
選擇強大且可靠的雲存儲： 你的雲存儲必須提供安全性和便利性，以便你輕鬆在線存儲文件。
使用密碼保護的線上表單： 無論你是發送需要同事填寫的線上表單，重要的是用密碼保護加密這些表單以增強安全性。
專業提示： 在 PlatoForms，我們提供可以用密碼加密的表單。現在，你可以自信地發送線上表單，當你邀請某人填寫你的表單時，啟用我們的“表單受密碼保護”功能。了解更多這裡。
利用符合 HIPAA 標準的表單： 如果你在醫療行業，患者機密性應該是你的首要任務。確保利用符合 HIPAA 標準的表單來進行更安全的數據收集。
專業提示： 在 PlatoForms，我們提供符合 HIPAA 標準的表單，以確保患者數據收集的安全性。了解更多這裡。
為什麼你的公司應該實現無紙化
輕鬆訪問文件
通過電子文件、工作流系統和雲端，組織可以立即創建和路由文件和數據給合適的人，無需人工干預。
自動化工作流
流程自動化是信息在業務流程或工作流中的智能管理和路由。流程管理軟件允許你創建業務規則來路由、存儲和分發電子文件、報告等。你還可以通過發送文件進行審核、編輯和保存來與同事或客戶進行數字協作。
加快流程
電子文件可以快速、可靠、安全地簽署並路由到後續步驟。這可以幫助加快購買、貸款批准、提交報銷報告等過程。
自定義你的電子文件
電子文件管理系統和電子表單解決方案允許你創建自定義的電子或紙質文件和報告，以滿足你的客戶需求或你自己的獨特業務流程。你還可以將文件設置為自動分割成不同格式、格式化、分發或歸檔。
你的公司如何實現無紙化
如果你希望你的業務實現無紙化，首先需要決定哪些無紙化系統最適合小型企業。確保選擇能夠良好協作的軟件或網頁應用。
- 以下是運行無紙化小型企業的一些好工具：
- 設計良好的電子郵件應用是任何業務通信策略的重要組成部分。
- 撰寫商業信函和其他通信需要文字處理軟件。
- 試算表是管理業務財務和數據的重要工具。
- 文件掃描儀將幫助你將紙質文件轉換為數字文件。
- 小型企業主通常發現筆記程序對捕捉和分享想法很有幫助。
- 如果你的公司使用圖紙和草圖，你也需要一個程序！
- 創建和分享數字文件的最簡單方法是將它們轉換為 PDF。選擇能夠將 PDF 轉換為線上表單、將 PDF 轉換為線上可填寫表單等的 PDF 軟件。
如果你想成功運行無紙化小型企業，你需要合適的軟件工具。PlatoForms 使你能夠高效地處理 PDF 文件。
通過將 PDF 轉換為線上可填寫表單來實現無紙化
使用 PlatoForms，你不必擔心是否在使用困難的軟件或複雜的 PDF。我們的功能允許你在線製作可填寫的 PDF，將 PDF 轉換為線上表單，將 PDF 轉換為網頁表單等。此外，我們的軟件對初學者友好——讓你很快就能習慣。以下是 PlatoForms 如何幫助你實現無紙化旅程：
簡單功能
我們的功能不需要頂級 IT 技能或編碼技術——所以你不必花費大量時間和預算來培訓員工如何使用它們。我們知道公司應該專注於業務，因此我們專注於提供無複雜的功能。
最大安全性
無論你需要符合 HIPAA 標準的 PDF 表單還是雲端存儲來存儲電子文件，我們都能滿足你的需求。我們提供符合 HIPAA 標準的 PDF 表單，確保你在從患者那裡收集數據信息時的安全性，並提供雲端存儲集成，幫助你輕鬆數字化存儲表單。從 Google Drive 到 Dropbox，你可以選擇你偏好的線上存儲以方便使用。
將電子文件提升到新水平
允許你在線製作可填寫的 PDF 並將 PDF 轉換為線上表單，你可以輕鬆地使用 PlatoForms 處理電子文件。我們的功能如 電子簽名證書、網頁表單和主表單也能組織你的數據——這是一個重要因素，幫助你的無紙化旅程比以往更容易。
低成本
我們的定價計劃將幫助你節省打印機、墨水和紙張的高昂費用。根據你的需求，我們的計劃提供靈活的存儲、工作流、團隊成員訪問和大量邀請聯繫人。
註冊，在線製作可填寫的 PDF，將 PDF 轉換為線上表單，並在線完成你的業務 PDF 表單，實現你的無紙化政策！
