感謝科技的進步，我們現在可以不受時間和地點的限制進行協作。由於電力、互聯網和合適的協作工具，團隊協作現在觸手可及。
雖然團隊協作不是一蹴而就的，但要使一個團隊成功，需要很多素質和因素。最大化團隊生產力的常見策略之一是使用數字協作工具，這些工具對於頭腦風暴、數據存儲和文件管理非常有用，包括工作流程表單和線上審批表單。
在本文中，我們將告訴你為什麼使用 PDF 表單工作流程對我們團隊的成功協作有很大貢獻，以及它如何對你的團隊產生奇效。
目錄：
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沒有工作流程的組織的缺點
晚上 9 點，你突然接到老闆的電話，要求提供今天由顧客填寫的所有表單。你匆忙回到辦公室，將所有表單放在一個文件夾中（或者你以為是這樣），然後立刻去交給老闆。以為完成了緊急任務，你突然收到他的短信，說文件夾中缺少一份表單。就只是一份表單。
如果你的公司使用一個平台，能夠將 PDF 表單轉換為可填寫的網頁和工作流程表單，那麼將所有文件存儲到網絡伺服器上就會很簡單。由於所有團隊成員都可以輕鬆訪問文件，你就不必來回奔波只為獲取一份表單。
當企業依賴於傳統的文件存檔時，不可控的情況會發生，導致不準確性。由於 COVID-19 大流行，大多數企業從傳統的內部文件存檔轉向基於網絡的文件管理系統，以便高效地存儲和跟蹤電子表單。此外，從辦公室設置轉向遠程工作場所的過渡，極大地強調了線上團隊協作的重要性，這是商業成功的關鍵之一。
為什麼工作流程是答案
當你需要填寫文件時，線上 PDF 表單創建器是一個推薦的工具，用於創建可填寫的 PDF。無論你是在商務交易中需要收集同事或客戶的信息，最快的方法就是向他們發送一個現成的 PDF 表單文件，他們只需填寫即可。
雖然 PDF 被設置為可填寫的文件，但不建議直接發送給你的客戶或同事。雖然 Adobe Acrobat 常被使用，但並不是每個人都能真正理解如何正確填寫和保存文件。通過強大的工作流程，你的團隊可以輕鬆地將商業 PDF 轉換為線上表單並與每個人分享。
你的團隊需要 PDF 可填寫表單和工作流程的 5 個原因
易於構建
複雜的工具只會導致時間和業務成本的浪費，而不是生產力的提高。使用合適的軟件創建線上 PDF 表單和構建工作流程不需要長時間的培訓。此外，為團隊創建工作流程可以指定特定用戶的特定任務。
收集準確的信息
沒有適當的工作流程，團隊很難跟蹤文件。例如，我們的工作流程功能允許團隊填寫單一表單，而無需重新打印或重新發送。工作流程生成一個線上表單，並且同一表單可以傳遞給團隊中的每一位成員。這樣，所有成員都會被通知誰已完成，誰將是下一個，保持每個人的流程順暢。通過精簡的工作流程，團隊可以監控錯誤並迅速糾正，收集準確的數據。
更便宜
讓你的團隊在線完成 PDF 表單不僅可以節省時間，還可以節省運輸費用和物流服務的成本。打印紙質表單也很昂貴，幸運的是，這不會在線上交易中發生！
更有組織
單一的工作流程立即提供信息，讓你可以輕鬆跟進尚未填寫表單的成員。更重要的是，有組織的工作流程提供了過程中的定期見解，使一切井然有序。
更多的響應率
在線完成 PDF 表單並使用適當的工作流程可以促進更高的表單完成率。團隊成員不必使用專業工具來完成任務，更不用說接受培訓以提交表單，一切都順利完成。
使用 PlatoForms 完成線上 PDF 表單和工作流程
PlatoForms 是一個線上 PDF 表單構建器，沒有複雜性。你只需上傳你的 PDF，並在保留文件原始設計的同時，使用我們簡單的拖放工具創建線上 PDF 表單。然後，你可以將線上 PDF 表單的鏈接提交給你的客戶、客戶或同事，他們可以輕鬆高效地填寫。你的客戶可以輕鬆完成這一過程，無需做任何需要更多時間和精力的事情，除了填寫和保存。之後，你將收到他們填寫的表單及其提供的詳細信息和信息作為 PDF。
當我們創建 PlatoForms 時，我們的目標是通過線上表單增強每個業務流程。作為一個線上可填寫 PDF 填充工具，我們的功能旨在消除舊式的無序存檔方式：最大化團隊的準確性和生產力。
除了讓你在線創建和完成 PDF 表單，你還可以為你的團隊創建工作流程。工作流程是一項功能，允許你創建一個有組織的單一表單，團隊中的不同人可以填寫。
免費資源： 在這裡了解更多關於工作流程的信息
PlatoForms 功能
- 將 PDF 轉換為網頁表單
- 製作線上 PDF 表單
- 為多個 PDF 創建主表單
- 為你的 PDF 使用工作流程表單
有了這些功能，你現在可以將表單發送給同事，讓他們高效地填寫。一旦你收到填寫好的表單，你將能夠通過 PlatoForms 的線上系統搜索和排序數據來管理所有 PDF 和表單。
沒有合適的工具，與成員的聯繫可能會很困難。因此，PlatoForms 的“團隊”頁面允許你的企業設置團隊成員，以便成功的遠程協作。為了讓團隊能夠隨時隨地快速訪問信息，這裡有一個快速指南，告訴你如何利用這一功能：
有了這些功能，你現在可以將表單發送給同事，讓他們高效地填寫。一旦你收到填寫好的表單，你將能夠通過 PlatoForms 的線上系統搜索和排序數據來管理所有 PDF 和表單。
沒有合適的工具，與成員的聯繫可能會很困難。因此，PlatoForms 的“團隊”頁面允許你的企業設置團隊成員，以便成功的遠程協作。
為了讓團隊能夠隨時隨地快速訪問信息，這裡有一個快速指南，告訴你如何利用這一功能：
邀請團隊成員
點擊右上角的邀請團隊成員。這將提示你輸入團隊成員的電子郵件地址。
在團隊之間切換
點擊主菜單中的你的名字，然後從彈出菜單中選擇團隊。
設置權限
PlatoForms 允許你簽署 PDF 表單、共享 PDF，並管理每個 PDF 的團隊成員權限。你將有選擇權，決定誰將是表單編輯者、表單提交者或表單提交查看者。
按照以下步驟設置權限：
- 步驟 1：將鼠標懸停在你想編輯的 PDF 上
- 步驟 2：點擊右上角的齒輪圖標
- 步驟 3：從下拉菜單中選擇權限
PDF 文件通常比線上表單設計更複雜。使用 PlatoForms，你可以擁有兩全其美的優勢，因為你的客戶和同事可以填寫一個易於填寫的線上表單，完成後，PlatoForms 將使用你的原始佈局生成一個 PDF 文件，並直接發送到你的收件箱。現在，收集信息比以前更容易（即使對於像我這樣不太懂技術的人來說也是如此！）。
關鍵要點
通過使用工作流程和線上 PDF 表單，你的團隊可以：
- 在幾分鐘內完成表單
- 跟蹤變更
- 監控表單狀態
- 收集準確的信息
- 節省時間和金錢
- 組織工作流程
- 使一切井然有序
- 通過電子郵件輕鬆分享線上 PDF 表單
團隊協作可以說是新常態下商業中最重要的方面之一。自 2021 年 COVID-19 大流行以來，企業被迫待在家中，並最大限度地利用互聯網進行遠程團隊協作。使用 PlatoForms，無論你身處世界何處，團隊協作不再局限於同一個房間。
在這個互聯網的黃金時代，你不必手動從一個文件複製粘貼信息到另一個文件。通過像 PlatoForms 這樣的 PDF 表單創建器，你的客戶和同事可以直接、方便且無需麻煩地填寫你準備的 PDF 表單。
除了工作流程表單，我們還提供了一些很棒的功能，你的團隊可以使用，包括主表單、網頁表單等。要探索這些不同的功能，請在這裡免費註冊以開始使用。
