這是自動化和在線交易的數字時代，但有些公司仍然喜歡堅持舊有方式。
儘管31% 的企業已經選擇完全自動化某個特定任務，但直到今天，這仍然不是每個人的選擇。原因之一是缺乏合適的工具或只是缺乏相關知識。
對於公司來說，一個常見且容易被忽視的困境是手動填寫表單的過程。公司習慣於將紙質表單分發給員工以用於業務目的，例如填寫招聘、入職、部門調查等表單。除了反覆傳送的耗時過程，公司還浪費了大量的業務成本。
填寫紙質表單：壞處
我之前的一個經歷是一個好（也是壞）的例子，發生在 2020 年初。
我之前的公司寄給我一份銀行表單以填寫我的工資。當時我們正處於封鎖狀態，因此他們不得不通過快遞手動將表單寄給我。完成銀行表單後，我做了同樣的事情——預訂快遞，將表單寄回公司，並等待批准。
結果，我在銀行表單上的簽名與我辦公室身份證上的簽名不一致。人力資源部門通知我再次簽名，並使其與我的身份證相符。複雜的部分有三點：由於我需要重新簽署相同的表單，公司需要手動將其寄給我；之後，我必須將其寄回給他們。其次，銀行表單需要人力資源經理批准，而當時她在一個遙遠的城市。由於她住在離我很遠的地方，公司需要預訂全國快遞將表單寄給她。第三，如果沒有她的簽名，我不可能按時拿到工資。
整個寄送、接收和填寫表單的過程花費了將近三個月，這對我和人力資源部門來說都是令人沮喪的（我們只能長嘆一口氣，喃喃自語道：「這確實是一個教訓！」）。
PlatoForms 工作流程功能：好處
有很多次我想，如果我們知道 PlatoForms 工作流程 功能的存在，我們應該能夠為一個表單節省大量時間、金錢和精力。通過工作流程功能，發送表單如銀行表單、團隊評估表單可以通過在線創建工作流程變得更加便捷。
隨著遠程工作環境的持續增長，將紙質表單發送給公司中的每個人填寫是不可能的。無論您如何利用一堆在線工具與團隊協作，這都不夠。您需要一個可以簡化工作流程的工具——一個可以幫助您在線創建工作流程的工具。一個可以讓事情變得簡單的工具。一個在線 PDF 軟件，不僅可以將複雜的 PDF 轉換為在線表單，還可以創建一個工作流程表單設計器，加快我們都厭倦的老式流程。
為什麼您需要一個強大的工作流程
通過我們的工作流程表單設計器，您可以做的不僅僅是將 PDF 轉換為在線表單，您和您的團隊都可以從中受益。這個出色的功能可以讓您的組織：
不再打印紙張
想像一下，您的組織可以從打印紙質表單中節省多少。根據 Gartner 的數據，公司可以從打印支出中節省超過 10% 到 30% 的業務成本。通過強大的 PDF 軟件，您的組織可以節省購買墨水、打印機和紙張的費用。
下載我們的白皮書： 公司應該轉向在線表單的 5 個原因
消除手動發送表單的冗長過程
好消息是？您不必再手動發送紙質表單。除了將您的 PDF 轉換為在線表單之外，您還可以創建可填寫的 PDF 並在線發送給不同的對象填寫。無需昂貴且耗時的運送。
秒內發送給所有人
如果您的表單需要公司中不同的人填寫多個步驟，這也很簡單——我們的工作流程功能可以讓您發送所有人都可以填寫的表單。
工作流程簡而言之：
在公司內填寫表單不必耗費很長時間——現在可以在一個單一表單上一次性完成。由於 PDF 表單是在線完成的，您的同事可以輕鬆訪問所有表單，統一存儲在一個雲端驅動器中。
節省時間
在公司中自動化您的表單填寫過程意味著節省更多時間，並為更多生產力騰出空間。
保護表單數據
紙質表單至關重要——使用雲端驅動器現在終於可以保護您的在線表單。在線存儲可以保護您的表單免受災害、盜竊和丟失。
使用 PlatoForms 在線創建工作流程
通過我們的工作流程表單設計器，您可以創造出許多您和您的團隊都能受益的奇蹟。這個出色的功能可以讓您的組織：
創建工作流程
在 登錄 您的 PlatoForms 帳戶後，您可以點擊左側的「創建工作流程」按鈕來在線創建工作流程。將您的已發布 PDF 添加到工作流程步驟中（如果需要，您可以添加多個 PDF）。
現在，我們有了一個兩步驟的工作流程。您可以為將接受這些表單的人自定義工作流程通知電子郵件——一旦完成此步驟，將自動向這些對象發送電子郵件。例如：如果表單的特定字段已完成並等待他們的批准，您可以通知特定的團隊成員。
完成後，點擊「分享」圖標並「發布」。將生成一個 URL——此 URL 可以與您的團隊成員共享。此外，您還可以將此 URL 嵌入到您的網站中。
當收到表單的人完成並提交後，您將收到一封電子郵件通知——告知第一步已完成。它還將包含在工作流程選項卡（提交）中找到的第二步的鏈接。
一旦工作流程完成，您可以下載所有填寫過表單的人提交的完整 PDF——監控每個不同對象完成的表單。除了創建工作流程，我們的軟件還可以讓您做更多出色的事情，比如將 PDF 轉換為在線表單，讓 PDF 在線可填寫，以及將您的 PDF 轉換為可填寫的表單。現在，您的團隊不會再被相同的冗長過程困住！
要了解有關我們工作流程功能的更多信息，請參閱我們的文檔頁面。
