电子邮件可能让人不堪重负。
我们有时会发现自己过于沉迷于浏览新闻简报和工作更新——事实上，员工往往花费 28% 的工作时间来阅读和回复电子邮件。如果将其转化为日常工作，这意味着每天花费超过三个小时来管理和阅读电子邮件。
因为在工作中电子邮件是不可避免的，所以重要的是要管理好我们的电子邮件，以保持高效，而不是在“此致敬礼”和“顺祝商祺”中迷失太久。通过有效的电子邮件管理，你不仅可以提高生产力，还可以节省时间去完成更多事情。
如果你想知道如何正确管理电子邮件，请继续阅读，准备好像 Marie Kondo 一样整理你的收件箱。
目录：
- 保持收件箱整洁
- 不要让电子邮件堆积
- 不要问开放性问题
- 使用电子邮件管理工具
- 摆脱冗长的电子邮件线程
- 减少过多的电子邮件订阅
- 安排你的电子邮件例行程序
- 利用模板
- 自动化你的回复
- 永久删除
阅读更多： 有哪些方法可以战胜干扰？
如何管理你的电子邮件？
保持收件箱整洁
不要低估过滤器和子文件夹的力量——它们的发明是有原因的。你可以使用电子邮件中的内置功能来保持收件箱的整洁，例如重要性、群组或提及。根据邮件的重要性对其进行排序或将其移动到指定的文件夹，这样可以让你专注于需要优先回复的内容，或将不必要的与必要的分开。
不要让电子邮件堆积
阅读大量未读邮件总是一项苦差事——通过立即处理邮件来防止邮件堆积。如果邮件不必要，立即存档。如果邮件需要立即回复，那就花时间点击回复。将邮件留到以后不仅会导致延误，还会导致邮件堆积，从而导致混乱。
不要问开放性问题
事实是，没有人喜欢电子邮件中的“白噪音”——要直截了当且清晰。在电子邮件中提出开放性问题可能会导致严重的误解和更长的线程，而直截了当的电子邮件总是能使对话简短而高效。
使用电子邮件管理工具
好消息是，在管理电子邮件时你并不孤单——依靠技术完全没问题。借助电子邮件管理工具，你可以立即管理电子邮件并提高生产力。
网上有大量的电子邮件管理工具，因此了解你想具体管理电子邮件的哪个方面很重要。选择太多工具可能弊大于利，因此你必须花时间了解哪些工具符合你的目标。在选择工具时，问自己这些问题：
我想管理我的邮件列表吗？
你是想通过电子邮件发送新闻简报和内容的电子邮件营销人员或博主吗？如果是，管理你的邮件列表是首要任务——这将帮助你清理列表，去除垃圾邮件，并保留优质订阅者。
我想管理多个电子邮件账户吗？
我们有工作和个人电子邮件账户是有原因的——为了将邮件彼此分开。虽然这大多数时候有效，但切换账户可能会让人困惑。为了解决这个问题，找一个可以将你的电子邮件账户链接到一个邮箱以便于访问的电子邮件管理工具。
我想清理我的订阅列表吗？
订阅不同的新闻简报可能会导致过多和不相关的电子邮件。如果你想清理订阅列表，但没有时间逐一取消订阅，请找到一个可以快速完成此任务的工具。
你想突出你的跟进提醒吗？
收件箱中的成千上万封电子邮件可能使得跟进变得困难。因此，你可能需要寻找一个可以帮助你为需要跟进的重要电子邮件设置时间和提醒的工具。
专业提示： 除了制作在线可填写的 PDF，PlatoForms 的表单邀请功能允许你通过电子邮件向用户发送 Web PDF 表单——你可以设置密码以确保安全，设置表单的可用性，并允许一次性提交以确保准确性。了解更多信息。
摆脱冗长的电子邮件线程
电子邮件线程可能很有帮助——但通常只是让对话变得冗长，这可能导致混乱，甚至更糟糕的是误解。如果你要询问不同的话题，请避免回复同一线程。让你的主题行简洁明确，以避免冗长的废话。
减少过多的电子邮件订阅
觉得多年前订阅的月度新闻简报不再相关？在电子邮件中重新开始也是适用的——是时候点击取消订阅按钮，开始新的电子邮件旅程。了解哪些账户值得保留，哪些账户不值得，以避免收件箱混乱。
专业提示： PlatoForms 将你的 PDF 转换为在线表单，并让你创建电子邮件模板以节省时间。使用我们的电子邮件模板，你不必一遍又一遍地输入——只需保存、重用并重命名。了解更多信息。
安排你的电子邮件例行程序
管理电子邮件的最有效方法之一是为其设定明确的时间表和例行程序。你喜欢在上班后立即检查电子邮件，还是在班次中间检查？无论你喜欢花半小时还是更长时间来管理电子邮件，请坚持一个一致的时间表，并确保给自己计时。这样，你可以跟踪自己是否花费了太多时间浏览收件箱。
利用模板
模板的作用不可小觑——它们节省时间的能力被低估了。
让你只需输入一次，然后在将来复制粘贴，你不必每次都担心撰写消息。你可以创建不同的模板草稿，定期发送（只要别忘了定制）。例如，我们在 PlatoForms 的电子邮件模板功能让你可以创建一个模板，保存、重命名并在将来使用。这样，你不必回去再输入相同的内容——提高生产力并节省时间。
自动化你的回复
在应用集成和工作流程自动化之前，电子邮件已经利用自动化回复来提高生产力。假期休息？自动化你的回复。请假一天或几天后回来？使用你的离开办公室回复模板，设置计时器，并自动发送。
永久删除
不要让不必要的电子邮件和存档在你的收件箱中停留太久——点击删除并清空垃圾箱以整理。删除电子邮件不仅可以清理收件箱存储，还总能带来一种“重新开始”（和美观）的感觉。
使用 PlatoForms 管理你的电子邮件并提高生产力
想知道如何使用 PlatoForms 管理电子邮件吗？除了让你制作在线可填写的 PDF，你还可以使用我们的电子邮件模板功能来节省时间和精力。了解更多关于我们的电子邮件模板功能的信息。
