Sirviendo como un acuerdo formal para todos los aspectos de las transacciones, la firma de contratos sigue siendo el corazón de cada negocio. Ya seas un propietario de negocio que cierra un trato cada día o un cliente que realiza una compra, la firma de contratos debe hacerse exitosamente para una transacción comercial más fluida.
Dado que muchas empresas han pasado a un entorno de “trabajo desde casa”, adaptarse a un entorno de trabajo remoto no solo significa trabajar en pijama todos los días, sino también digitalizar la firma de contratos. Gracias a las herramientas en línea innovadoras de hoy, las empresas no tienen que preocuparse si ejecutarán bien una firma de contrato o no. Con software efectivo y la educación adecuada, las empresas ahora pueden implementar rápidamente la firma digital de contratos.
Tabla de Contenidos:
1. ¿Por qué es esencial la firma de contratos para las empresas?
2. Métodos de firma digital de contratos
3. ¿Cómo ejecutar exitosamente la firma de contratos?
4. ¿Qué es el certificado de firma electrónica de PlatoForms?
¿Por qué es esencial la firma de contratos para las empresas?
Los contratos escritos protegen tanto al comprador como al vendedor en casi cualquier tipo de acuerdo. Además de hacer las transacciones más rápidas y convenientes, la firma digital de contratos ofrece un proceso más productivo que el método tradicional. Aquí están las razones por las que es vital para cada negocio:
Los contratos vinculantes aseguran tu negocio
Un contrato es un acuerdo formal entre dos o más personas que buscan hacer negocios juntos. La gestión de contratos es necesaria en casi cualquier industria, desde la construcción hasta los servicios bancarios y financieros, por nombrar algunos. Estos documentos detallan los aspectos de un proyecto, trato o acuerdo. Luego, ambas partes acuerdan los términos del contrato y lo firman.
Di adiós a las copias en papel
Los contratos ayudan a ambas partes a alinearse y entender lo que se requiere de ellas en una relación. Pero con la impresión, el fax, la copia y el archivo, los contratos en papel consumen tiempo y son una fuente potencial de frustración. Con nuestras funciones de firma electrónica en PlatoForms, puedes crear y compartir contratos digitalmente rápidamente, y finalmente deshacerte de las copias en papel desordenadas.
Especifica todos los detalles
Los componentes de los contratos varían según la industria. Por ejemplo, los contratos suelen estar escritos o impresos en papel en el sector legal. Pero en general, todo lo importante para el acuerdo debe estar detallado como una cláusula del contrato. Cualquier cosa que quede para discusión puede causar confusión más adelante. Para evitar esto, es esencial proporcionar explicaciones precisas en cada cláusula. La firma de contratos te permite especificar estos detalles (desde la descripción del acuerdo, lo que se debe hacer, lo que se debe evitar, las limitaciones del acuerdo, etc.). Los contratos explican claramente tanto a las empresas como a los clientes el acuerdo pactado.
Métodos de firma digital de contratos
La firma de contratos en línea se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del enfoque de la empresa. Algunos de estos métodos incluyen:
Firmar y escanear
Algunas empresas envían documentos manualmente a empleados y clientes para imprimir, escanear y firmar. Los documentos escaneados luego se convierten a PDF, se suben en línea y se envían de vuelta a las empresas.
Firma con la ayuda de aplicaciones de terceros
Las aplicaciones de terceros ahora pueden alojar documentos y contratos en línea para firmar. Algunas herramientas como DocuSign son ampliamente utilizadas para enviar contratos y recopilar firmas electrónicas. Aquí en PlatoForms, proporcionamos certificados de firma electrónica y pads para facilitar la firma de contratos. Los clientes no solo completarán sus formularios PDF en línea en segundos, sino que también podrán firmar en tiempo real fácilmente.
Consejo profesional: PlatoForms te permite crear formularios y PDFs rellenables en línea en segundos. Con nuestro certificado de firma electrónica, puedes recopilar firmas electrónicas de tus formularios en línea sin problemas. Permite que tus clientes completen sus formularios PDF en línea de manera eficiente con nuestras funciones aquí—¡solo toma un minuto registrarse!
Tomar una foto de la firma
Completar formularios PDF en línea y firmas electrónicas no es para todos—algunas personas aún prefieren usar otros métodos de firma electrónica, como tomar fotos. Los clientes simplemente firmarán, tomarán una foto de ella y la adjuntarán a sus documentos para completarlos.
Comunicación por correo electrónico
Si no se utiliza ninguno de los métodos anteriores, algunos preferirán ir por lo tradicional enviando una comunicación por correo electrónico indicando que ambas partes deben firmar un contrato. El correo electrónico es ampliamente utilizado como el principal y formal medio de comunicación para la firma de contratos, ya sea que los documentos se envíen manualmente por correo o en línea.
¿Cómo ejecutar exitosamente la firma de contratos?
A menudo hay dificultades para reunir a todas las partes de un contrato en la misma sala para firmarlo, especialmente en acuerdos internacionales más significativos. Además, enviar físicamente un contrato entre las partes puede tardar demasiado.
Para evitar estas dificultades, es mejor implementar la firma de contratos en línea. Es decir, las firmas se preparan y ejecutan de la misma manera que en un contrato físico, y las firmas se “liberan” tras un acuerdo mutuo, generalmente dado por correo electrónico o a través de aplicaciones de terceros. Para ejecutar exitosamente la firma digital de contratos, aquí hay algunos consejos a tener en cuenta:
Proporciona documentos en formato PDF
El PDF es el formato de documento más preferido para contratos y acuerdos, debido a su seguridad y apariencia profesional. Enviar documentos PDF asegurará tu transacción comercial ya que este formato no se edita fácilmente ni se falsifica.
Consejo profesional: Además de convertir tus PDFs en formularios rellenables en línea, PlatoForms también puede crear formularios rellenables en línea y convertirlos en PDFs. De esta manera, no tienes que usar software complicado al tratar con PDFs, ahora simplemente puedes abrirlos y completarlos en tu navegador. Saber más aquí.
Usa software de firma electrónica confiable
Tus acuerdos de contrato son altamente confidenciales, asegúrate de usar herramientas confiables y eficientes para hacer el trabajo de manera segura. Al buscar aplicaciones de firma electrónica, haz tu tarea e investiga sobre las reseñas, características y desventajas de la herramienta. Esto te ayuda a comprender cómo es usar la herramienta, y si es el software adecuado que deberías usar para la firma de contratos.
Ten en cuenta los contrapartes
Los contratos simples y las escrituras pueden ejecutarse en contrapartes. Esto es cuando cada parte del contrato firma una copia separada pero idéntica del mismo documento. Estas copias firmadas formarán juntas un acuerdo vinculante, permitiendo sin problemas que se ejecuten en contrapartes, o en otras palabras, en diferentes idiomas.
Los contratos simples y las escrituras suelen contener una cláusula que explica que debes tener en cuenta tu copia, leer todo antes de firmar y conservarla para futuros propósitos.
¿Qué es el certificado de firma electrónica de PlatoForms?
Nuestros formularios PDF en línea están construidos con pads de firma electrónica que puedes agregar en caso de que estés recopilando firmas. Ya sea que estés creando un formulario o enviando acuerdos de contrato en formato PDF, puedes usar esta función para hacerlo. Aunque los pads de firma electrónica son comunes en las herramientas en línea, no todos ofrecen certificados de firma.
Un certificado de firma electrónica te proporciona la información sobre la firma, la marca de tiempo de la dirección IP del firmante y la dirección de correo electrónico. El propósito de esto es abordar adecuadamente la información del firmante.
Uso del certificado de firma electrónica de PlatoForms
Nota: Para habilitar el certificado de firma electrónica, marca la opción “Recopilar para Certificado de Firma” en el creador de formularios.
Asegúrate de habilitar el botón de Certificado de Firma en la función de invitación.
Además del certificado de firma adjunto al correo electrónico, puedes verlo y descargarlo desde la página de envíos.
Tu correo electrónico predeterminado del sistema incluirá dos cosas cuando habilites esta función:
- El Certificado de Firma: Esto incluye un Certificado de Firma emitido por PlatoForms en formato PDF.
- El checksum SHA256 del Certificado de Firma: Un certificado que asegura que el documento en sí no fue alterado.
Crea y envía firmas electrónicas fácilmente con PlatoForms
Además de permitirte enviar formularios PDF en línea con pads de firma electrónica, PlatoForms también proporciona un certificado de firma electrónica que puede ayudarte a asegurarte de que los formularios enviados no sean falsificados o alterados. Aprende cómo usar el certificado de firma electrónica aquí.
