ペーパーレス化は企業にとって依然として難しい課題です。紙は私たちの日常生活の大きな部分を占めてきました。しかし、その環境への悪影響は増加し続けており、使用するコストも高額です。
幸いなことに、インターネットはエコに移行するための情報源を提供するほど革新的です。開発者と近代化の助けを借りて、ペーパーレス化をこれまで以上に簡単かつ安価にするアプリやオンライン管理ツールが作成されました。私たちは、デジタル化の利点を最大限に活用しながら環境を助けるために、あなたとあなたの会社が使用できる5つの最高のアプリをリストアップしました。
1. PlatoForms
ペーパーレス化の最良の方法は、すべてのドキュメントをオンライン化することです。申請書に署名する場合でも、顧客の注文書を送信する場合でも、デジタル化は簡単ではありません。オンラインツールの使用方法を従業員に教えるのは難しいからです。しかし、PlatoFormsは、あなたの電子ドキュメントを次のレベルに引き上げる簡単なPDFソフトウェアです。そのドロップダウンツールと使いやすいインターフェースのおかげで、オフィスがオンラインでPDFを記入可能にしたり、PDFフォームをオンラインで完成させたりするのに時間はかかりません。PlatoFormsは、PDFをオンラインフォームに変換したり、PDFをオンラインで記入可能にしたり、PDFを記入可能なフォームに変えることができる機能を提供します。これにより、紙を印刷したりインクを使用したりする必要がなくなります。PDFを主な出力として使用することで、印刷用品や物理的な保管ユニットから大幅なコスト削減が可能です。
PDFをオンラインで記入可能にしたり、PDFをオンラインフォームに変換することに加えて、PlatoFormsは、事前入力された招待状フォーム、E署名証明書、シームレスなプロセスのためのアプリ統合など、さまざまな機能も提供しています。
私たちが愛する機能: PDFからウェブフォームへの変換、およびPDFからオンラインフォームへの変換機能
2. Evernote
ノートを取ることがこれまで以上に楽しくなりました。Evernoteのおかげで、ユーザーは通常の付箋やボールペンの使用をやめることができます。Evernoteは多くのノートテンプレートを提供しており、ノートやTo-Doリストを作成するだけでなく、スクラッチパッド機能でスケッチや描画もできます。付箋とは異なり、デスク上でノートを失う心配はありません。ノートを簡単に管理し、整理することができます。Evernoteは、ドキュメントの保存、音声、メールも提供しており、便利です。
ノート機能に加えて、Evernoteはノートブックセクションも提供しており、長いノートを追跡したり、日記を作成したりすることができます。
私たちが愛する機能: ノートブック、タスク
3. Google Docs
Google Docsはすべての業界で広く使用され続けており、今後も止まることはありません。Google Docsは通常のワードドキュメントだけでなく、レッスンプラン、履歴書、パンフレット、提案書などのプロジェクト用のテンプレートも多数提供しています。その多くのテンプレートに加えて、誰でもトレーニングや指示なしで自由にGoogle Docsを使用できます。このアプリはGoogle Workspaceと接続されており、Google Driveアカウントにドキュメントを保存して簡単にアクセスできます。
Google Docsは、ブランド化のためにドキュメントをさらにカスタマイズしたい企業には少し制限がありますが、初心者やシンプルなドキュメントで作業を完了したい個人には最適です。
私たちが愛する機能: 編集可能なテンプレートが豊富
4. IDrive
クラウドドライブのおかげで、エコへの移行がこれまで以上に簡単になりました。信頼できるドライブがあれば、紙をオンラインストレージに永久に移行し、物理的な保管ユニットや引き出しのコストを節約できます。もちろん、ドライブソリューションは単なる保管場所以上のものを提供する必要がありますが、最大限のセキュリティも提供する必要があります。IDriveは、重要なファイルをバックアップするためのクラウドソリューションであり、重要なファイルを復元するのに役立ちます。自動更新機能により、ドキュメントを追跡し、自動的にバックアップすることができます。IDriveは、PC、Mac、iOS、Androidデバイス、さらには外付けハードドライブなど、すべてのタイプのデバイスに完全な保護を提供します。すべてが1つのアカウントで管理できます。
IDriveは個人使用の場合、年間59.62ドルですが、チームやビジネス向けにさらに多くの機能を提供しています。
私たちが愛する機能: IDriveスナップショット、モバイルバックアップ
5. Asana
作業を視覚化せずに物事を完了するのは難しいです。このため、企業は紙、カレンダー、ホワイトボードを手放すのが難しいと感じています。Asanaは、タスク管理機能だけでなく、複数のビューを設定したり、カレンダーを重ねたり、他の人の作業進捗を一目で確認したりすることができる完全なプロジェクト管理ツールです。
さらに、Asanaはカラフルなテーマや色分けされた凡例を提供しており、各タスクを特定し、それが緊急であるかどうかを判断するのに役立ちます。また、特定のタスクにチームメンバーを割り当て、その期限を指定し、完了したかどうかを確認することができます。Asanaの良い点は、他のアプリとの統合も提供しており、ワークフローを簡単にします。予定された会議のために、タスク自体にZoom会議をリンクし、他の人にリマインドすることができます。
私たちが愛する機能: タスクリスト、カレンダー
企業が完全にペーパーレス化することは可能ですか？
オフィスが完全にペーパーレス化することを期待するのは現実的ではありません。紙の印刷物は依然としてさまざまな用途で使用されていますが、かつてほど一般的ではありません。多くのプレゼンターは、プレゼンテーション中に紙の参考資料を配布し、多くの意思決定者は電子契約よりも紙の契約に署名することを好みます。ペーパーレスオフィスは、職場でのペーパーレス化を推進する世界的な動きを止めていませんが、その進展を遅らせています。現在、歴史上これまで以上にペーパーレス化の方法があります。
新しいアプリケーションを使用すると、法的文書に署名、日付、認証、さらには電子的に配信することができ、印刷されることはありません。電子取引が行われ、重要なファイルがアクセス可能なクラウド環境で簡単に共有されます。タイムキーピングは何年も前から完全にペーパーレス化されています。
ペーパーレステクノロジーは、ビジネス機能に適用されています。最新のペーパーレスアプリケーションと建設業務ソフトウェアの助けを借りて、建設会社や請負業者はリスクを軽減し、完全にペーパーレス化に近づくことができます。
ペーパーレス化するのに遅すぎることはありません
ペーパーレス化に乗り遅れたと思っていますか？
そんなことはありません！紙の使用を減らしたい学生でも、ペーパーレス化を考えている企業でも、これらのアプリケーションやオンラインツールを使用することで、ペーパーレスの旅を簡単かつ便利にすることができます。小さな一歩を踏み出し、一貫性を持って続けることで、地球を助けるだけでなく、ビジネスコストを削減し、会社の自動化を可能にします。
PlatoFormsでペーパーレス化を進めましょう
PlatoFormsは、ドキュメント取引のすべての側面をオンライン化することで、ペーパーレス化を支援するPDFソフトウェアです。PDFをオンラインフォームに変換するソフトウェアが必要な場合でも、オンラインで記入可能なPDFを作成する場合でも、PDFをウェブフォームに変換する場合でも、私たちのソフトウェアは手間のかからないペーパーレスワークフローを提供します。今すぐサインアップして、オンラインでPDFフォームを簡単に完成させましょう！
