メールは圧倒的です。
私たちは時々、ニュースレターや仕事の更新に夢中になりすぎてしまいます。実際、従業員は勤務時間の28%をメールの読み書きに費やしていると言われています。これを日々の仕事に換算すると、メールの管理（および読むこと）に3時間以上を費やしていることになります。
仕事においてメールは避けられないため、メールを管理して生産性を維持し、長時間「よろしくお願いします」や「敬具」に迷うことがないようにすることが重要です。効率的なメール管理を行うことで、生産性を向上させるだけでなく、より多くのことを達成するための時間を節約することができます。
メールを適切に管理する方法を知りたい方は、読み進めて、受信トレイを整理する準備をしましょう。
目次:
- 整理された受信トレイを維持する
- メールを溜め込まない
- オープンエンドの質問をしない
- メール管理ツールを使用する
- 長いメールスレッドを削除する
- 多すぎるメール購読を減らす
- メールルーチンをスケジュールする
- テンプレートを活用する
- 応答を自動化する
- 永久に削除する
詳しく読む: 気を散らす要因を克服する方法
メールをどう管理するか？
整理された受信トレイを維持する
フィルターやサブフォルダーの力を侮ってはいけません—これらは理由があって発明されました。重要度、グループ、メンションなど、メールの組み込み機能を使用して、より整理された受信トレイを実現できます。メールを重要度に応じて並べ替えたり、指定されたフォルダーに移動したりすることで、最初に対応すべきものに集中したり、不要なものと必要なものを分けたりすることができます。
メールを溜め込まない
未読メールの山を読むのはいつも面倒です—メールが溜まるのを防ぐためには、すぐに対処することが重要です。不要なメールはすぐにアーカイブし、今すぐ返信が必要なメールには時間をかけて返信しましょう。メールを後回しにすると、遅延を引き起こすだけでなく、メールが溜まり、整理がつかなくなる可能性があります。
オープンエンドの質問をしない
実際のところ、誰もメールの中での無駄話を好みません—率直で明確にしましょう。メールでオープンエンドの質問をすると、誤解や長いスレッドを引き起こす可能性がありますが、要点を押さえたメールは常に会話を短く効率的に保ちます。
メール管理ツールを使用する
良いニュースは、メールを管理する際に一人で頑張る必要はないということです—技術に頼るのは全く問題ありません。メール管理ツールを活用することで、すぐにメールを管理し、生産性を向上させることができます。
オンラインにはメール管理のためのツールがたくさんあります。そのため、どのメールの側面を具体的に管理したいかを知ることが重要です。多くのツールを選ぶことは、良いよりも悪い結果を招く可能性があるため、目的に応じてどのツールが機能するかを知るために時間をかける必要があります。ツールを選ぶ際には、次の質問を自問してください：
メーリングリストを管理したいですか？
ニュースレターやコンテンツをメールで送信したいメールマーケターやブロガーですか？もしそうなら、メーリングリストの管理が最優先事項です—これにより、リストを整理し、スパムメールを排除し、質の高い購読者を維持することができます。
複数のメールアカウントを管理したいですか？
仕事用と個人用のメールアカウントを持つ理由は、メールを分けるためです。これがほとんどの場合機能しますが、アカウントを切り替えるのが混乱することがあります。これに対処するために、メールアカウントを1つのメールボックスにリンクして簡単にアクセスできるメール管理ツールを見つけましょう。
購読リストを整理したいですか？
さまざまなニュースレターに購読することは、過剰で関連性のないメールを引き起こす可能性があります。購読リストを整理したいが、すべてのアカウントを1つずつ解除する時間がない場合は、一度にその仕事を行うツールを見つけましょう。
フォローアップのリマインダーを強調したいですか？
受信トレイにある数千のメールは、フォローアップを監視するのを難しくします。そのため、最も重要なメールのフォローアップのために時間とリマインダーを設定するのを手伝ってくれるツールを探すことを検討してください。
プロのヒント: オンラインで記入可能なPDFを作成することに加えて、PlatoFormsのフォーム招待機能を使用すると、ユーザーにメールでWeb PDFフォームを送信できます—セキュリティのためにパスワードを設定し、フォームの利用可能性を設定し、正確性のために一回限りの提出を許可することができます。詳細はこちらをご覧ください。
長いメールスレッドを削除する
メールスレッドは役立つことがありますが、通常は会話を長引かせ、混乱や最悪の場合は誤解を招く可能性があります。異なるトピックについて質問する場合は、同じスレッドに返信するのを避けましょう。件名を簡潔で具体的にして、長い無駄を避けましょう。
多すぎるメール購読を減らす
数年前に購読した月刊ニュースレターを受け取ることが関連性がないと感じますか？メールでも新たに始めることが適用されます—新しいメールスタートのために購読解除ボタンをクリックする時です。どのアカウントを保持する価値があり、どのアカウントがないかを知り、受信トレイを乱雑にしないようにしましょう。
プロのヒント: PlatoFormsはPDFをオンラインフォームに変換し、時間を節約するためのメールテンプレートを作成できます。メールテンプレートを使用すれば、何度も同じことを入力する必要はありません—保存して再利用し、名前を変更するだけです。詳細はこちらをご覧ください。
メールルーチンをスケジュールする
メールを管理する最も効果的な方法の1つは、メールを確認するための明確なスケジュールとルーチンを設定することです。仕事に入った直後にメールを確認するのが好きですか、それともシフトの途中で確認するのが好きですか？メールを管理するのに30分程度を費やすのが好きな場合でも、一貫したスケジュールを守り、自分自身をタイムすることを確認してください。これにより、受信トレイを閲覧するのに多くの時間を費やしているかどうかを追跡できます。
テンプレートを活用する
テンプレートは静かに素晴らしい効果を発揮します—時間を節約する能力は過小評価されています。
一度だけ入力して、将来の使用のためにコピー＆ペーストするだけで、毎回メッセージを作成する心配はありません。通常使用するテンプレートの異なるドラフトを作成し、定期的に送信することができます（カスタマイズを忘れないでください）。例えば、PlatoFormsのメールテンプレート機能を使用すると、保存、名前変更、将来の使用のために再利用できるテンプレートを作成することができます。このようにして、同じことを再度入力する必要がなくなり、生産性を向上させ、時間を節約できます。
応答を自動化する
アプリ統合やワークフロー自動化の前に、メールは生産性を向上させるために応答の自動化の力を利用してきました。休日中ですか？応答を自動化しましょう。休暇中で1日かそこらで戻る予定ですか？オフィス外の応答テンプレートを取り出し、タイマーを設定して自動的に送信しましょう。
永久に削除する
不要なメールやアーカイブを受信トレイに長期間放置しないでください—削除してゴミ箱を空にして整理しましょう。メールを削除することは、受信トレイのストレージを整理するだけでなく、常に「再スタート」（および美的）な感覚を与えます。
PlatoFormsでメールを管理し、生産性を向上させる
PlatoFormsを使用してメールをどのように管理できるか疑問に思っていますか？オンラインで記入可能なPDFを作成することに加えて、時間と労力を節約できるメールテンプレート機能も利用できます。私たちのメールテンプレート機能について詳しくはこちらをご覧ください。
