かつて、人事業界ではワークフロークリエーターやPDFオンラインソフトウェアの利用はあまり知られていませんでした。以前は、HR企業は申請のために紙のフォームを利用し、手動でチームに書類を配布し、大量のファイルストレージに保管していました。このプロセスは何年も続いていましたが、2020年のパンデミックが発生するとすべてが変わりました。HR部門はオンラインでの面接や応募者のスクリーニングを行わざるを得なくなりました。他の部門と同様に、人事管理もリモートワークの増加に伴う変化に直面しました。新しい「通常」が続く中、HR部門はオンライン申請フォームの管理を含む採用プロセスを改善する必要があります。
オンラインフォームを使用した申請は簡単に実施できるように思えますが、ワークフロークリエーターがどのように役立つのでしょうか？
想像してみてください： 応募者がオンライン申請をあなたの会社に送信します。この申請フォームは、部門内の3人の異なる人によってレビューされる必要があります—あなた、もう一人のHRアソシエイト、そしてマネージャーです。オンライン申請のコピーを3つ作成し、それぞれの同僚に個別に送信し、彼らからコピーを集め、元の申請フォームに2つの書類からデータを転送することを想像してみてください。
それは面倒な作業のように聞こえませんか？
詳しく読む： ビジネスでWebフォームを効果的に使用する方法
複雑な手順以外にも、この方法が非効率的である理由はこちらです：
単一の書類を処理するのに時間がかかる
毎日何百人もの応募者がいると、部門の作業負荷が増え、非効率的な結果を招く可能性があります。すべての紙の書類を整理することは混乱を招き、エラーや情報の紛失につながる可能性があります。
ミスが起こりやすい
詩人はかつて「ミスをするのは人間だ」と言いましたが、これらのミスは組織に不正確さをもたらし、苦しむ可能性があります。コピーを作成し、異なる関係者に個別に配布し、情報を元のコピーに書き直すことは、スペルミスや誤った情報を避けられません。これらのエラーは、これらの書類が正確である必要があるため、将来的に深刻な問題を引き起こす可能性があります。
非効率的なプロセス
オンライン申請フォームとデータ収集はHR部門にとって重要です—したがって、できるだけ体系化する必要があります。
あなたの組織に最適なソフトウェアは、すべてを1つのデジタルワークスペースで行える機能を提供するべきです。ここPlatoFormsでは、私たちのワークフロークリエーターは、すべてのニーズを1つのソフトウェアで解決するために作られています。
ワークフローは、各フォーム完了プロセスにステップを追加する素晴らしい機能であり、手間をかけずにすべてのステップを完了することができます。
詳しく読む： チームがPlatoFormsワークフローに依存できる方法
ワークフローフォーム + 人事部門 = 理想的な組み合わせ
幸いなことに、ワークフローフォームはHR部門の長い内部プロセスを最終的に排除できます。ワークフロークリエーターを使用することで、HR部門は次の利点を享受できます：
よりスムーズで迅速な申請プロセス
ワークフローフォームデザイナーを使用すれば、フォームを記入する必要がある異なる関係者に個別に書類を送る必要はありません。代わりに、元のフォームだけが必要です—次のステップを行う必要がある人に送信し、再び別の同僚に送信するだけです。以下のステップを例としてご覧ください：
ステップ1： 応募者が個人情報や職歴などを含むオンラインフォームを記入します。
ステップ2： あなたが応募者の詳細を記入します。
ステップ3： HRアソシエイトがフォームをレビューし、次のステップのためのメモを残します。
ステップ4： HRマネージャーが最終的にフォームを受け取り、すべての情報をレビューし、署名してフォームを承認します。
オンラインフォームを追跡する
私たちのワークフロークリエーターの最も良い点は、送信したオンラインフォームを追跡できることです！紙のフォームとは異なり、誰が最初に書類を受け取ったのか、次に誰が残りのステップを記入するのかを知るのは難しいです。ワークフロークリエーターのような集中化されたフォームを使用すれば、各人がフォームの受取人と送信者を追跡できます。
リアルタイムで通知を受け取る
PlatoFormsのワークフロークリエーターは、プロセス全体で次の人に自動通知を提供します！フォームの送信からユーザーの提出まで、通知はフォームが完了するまでリアルタイムで一貫しています。
望むだけ多くのワークフローを作成する
あなたのワークフローは1つのフローに限定されません—異なるフォームのために異なるワークフローを構築できます。このため、書類をうまく整理し、それぞれのために適切なステップを構築し、進捗を追跡できます。異なる応募者や異なる取引のためにワークフローを作成することもできます。このようにして、特定の目的のために異なるワークフローを作成できます。
数分でフォームを共有する
ワークフローフォームデザイナーを使用すれば、書類を手動で配布する必要はありません！ワークフローを共有するには、「共有」ボタンをクリックし、ワークフローの埋め込みまたは公開URLをコピーします。さらに、メールで共有できる公開URLを選択するか、ウェブサイトに公開するための埋め込みコードを選択できます。
コストを削減する
ワークフローフォームビルダーを使用することは、多数のフォームを印刷するための費用を節約することも意味します。オンラインフォームを使用することでどれだけ節約できるか想像してみてください—高価なプリンター、インク、紙、さらには保管用の引き出しも不要です！
数秒で申請情報を取得する
ワークフローはオンラインに保存されているため、申請フォームを見つけるために箱やキャビネットを探し回る必要はありません。ワークフロークリエーターを使用すれば、各データを整理し、いつでもどこでもアクセス可能です。
誰でも使えるワークフローフォームビルダー
私たちのワークフローフォームデザイナーの良い点は、人事部門に限定されないことです—この素晴らしい機能を、異なる関係者が記入する必要があるすべての書類に使用できます！いくつかの例を以下に示します：
- 学校のクリアランスフォーム
- 登録フォーム
- 注文フォーム
- 不動産書類
- 承認フォーム
- 販売フォーム
- 学校の課題
人事部門にはワークフロークリエーターだけが必要ですか？
良いニュースです—ワークフローは氷山の一角に過ぎません。HR部門は、マスターフォームなどの機能を追加することで内部プロセスを強化することもできます。ワークフローフォームデザイナーに加えて、HR部門はマスターフォームを使用してすべての応募者のデータを集中化できます。マスターフォームは、組織の書類を安全に保管するサイロを作成し、不可避の災害や紛失からフォームを守るのに役立ちます。
重要なポイント：
- ワークフローフォームデザイナーは、人事管理にとって、異なる人が複数のステップで完了できるフォームを提供することで利益をもたらします
- ワークフロークリエーターは、フォームを整理することで応募者の申請プロセスを迅速化できます。
- ワークフローに加えて、人事部門はマスターフォームなどの他の機能を使用して、データの整理を改善できます。
PlatoFormsでHR部門のためのワークフローを構築する
HR部門を改善するワークフロークリエーターが必要ですか？PlatoFormsは、シームレスで簡単、そしてより良い申請ステップを提供するワークフローフォームデザイナーとマスターフォームを提供するPDFソフトウェアです。今すぐこちらでワークフローを構築しましょう。
