Servindo como um acordo formal para todos os aspectos das transações, a assinatura de contratos continua a ser o coração de todo negócio. Seja você um empresário que fecha negócios todos os dias ou um cliente que faz uma compra, a assinatura de contratos precisa ser feita com sucesso para uma transação comercial mais suave.
Desde que muitas empresas passaram para o modelo de “trabalho em casa”, adaptar-se a um ambiente de trabalho remoto não significa apenas trabalhar de pijama todos os dias, mas também tornar a assinatura de contratos digital. Graças às ferramentas online inovadoras de hoje, as empresas não precisam se preocupar se vão executar bem uma assinatura de contrato ou não. Com software eficaz e educação adequada, as empresas agora podem implementar rapidamente a assinatura digital de contratos.
Índice:
1. Por que a assinatura de contratos é essencial para as empresas?
2. Métodos de assinatura digital de contratos
3. Como executar com sucesso a assinatura de contratos?
4. O que é o certificado de assinatura eletrônica da PlatoForms?
5. Usando o certificado de assinatura eletrônica da PlatoForms
Leia mais: Qual a Importância da Assinatura Eletrônica?
Por que a assinatura de contratos é essencial para as empresas?
Contratos escritos protegem tanto o comprador quanto o vendedor em quase qualquer tipo de negócio. Além de tornar as transações mais rápidas e convenientes, a assinatura digital de contratos oferece um processo mais produtivo do que o método tradicional. Aqui estão as razões pelas quais é vital para toda empresa:
Contratos vinculativos protegem seu negócio
Um contrato é um acordo formal entre duas ou mais pessoas que buscam fazer negócios juntas. A gestão de contratos é necessária em quase qualquer setor, desde construção e engenharia até serviços bancários e financeiros, para citar alguns. Esses documentos estabelecem os detalhes de um projeto, negócio ou acordo. Então, ambas as partes concordam com os termos do contrato e o assinam.
Diga adeus às cópias em papel
Os contratos ajudam ambas as partes a se alinhar e entender o que é exigido delas em um relacionamento. Mas com impressão, envio por fax, cópia e arquivamento, contratos em papel consomem tempo e são uma fonte potencial de frustração. Com nossos recursos de assinatura eletrônica na PlatoForms, você pode criar e compartilhar contratos digitalmente rapidamente, e finalmente se livrar das cópias em papel desorganizadas.
Especifique todos os detalhes
Os componentes dos contratos variam dependendo do setor. Por exemplo, contratos geralmente são escritos ou impressos em papel no setor jurídico. Mas, em geral, tudo o que é importante para o negócio precisa ser delineado como uma cláusula contratual. Qualquer coisa deixada para discussão pode causar confusão mais tarde. Para evitar isso, é essencial fornecer explicações precisas em cada cláusula. A assinatura de contratos permite que você especifique esses detalhes (da descrição do acordo, o que deve ser feito, o que evitar, as limitações do acordo, e assim por diante). Os contratos explicam claramente tanto para as empresas quanto para os clientes sobre o acordo firmado.
Métodos de assinatura digital de contratos
A assinatura de contratos online pode ser feita de diferentes maneiras, dependendo da abordagem da empresa. Alguns desses métodos incluem:
Assinar e escanear
Algumas empresas enviam documentos manualmente para funcionários e clientes para impressão, escaneamento e assinatura. Documentos escaneados são então convertidos em PDF, carregados online e enviados de volta para as empresas.
Assinatura com a ajuda de aplicativos de terceiros
Aplicativos de terceiros agora podem hospedar documentos e contratos online para assinatura. Algumas ferramentas como DocuSign são amplamente usadas para enviar contratos e coletar assinaturas eletrônicas. Aqui na PlatoForms, fornecemos certificados e pads de assinatura eletrônica para facilitar a assinatura de contratos. Os clientes não apenas completam seus formulários PDF online em segundos, mas também podem assinar em tempo real facilmente.
Dica profissional: PlatoForms permite que você crie PDFs e formulários preenchíveis online em segundos. Com nosso certificado de assinatura eletrônica, você pode coletar assinaturas eletrônicas de seus formulários online de forma contínua. Permita que seus clientes completem seus formulários PDF online de forma eficiente com nossos recursos aqui—leva apenas um minuto para se inscrever!
Tirar uma foto da assinatura
Completar formulários PDF online e assinaturas eletrônicas não é para todos—algumas pessoas ainda preferem usar outros métodos de assinatura eletrônica, como tirar fotos. Os clientes simplesmente assinam, tiram uma foto e a anexam aos seus documentos para conclusão.
Comunicação por e-mail
Se nenhum dos métodos acima for usado, alguns preferem ir pelo tradicional enviando comunicação por e-mail indicando que ambas as partes devem assinar um contrato. O e-mail é amplamente usado como a principal e formal comunicação para assinatura de contratos, seja enviando documentos manualmente pelo correio ou online.
Como executar com sucesso a assinatura de contratos?
Frequentemente há dificuldades em reunir todas as partes de um contrato na mesma sala para assiná-lo, especialmente para negócios internacionais mais significativos. Além disso, enviar fisicamente um contrato entre as partes pode demorar muito.
Para evitar essas dificuldades, é melhor implementar a assinatura de contratos online. Ou seja, as assinaturas são preparadas e executadas da mesma forma que em um contrato físico, e as assinaturas são “liberadas” mediante acordo mútuo, geralmente dado por e-mail ou por meio de aplicativos de terceiros. Para executar a assinatura digital de contratos com sucesso, aqui estão algumas dicas a serem lembradas:
Forneça documentos em formato PDF
PDF é o formato de documento mais preferido para contratos e acordos, devido à sua segurança e aparência profissional. Enviar documentos em PDF protegerá sua transação comercial, pois este formato não é facilmente editado nem falsificado.
Dica profissional: Além de transformar seus PDFs em formulários preenchíveis online, a PlatoForms também pode criar formulários preenchíveis online e convertê-los em PDFs. Desta forma, você não precisa usar software complicado ao lidar com PDFs, agora você pode simplesmente abri-los e preenchê-los em seu navegador. Saiba mais aqui.
Use software de assinatura eletrônica confiável
Seus acordos contratuais são altamente confidenciais. Certifique-se de usar ferramentas confiáveis e eficientes para fazer o trabalho com segurança. Ao procurar aplicativos de assinatura eletrônica, faça sua lição de casa e pesquise sobre as avaliações, recursos e desvantagens da ferramenta. Isso ajuda você a entender como é usar a ferramenta e se é o software certo que você deve usar para assinatura de contratos.
Esteja atento às contrapartes
Contratos simples e escrituras podem ser executados em contrapartes. Isso ocorre quando cada parte do contrato assina uma cópia separada, mas idêntica, do mesmo documento. Essas cópias assinadas formarão juntas um único acordo vinculativo, permitindo que sejam executadas em contrapartes, ou seja, em diferentes idiomas.
Contratos simples e escrituras geralmente contêm uma cláusula explicando para estar atento à sua cópia, ler tudo antes de assinar e mantê-la para fins futuros.
O que é o certificado de assinatura eletrônica da PlatoForms?
Nossos formulários PDF online são construídos com pads de assinatura eletrônica que você pode adicionar caso esteja coletando assinaturas. Seja você criando um formulário ou enviando acordos contratuais em formato PDF, você pode usar este recurso para fazê-lo. Embora pads de assinatura eletrônica sejam comuns em ferramentas online, nem todas oferecem certificados de assinatura.
Um certificado de assinatura eletrônica fornece informações sobre a assinatura, como o carimbo de data/hora do endereço IP do assinante e o endereço de e-mail. O objetivo disso é abordar adequadamente as informações do assinante.
Usando o certificado de assinatura eletrônica da PlatoForms
Nota: Para habilitar o certificado de assinatura eletrônica, marque a opção “Coletar para Certificado de Assinatura” no construtor de formulários.
Certifique-se de habilitar o botão de Certificado de Assinatura no recurso de convite.
Além do certificado de assinatura anexado ao e-mail, você pode visualizá-lo e baixá-lo na página de submissões.
Seu e-mail padrão do sistema incluirá duas coisas quando você habilitar este recurso:
- O Certificado de Assinatura: Isso inclui um Certificado de Assinatura emitido pela PlatoForms em formato PDF.
- O checksum SHA256 do Certificado de Assinatura: Um certificado que garante que o documento em si não foi alterado.
Crie e envie assinaturas eletrônicas facilmente com a PlatoForms
Além de permitir que você envie formulários PDF online com pads de assinatura eletrônica, a PlatoForms também fornece um certificado de assinatura eletrônica que pode ajudar você a garantir que os formulários enviados não sejam falsificados ou alterados. Saiba como usar o certificado de assinatura eletrônica aqui.
