Desafio
O escritório dependia fortemente de formulários baseados em papel — tanto internamente quanto com clientes.
1. Formulários de divulgação de advogados (Interno)
A cada poucas semanas, todos os 70 advogados eram obrigados a preencher um formulário de divulgação confirmando se haviam realizado trabalho remunerado para um cliente específico fora do escritório.
- Impressos e distribuídos em papel
- Respostas Sim / Não circuladas à mão
- Explicações escritas exigidas quando "Sim"
- Coleta lenta e manuseio manual
2. Admissão de clientes de Trust & Estates (Externo)
O departamento de Trust & Estates usava um formulário de admissão em PDF de 12 páginas para clientes que preparavam testamentos.
- Os clientes preenchiam à mão
- Formulários eram enviados por correio, entregues ou preenchidos no escritório
- A equipe escaneava as submissões manualmente
- A caligrafia muitas vezes era difícil de ler
- Os advogados recebiam informações tarde, bem antes das reuniões
"As pessoas tinham que escrever à mão um formulário de 12 páginas, enviá-lo por correio ou entregá-lo, depois tínhamos que escaneá-lo — e às vezes era difícil de ler."
O processo consumia tempo para clientes, assistentes e advogados, e criava atritos desnecessários antes mesmo das consultas começarem.
Solução PlatoForms
A equipe de Keith transferiu ambos os fluxos de trabalho para o PlatoForms, substituindo o papel por formulários online que não exigiam contas de usuário ou inscrições.
Uso interno: Divulgação de advogados
- Os formulários de divulgação em papel foram convertidos em formulários online
- Formulários são enviados por e-mail para todos os advogados
- Respostas são coletadas digitalmente e centralmente
Uso voltado para o cliente: Admissão de Trust & Estates
O PDF de 12 páginas foi convertido em um formulário online usando o upload de PDF e geração de formulários do PlatoForms. O formulário é:
- Compartilhado via site do escritório
- Enviado diretamente por secretárias ou advogados
- Clientes o completam em casa, antes da primeira reunião
"A maioria das pessoas queria preenchê-lo online antes de vir. Agora elas podem enviá-lo, e então ligamos para marcar a reunião."
Resultados Alcançados
A mudança do papel para formulários online gerou economias de tempo imediatas em todo o escritório.
O que mudou:
- Clientes completam formulários antecipadamente, no seu próprio tempo
- Advogados recebem informações limpas, legíveis e bem organizadas
- Assistentes não precisam mais ajudar clientes a preencher formulários pessoalmente
- TI pode atualizar formulários rapidamente sem reimpressão ou redistribuição
Volume de submissões
- ~10 submissões por semana
- ~30 submissões por mês para o formulário de admissão de Trust & Estates
- Formulários às vezes são submetidos várias vezes por dia
"Está economizando tempo do cliente, e economiza tempo dos nossos advogados. Tudo é feito antecipadamente e pronto para uso."
| Área | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Conclusão do Formulário | Formulários em papel escritos à mão | Submissão de formulário online |
| Experiência do Cliente | No escritório, correio ou escaneamento | Preencher em casa |
| Legibilidade | Problemas de caligrafia | Respostas limpas e digitadas |
| Esforço da Equipe | Coleta manual e escaneamento | Admissão digital automática |
| Atualizações | Reimpressão e redistribuição | Editar uma vez, instantaneamente ao vivo |
Recursos Que Fizeram a Diferença
Keith destacou várias capacidades do PlatoForms que foram especialmente valiosas:
- Conversão de PDF para Formulário Online – Faça upload de PDFs existentes e transforme-os em formulários online preenchíveis
- Formatação Inteligente de Campos – Quebra de texto e redimensionamento dinâmico de fonte garantem que todo o conteúdo se ajuste perfeitamente
- Saída Pronta para Impressão – Formulários enviados permanecem claros e legíveis quando impressos para registros
- Sem Necessidade de Conta para Clientes – Qualquer pessoa pode enviar um formulário sem se inscrever ou fazer login
"Sempre sai bonito — nunca difícil de ler ou usar uma vez enviado."
Por Que Não Google Forms?
Keith inicialmente considerou o Google Forms, mas o descartou.
- Requer que os usuários tenham (ou usem) uma conta do Google
- Adiciona atrito para os clientes
- Não é ideal para fluxos de trabalho de admissão jurídica
O PlatoForms permitiu que o escritório mantivesse o processo simples e acessível para todos.
"Nem todo mundo quer usar uma conta do Google. Com o PlatoForms, as pessoas apenas enviam o formulário rápida e facilmente."
📖 Leitura Relacionada: Google Forms AI (Gemini): Como Funciona, Limitações e O Que Usar a Seguir – Explore por que ferramentas como o PlatoForms muitas vezes são uma melhor escolha para fluxos de trabalho profissionais.
Adoção Crescente em Todo o Escritório
Após ver os resultados em Trust & Estates, outros departamentos começaram a explorar digitalizações semelhantes.
"Outros departamentos jurídicos querem fazer o mesmo porque veem como funciona bem."
A equipe de TI agora está ativamente identificando formulários adicionais voltados para o cliente que podem ser movidos para o PlatoForms.
Recomendação Geral
Keith descreve o PlatoForms como:
"Muito simples e muito fácil — mas também muito poderoso."
Para um escritório de advocacia lidando com divulgações recorrentes e longos formulários de admissão de clientes pesados em documentos, o PlatoForms se tornou uma maneira prática de modernizar os fluxos de trabalho sem adicionar complexidade.