電子郵件可能讓人感到不堪重負。
我們有時會發現自己過於投入於瀏覽新聞簡報和工作更新。事實上，員工往往花費 28% 的工作時間來閱讀和回覆電子郵件。如果將其轉化為日常工作，那意味著每天花費超過三個小時來管理和閱讀電子郵件。
由於電子郵件在工作中是不可避免的，因此管理我們的電子郵件以保持生產力是很重要的，而不是花費長時間迷失在「此致敬禮」和「謹上」中。通過有效的電子郵件管理，不僅可以提高生產力，還可以節省時間來完成更多事情。
如果你想知道如何正確管理電子郵件，繼續閱讀並準備好對你的收件箱進行「斷捨離」。
目錄：
- 維持有序的收件箱
- 不要讓電子郵件堆積
- 不要提出開放性問題
- 使用電子郵件管理工具
- 擺脫冗長的電子郵件線程
- 減少過多的電子郵件訂閱
- 安排你的電子郵件例行
- 善用模板
- 自動化你的回覆
- 永久刪除
閱讀更多： 有哪些方法可以擊敗分心？
如何管理你的電子郵件？
維持有序的收件箱
不要低估過濾器和子文件夾的力量，它們的發明是有原因的。你可以使用電子郵件中的內建功能來使收件箱更有條理，例如重要性、群組或提及。根據重要性對電子郵件進行排序或將其移動到指定的文件夾，讓你專注於需要優先回覆的內容，或將不必要的與必要的分開。
不要讓電子郵件堆積
閱讀一堆未讀電子郵件總是一件苦差事，通過立即處理來防止電子郵件堆積。如果電子郵件不必要，立即歸檔。如果需要立即回覆，花時間點擊回覆。將郵件留到以後不僅會導致延遲，還會讓電子郵件堆積，從而導致混亂。
不要提出開放性問題
事實上，沒有人喜歡電子郵件中的「白噪音」，要直接明了。在電子郵件中提出開放性問題可能會導致嚴重的誤解和更長的線程，而直截了當的電子郵件總是能保持對話簡短而高效。
使用電子郵件管理工具
好消息是，管理電子郵件時你不必孤軍奮戰，依賴技術是完全可以的。在電子郵件管理工具的幫助下，你可以立即管理電子郵件，提高生產力。
網上有大量的電子郵件管理工具，因此了解你想要具體管理電子郵件的哪個方面很重要。選擇太多工具可能會弊大於利，因此你必須花時間了解哪個工具能符合你的目標。在選擇工具時，問自己這些問題：
我想管理我的郵件列表嗎？
你是想通過電子郵件發送新聞簡報和內容的電子郵件營銷人員或博主嗎？如果是，管理你的郵件列表是首要任務，這將幫助你清理列表，擺脫垃圾郵件，並保留優質訂閱者。
我想管理多個電子郵件帳戶嗎？
我們有工作和個人電子郵件帳戶是有原因的，為了將電子郵件彼此分開。雖然這大多數時候有效，但切換帳戶可能會令人困惑。為了解決這個問題，找到一個可以將你的電子郵件帳戶連接到一個郵箱以便於訪問的電子郵件管理工具。
我想清理我的訂閱列表嗎？
訂閱不同的新聞簡報可能會導致過多和不相關的電子郵件。如果你想清理你的訂閱列表但沒有時間逐個帳戶取消訂閱，找一個可以快速完成這項工作的工具。
你想突出你的跟進提醒嗎？
收件箱中的數千封電子郵件可能使監控跟進變得困難。因此，你可能考慮尋找一個可以幫助你為最重要的電子郵件設置時間和提醒的工具。
專家提示： 除了製作在線可填寫的 PDF， PlatoForms 的表單邀請功能還允許你通過電子郵件向用戶發送網頁 PDF 表單。你可以設置密碼以確保安全，設置表單的可用性，並允許一次性提交以確保準確性。了解更多資訊。
擺脫冗長的電子郵件線程
電子郵件線程可能是有用的，但通常只是拉長了對話，這可能導致混淆，甚至更糟糕的是誤解。如果你在詢問不同的主題，避免在同一線程中回覆。讓你的主題行簡潔明確，以避免冗長的內容。
減少過多的電子郵件訂閱
認為接收你多年前訂閱的每月新聞簡報不再相關？在電子郵件中重新開始也是適用的，是時候點擊取消訂閱按鈕，開始新的電子郵件旅程。知道哪些帳戶值得保留，哪些帳戶不值得，以避免收件箱的混亂。
專家提示： PlatoForms 將你的 PDF 轉換為在線表單，並讓你創建電子郵件模板以節省時間。使用我們的電子郵件模板，你不必一遍又一遍地輸入，只需保存、重用和重命名。了解更多資訊。
安排你的電子郵件例行
管理電子郵件的最有效方法之一是設定明確的時間表和例行程序來處理它。你喜歡在上班後立即查看電子郵件，還是中途查看？無論你喜歡花半小時或更長時間來管理電子郵件，請堅持一致的時間表並確保計時。這樣，你可以追蹤自己是否花費過多時間瀏覽收件箱。
善用模板
模板的默默無聞的奇效在於它們節省時間的能力被低估了。
讓你只需輸入一次，然後在未來使用時複製粘貼，你不必每次都擔心撰寫信息。你可以創建不同的模板草稿，然後定期發送（只需記得自定義）。例如，我們在 PlatoForms 的 電子郵件模板功能 讓你創建一個可以保存、重命名和重用的模板。這樣，你不必回去重複輸入相同的內容，從而提高生產力並節省時間。
自動化你的回覆
在應用程式整合和工作流程自動化之前，電子郵件已經使用自動化回覆的力量來提高生產力。假期休息？自動化你的回覆。休假並將在一天或兩天後回來？使用你的離開辦公室回覆模板，設置計時器，並自動發送。
永久刪除
不要讓不必要的電子郵件和歸檔在你的收件箱中停留多年，點擊刪除並清空垃圾箱以清理。刪除電子郵件不僅清理了收件箱存儲，還總是給人一種「重新開始」（和美觀）的感覺。
使用 PlatoForms 管理你的電子郵件並提高生產力
想知道如何使用 PlatoForms 管理你的電子郵件嗎？除了讓你製作在線可填寫的 PDF 外，你還可以使用我們的電子郵件模板功能來節省時間和精力。了解更多關於我們的 電子郵件模板功能 的資訊。
