由于大多数公司依赖审批来执行特定流程，创建一个工作流是确保系统流畅的必要条件。然而，这在较小的组织中往往不常发生。
工作流未能使团队运作更顺畅的原因有很多：
- 任务分散无序。
- 文件找不到。
- 没有自动化措施。
更不用说，远程工作也被加入了列表，使得文件传递变得具有挑战性。
尽管远程工作对一些企业来说充满希望，但一些公司发现难以处理和管理数字项目。除了使审批变慢，工作场所还因组织不善和在不必要步骤上的业务成本浪费而受损。幸运的是，通过正确的步骤和像 PlatoForms 工作流 这样的 PDF 工作流软件，创建一个更好的工作流以简化审批现在变得易于实现。
本文将指导您启动工作流创建，并介绍 PlatoForms 工作流如何改善您的审批流程。
目录：
- 为什么流畅的工作流对审批很重要
- 如何在组织中建立清晰的审批工作流
- 创建指定人员的流程
- 设置合适的工具
- 拥抱自动化
- 讨论并培训员工如何使用您的工作流
- 测试您的工作流效率：它是否加快了您的审批？
- 像 PlatoForms 这样的 PDF 工作流软件如何创建更好的工作流
阅读更多： 如何成功执行合同签署？
为什么流畅的工作流对审批很重要？
工作流的重要性常常被忽视，导致企业中的混乱和无序。具体来说，在进行审批时必须实施，以确保每个进度的有效性。详细来说，其它重要原因包括：
它消除了签名的多余绕道
文件，尤其是机密文件，如果未传递给同事或客户审批，往往会引发混乱。在纸质文件仍然流行的时代，公司会浪费大量资金打印纸张供不同方填写和签署。由于疫情，2019 年远程工作开始时，企业难以完全数字化，尤其是之前的文件都是纸质打印的。因此，手动发送审批表格包括物流配送、长时间等待和手动输入。
实施高效的工作流可以消除这种情况。使用像 PlatoForms 这样的 PDF 工作流软件，团队可以轻松地在线发送 文件进行电子签名。此外，这也有利于忙碌的客户（尤其是经常出差的高管）。
专业提示： 除了让您将 PDF 转换为在线表单并收集电子签名外，PlatoForms 还提供电子签名证书，以确保您的文件完整性。
鼓励时间驱动的企业
每个企业都是快节奏的——一切都应该快速有效地完成，以保持业务运转。充分利用技术的公司确保员工的生产力，并为时间驱动的文化铺平道路。重视截止日期，忠实于交付的企业可以比组织混乱的工作场所取得更多成就。
它为您提供实时的业务洞察
通过强大的工作流，您可以获得即时洞察，帮助您跟踪业务中发生的事情。即使错误是不可避免的，一些失误可以提前看到，并可以提供解决方案的选项。此外，保留公司洞察的记录可以让您监控所需的数据——从每个人的职责到当前任务。
专业提示： 使用 PlatoForms 将 PDF 转换为在线表单，并 实时跟踪您的提交。
如何在组织中建立清晰的审批工作流？
建立一个有效的工作流只是一个开始——您需要一个详细的计划来创建它。请注意，每个公司的工作流都不同，以下步骤可能会有所不同。创建有效工作流的一般提示包括：
创建指定人员的流程
为了避免沟通不畅，给指定任务的人员创建一个专用的工作流。列出谁是第一个接收文件的人，之后的流程，以及最后一个维护文件的人。
阅读更多： 您的团队如何依赖 PlatoForms 工作流
设置合适的工具
一旦负责的人被指定，选择合适的工具来完成工作就很重要。考虑使用 PDF 软件来简化审批流程，例如 PlatoForms。PlatoForms 的 工作流 帮助您的组织通过我们的工作流功能简化审批过程——这一功能旨在让您在多个步骤中填写 PDF。
以下是一个可以从我们的工作流功能中受益的场景示例：
- 客户购买汽车并填写信息表。
- 销售员获取填写好的表格并签署。
- 然后销售员将表格发送给经理进行最终审批。
- 一旦最终审批完成，交易即告完成。
通过使用 PDF 工作流软件，您无需手动打印多份表格——您只需创建一个可以包含每个将填写表格的人的不同步骤的表格。这为您的企业节省了成本、时间和额外工作。
拥抱自动化
今天创建工作流的好处是您不必从头开始。根据您需要的工作流类型，有多种工具可以在几分钟内自动化您的内部流程。这有助于您可视化工作流的外观，并对任务的下一个流程有一个清晰的想法。一个例子是 Asana 的工作流（见下图）：
Asana 提供了一种名为 Workgraph 的自动化流程来简化您的工作。这个工作流工具让您可以绘制出谁负责某项任务以及接下来会发生什么，更多地关注战略活动。这样，您的员工将知道在流程中下一个要转向的人是谁。除了拥有 PDF 工作流软件，您还可以考虑查看其他可以帮助您优化公司流程的数字工作流工具，如 Kissflow、ProcessMaker 等。
阅读更多： 通过这些步骤提高公司工作流效率
讨论并培训员工如何使用您的工作流
现在您已经创建了正式的工作流，是时候教育您的员工如何使用它了。重要的是详细讨论彼此的职责，以便每个人都能掌握彼此的任务。刚开始使用内部工作流可能需要时间，但它将帮助您的员工熟悉它。
测试您的工作流效率：它是否加快了您的审批？
培训员工如何使用您的工作流只是一个开始——测试其效率是证明其是否改善您的流程的方式。通过检查其效果来测试您的工作流是否有效。需要考虑的一些问题包括：
- 我们内部流程的复杂性是否得到解决？
- 这个工作流对每个人的工作流程有什么结果（包括优缺点）？
- 这个工作流有什么帮助？
- 这个工作流有什么不好的地方，如何改进？
- 您公司的审批流程现在是否更好？
测试工作流的有效性可以让您看到它是否增加了团队的生产力——它还可以帮助您确定需要改进的地方。如果当前的工作流不适合每个人，您可能需要坐下来重新设计。
关键要点：
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为您的团队创建指定的工作流提供了简化的流程和更高效的时间。
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工作流自动化您的手动流程，包括发送表单、文件和应用程序连接。
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在您的团队中使用像 PlatoForms 这样的 PDF 工作流软件可以让您创建一个包含所有必要细节的单一 PDF，以加快审批速度。您可以允许您的客户或同事在线完成他们的 PDF 表单，发送审批，并在几分钟内提交他们的在线 PDF 表单，以加快交易。
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创建工作流并不容易，但您只需开始并尝试适合每个人的方法。实施只是开始——长期维护工作流可以帮助您实现改进的审批流程。
使用 PlatoForms 作为您的 PDF 工作流软件提高效率
公司审批现在通过我们的 工作流功能 变得轻而易举。创建您的文件，让您的客户提交他们的在线 PDF 表单，签署并通过在线发送给审批人来完成您的 PDF 表单。您无需浪费时间在手动传递文件和更长的流程上——简化您的公司流程。 在此注册 以立即启动您的高效工作流。
