实现无纸化不仅仅意味着一次性停止打印纸张，而是永远在各个方面抛弃纸张的使用。虽然对一些人来说这听起来很简单，但对其他公司来说，远离纸张却很困难——我们列出了一些常见的原因：
很难打破传统
作为人类，讨厌改变是很正常的——尤其是对我们已经习惯的东西。很难远离纸张、打印机和复印机的原因之一是它带来的熟悉感——我们都习惯了纸张成为我们日常生活的一部分。
除了不熟悉之外，一些年长者对使用数字技术也不太接受。根据 Science Daily 的报道，老年人担心使用技术对社会的影响以及犯错的恐惧。此外，缺乏使用在线工具的知识也是原因之一。因此，一些人仍然更喜欢使用纸质文件而不是电子文件。
缺乏理解
让员工深入了解实现无纸化的目标是很重要的。这将有助于了解其目的——为什么它不仅现在重要，而且在长期内也是如此。为此，请确保：
教育您的员工： 仅仅意识到是不够的——每个人都应该知道实现无纸化的重要性。教育您的组织关于您实施无纸化政策的原因、其优缺点，以及它如何改善您的组织。确保向您的员工强调其优势，以及如何做到这一点可以产生影响。
专业提示： 通过使用 PlatoForms 在线制作可填写的 PDF 来实现无纸化。我们的功能允许您将 PDF 转换为在线表单，使您的无纸化之旅比以往更容易实现。
成为榜样： 通过自己实现无纸化为您的团队树立榜样。这样，他们就会知道其重要性，并且更容易遵循。
没有资源
并不是每个人都能访问在线工具——这就是为什么有些人仍然喜欢在会议期间使用记事本和打印件。虽然有很多在线协作工具可供团队使用，但对于一些习惯使用纸张的人来说，利用它们可能很困难。为避免这种情况，请考虑：
探索数字工具： 了解您和您的团队可以使用的最新在线工具以实现无纸化。评估您组织的需求，并通过寻找能够完成工作的工具来满足这些需求。
推广使用数字设备： 无论是在会议中还是在做演示时，鼓励每个人使用在线记事本来记录笔记。
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安全性
网络威胁是实现数字化过程中最难处理的问题之一。虽然电子文件提供了便利，但它们容易受到网络钓鱼和病毒攻击——这让公司在将文件在线化时犹豫不决。此外，数据泄露变得越来越普遍——尤其是在医疗行业，这是数据泄露最昂贵的行业，费用高达 $3.86 million。
虽然这成为大多数公司的主要关注点，但也有必要考虑将信息保存在纸质文件中的危险。事实上，纸张容易丢失、被盗和遭遇灾害——这就是为什么超过 70% 的企业在遭遇纸质记录丢失后会在三周内倒闭的原因，尤其是因为灾害。将文件在线化将允许公司将信息存储在云驱动器中——免受人为位移和灾害的影响。
为了增加电子文件的安全性，请考虑：
选择强大且可靠的云存储： 您的云存储必须提供安全性和便利性，以便您轻松地在线存储文件。
使用密码保护的在线表单： 无论您是发送需要同事填写的在线表单，还是加密这些表单以增加安全性都很重要。
专业提示： 在 PlatoForms，我们提供可以用密码加密的表单。现在，您可以通过在邀请某人填写表单时启用我们的“表单受密码保护”功能，放心地发送在线表单。了解更多这里。
利用符合 HIPAA 标准的表单： 如果您从事医疗行业，患者隐私应是您的首要任务。确保利用符合 HIPAA 标准的表单以实现更安全的数据收集。
专业提示： 在 PlatoForms，我们提供符合 HIPAA 标准的表单，以确保患者数据收集的安全性。了解更多这里。
为什么您的公司应该实现无纸化
轻松访问文件
通过电子文件、工作流系统和云，组织可以创建和传递文件和数据给正确的人，立即，无需人工干预。
自动化工作流程
流程自动化是信息在业务流程或工作流中智能管理和传递的过程。流程管理软件允许您创建业务规则来传递、存储和分发电子文件、报告等。您还可以通过发送文件进行审阅、编辑和保存，与同事或客户进行数字协作。
加快流程
电子文件可以快速、可靠、安全地签署并传递到下一步骤。这有助于加快采购、贷款审批、提交费用报告等流程。
自定义您的电子文件
电子文件管理系统和电子表单解决方案允许您创建定制的电子或纸质文件和报告，以满足客户的需求或您独特的业务流程。您还可以将文件设置为自动拆分为不同格式、格式化、分发或存档。
您的公司如何实现无纸化
如果您希望您的企业实现无纸化，您首先需要决定哪些无纸化系统最适合小型企业。确保选择能够很好地协同工作的软件或网络应用程序。
- 以下是一些适合运行无纸化小型企业的好工具：
- 一个设计良好的电子邮件应用程序是任何业务沟通策略的重要组成部分。
- 撰写商业信函和其他通信需要文字处理软件。
- 电子表格是管理业务财务和数据的重要工具。
- 文档扫描仪将帮助您将纸质文件转换为数字文件。
- 小型企业主通常发现记笔记程序对捕捉和分享他们的想法很有帮助。
- 如果您的公司使用图纸和草图，您也需要一个程序！
- 创建和分享数字文件的最简单方法是将它们转换为 PDF。选择能够将 PDF 转换为在线表单、将 PDF 转换为在线可填写表单等的 PDF 软件。
如果您想成功运行无纸化小型企业，您需要合适的软件工具。PlatoForms 使您能够高效地处理 PDF 文件。
通过将 PDF 转换为在线可填写表单与 PlatoForms 实现无纸化
通过 PlatoForms，您无需担心是否在使用复杂的软件或复杂的 PDF。我们的功能允许您在线制作可填写的 PDF，将 PDF 转换为在线表单，将 PDF 转换为网络表单等。此外，我们的软件对初学者友好——让您很快就能习惯。以下是 PlatoForms 如何帮助您实现无纸化之旅：
简便的功能
我们的功能不需要顶级的 IT 技能或编码技巧——因此您无需花费大量时间和预算来培训员工如何使用它们。我们知道公司应该专注于业务，因此我们专注于提供无复杂性的功能。
最大的安全性
无论您需要符合 HIPAA 标准的 PDF 表单还是用于存储电子文件的云驱动器，我们都能满足您的需求。我们提供符合 HIPAA 标准的 PDF 表单，可以确保您在从患者那里收集数据时的安全性，并提供云驱动器集成，以帮助您轻松地数字化存储表单。从 Google Drive 到 Dropbox，您可以选择您喜欢的在线存储以方便使用。
将电子文件提升到新的水平
通过允许您在线制作可填写的 PDF 并将 PDF 转换为在线表单，您可以轻松地使用 PlatoForms 处理电子文件。我们的功能如 电子签名证书、网络表单和主表单也会组织您的数据——这是帮助您无纸化之旅比以往更容易的重要因素。
低成本
我们的定价计划将帮助您节省打印机、墨水和纸张的高昂费用。根据您的需求，我们的计划提供灵活的存储、工作流程、团队成员访问和众多邀请联系人。
注册，在线制作可填写的 PDF，将 PDF 转换为在线表单，并在线完成您的业务 PDF 表单，以实现您的无纸化政策！
