感谢科技的进步，我们现在可以不受时间和地点的限制进行协作。由于电力、互联网和合适的协作工具——团队协作现在触手可及。
虽然团队协作不是一蹴而就的，但一个成功的团队需要具备许多素质和因素。最大化团队生产力的常见策略之一是使用数字协作工具，这些工具对头脑风暴、数据存储和文件管理非常有用——包括工作流程表单和在线审批表单。
在本文中，我们将告诉你为什么使用 PDF 表单工作流程对我们团队的成功协作有很大贡献——以及它如何为你的团队带来奇迹。
目录：
相关： 利用这些强大的工具最大化团队协作
没有工作流程的组织的弊端
晚上 9 点，你突然接到老板的电话，要求提供今天客户填写的所有表单。你匆忙回到办公室，把所有表单放在一个文件夹里（你以为是这样），然后立即去交给老板。以为你完成了紧急任务，结果突然收到他的短信说文件夹里少了一张表单。就。少。一。张。
如果你的公司使用一个平台，将 PDF 表单转换为可填写的网页和工作流程表单——就可以轻松地将所有文件存储到基于网络的服务器上。由于所有团队成员都可以轻松访问文件，你就不会为了获取一张表单而来回奔波。
当企业依赖传统的文件存档时，不可控的情况会发生——导致不准确。由于 COVID-19 大流行，大多数企业从传统的内部文件存档转向基于网络的文档管理系统，以便高效地存储和跟踪电子表单。此外，从办公室环境到远程工作场所的转变极大地强调了在线团队协作的重要性——这是企业成功的关键之一。
为什么工作流程是答案
当你需要填写文档时，在线 PDF 表单创建器是创建可填写 PDF 的推荐工具。无论你是被要求在业务交易中收集同事或客户的信息，最快的方法就是发送给他们一个现成的 PDF 表单文件，他们只需填写即可。
虽然 PDF 被设置为可填写文档，但不建议直接发送给客户或同事。虽然 Adobe Acrobat 常被使用，但并不是每个人都能真正理解如何正确填写和保存文档。通过强大的工作流程，你的团队可以轻松地将业务 PDF 转换为在线表单并与所有人分享。
你的团队需要 PDF 可填写表单和工作流程的 5 个理由
易于构建
复杂的工具只会导致时间和业务成本的浪费，而不是低效。使用合适的软件创建在线 PDF 表单和构建工作流程不需要长时间的培训。此外，为团队创建工作流程可以指定特定用户的特定任务。
收集准确的信息
没有适当的工作流程，团队很难跟踪文件。例如，我们的工作流程功能允许团队填写单个表单，而无需重新打印或重新发送。工作流程生成一个在线表单——同一个表单可以传递给团队中的每个成员。这样，所有成员都会收到通知，谁已经完成，谁将是下一个——保持每个人的流程顺畅。通过简化的工作流程，团队可以监控错误并迅速纠正——收集准确的数据。
更便宜
让你的团队在线完成 PDF 表单不仅可以节省时间——还可以节省运费和物流服务的成本。打印纸质表单也很昂贵——幸运的是，这在在线交易中不会发生！
井然有序
单个工作流程即时提供信息，让你可以轻松跟进某个成员是否尚未填写表单。更重要的是，有序的工作流程提供了流程中的定期见解，使一切井然有序。
更多的响应率
在线完成 PDF 表单并使用适当的工作流程可以提高表单完成率。团队成员不必使用专业工具来完成任务，更不用说接受培训来提交表单——一切都顺利完成。
使用 PlatoForms 完成在线 PDF 表单和工作流程
PlatoForms 是一个在线 PDF 表单构建器，没有复杂性。你所要做的就是上传你的 PDF，并在保留文档原始设计的同时，使用我们简单的拖放工具创建一个在线 PDF 表单。然后，你可以将在线 PDF 表单的链接提交给你的客户、客户或同事，他们可以轻松高效地填写。你的客户可以无忧无虑地完成这一过程，不需要做任何其他需要更多时间和精力的事情，除了填写和保存。之后，你将收到他们填写的表单以及他们输入的详细信息和信息作为 PDF。
当我们创建 PlatoForms 时，我们的目标是通过在线表单增强每个业务流程。作为一个在线可填写 PDF 填充工具，我们的功能旨在消除老式的无序文件存档方式：最大化团队的准确性和生产力。
除了让你在线创建和完成 PDF 表单之外，你还可以为你的团队创建工作流程。工作流程是一项功能，允许你创建一个有序的单一表单，团队中的不同人可以填写。
免费资源： 在这里了解更多关于工作流程的信息
PlatoForms 功能
- 将 PDF 转换为网页表单
- 制作在线 PDF 表单
- 为多个 PDF 创建主表单
- 为你的 PDF 使用工作流程表单
通过这些功能，你现在可以将表单发送给同事，让他们高效填写。一旦收到填写好的表单，你将能够通过 PlatoForms 的在线系统搜索和排序数据来管理所有 PDF 和表单。
没有合适的工具，与成员联系可能会很困难。因此，PlatoForms 的“团队”页面允许你的企业为成功的远程协作设置团队成员。为了让团队随时随地快速访问信息，这里有一个快速指南，教你如何利用此功能：
通过这些功能，你现在可以将表单发送给同事，让他们高效填写。一旦收到填写好的表单，你将能够通过 PlatoForms 的在线系统搜索和排序数据来管理所有 PDF 和表单。
没有合适的工具，与成员联系可能会很困难。因此，PlatoForms 的“团队”页面允许你的企业为成功的远程协作设置团队成员。
为了让团队随时随地快速访问信息，这里有一个快速指南，教你如何利用此功能：
邀请团队成员
点击右上角的邀请团队成员。这将提示你输入团队成员的电子邮件地址。
在团队之间切换
点击主菜单中的你的名字，然后从弹出菜单中选择团队。
设置权限
PlatoForms 允许你签署 PDF 表单、共享 PDF，并管理团队成员对每个 PDF 的权限。你将有选项选择谁将是表单编辑者、表单提交者或表单提交查看者。
按照以下步骤设置权限：
- 步骤 1：将鼠标悬停在你想编辑的 PDF 上
- 步骤 2：点击右上角的齿轮图标
- 步骤 3：从下拉菜单中选择权限
PDF 文档通常比在线表单设计更复杂。使用 PlatoForms，你可以两全其美，因为你的客户和同事可以填写一个易于填写的在线表单，一旦完成，PlatoForms 将使用你的原始布局生成一个 PDF 文档，并直接发送到你的收件箱。现在，收集信息比以前更容易（即使对我这样不太懂技术的人来说也是如此！）。
关键要点
通过使用工作流程和在线 PDF 表单，你的团队可以：
- 在几分钟内完成表单
- 跟踪更改
- 监控表单状态
- 收集准确的信息
- 节省时间和金钱
- 组织工作流程
- 使一切井然有序
- 通过电子邮件轻松分享在线 PDF 表单
团队协作可以说是新常态下商业中最重要的方面之一。自 2021 年 COVID-19 大流行以来，企业被迫呆在家里，最大限度地利用互联网进行远程团队协作。使用 PlatoForms，无论你身在何处——团队协作不再局限于同一个房间。
在这个互联网的黄金时代，你不必手动从一个文档复制粘贴信息到另一个文档。通过像 PlatoForms 这样的 PDF 表单创建器，你的客户和同事可以直接、方便、无忧地填写你准备的 PDF 表单。
除了工作流程表单，我们还提供了你团队可以使用的其他出色功能，包括主表单、网页表单等。要探索这些不同的功能，请在这里免费注册以开始使用。
